關(guān)于牧場(chǎng)社保局檔案管理的探討

于守海

社保局檔案管理工作主要是參保、待遇審核、基金財(cái)務(wù)等很多分門別類的檔案管理。其中居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)而重要的工作，是參保人員依法享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的原始依據(jù)。而牧場(chǎng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理與其他檔案管理有一定的共性，也具有其自身特點(diǎn)，這就要結(jié)合牧場(chǎng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的具體情況，根據(jù)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員檔案管理的規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)分析，并采用科學(xué)的管理方法，有效的措施，不斷完善發(fā)展。

1、牧場(chǎng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)分析

（1）隨著我國養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，牧場(chǎng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)已經(jīng)普及，涵蓋范圍越來越廣。牧場(chǎng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)具體有個(gè)體員工、牧場(chǎng)企業(yè)事業(yè)單位、其他行業(yè)個(gè)體工商戶、在本地自謀職業(yè)以及外出臨時(shí)就業(yè)等人群。牧場(chǎng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)已經(jīng)變?yōu)榱四翀?chǎng)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作是養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要工作之一，具有服務(wù)大眾，滿足民生的作用，那么檔案管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象是具有社會(huì)性的。牧場(chǎng)中管理地域遼闊，人員相對(duì)分散，對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)來說增加了一定的難度，另外這里的人們勞動(dòng)和生產(chǎn)也有一定的季節(jié)性。所以檔案的管理工作要結(jié)合這個(gè)特點(diǎn)，既要有集中管理，也要根據(jù)情況適當(dāng)?shù)姆稚⒐芾恚呦嘟Y(jié)合，特定社會(huì)人群就要根據(jù)他們的勞動(dòng)和生產(chǎn)時(shí)間來管理完善。

（2）社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案來源廣泛，內(nèi)容具有復(fù)雜性。這些決定了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案來源廣泛，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容的復(fù)雜?，F(xiàn)在的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案不但有企業(yè)事業(yè)的退休人員，還有沒退休的個(gè)體人員、牧場(chǎng)企業(yè)事業(yè)單位職工、其他行業(yè)個(gè)體工商戶、在本地自謀職業(yè)以及外出臨時(shí)就業(yè)等人群，只要在本地參保的人員就需要建立檔案，不同以往的情況是目前檔案管理流程非常的單一。檔案的來源多了，方式方法，政策法規(guī)，管理?xiàng)l件和要求就復(fù)雜多了，另外牧場(chǎng)人員原來多以集體或國營牧場(chǎng)職工為主，管理上不論方法流程和時(shí)間都比較簡(jiǎn)單和集中，隨著社會(huì)保險(xiǎn)的發(fā)展，現(xiàn)在參保人員包括各類就業(yè)和非就業(yè)人員，就不能照搬以往管理流程，要求管理上應(yīng)該更加規(guī)范，應(yīng)采用適合牧場(chǎng)的相對(duì)統(tǒng)一的格式，這樣更加清晰規(guī)范。

（3）牧場(chǎng)的檔案較其他行業(yè)或地區(qū)流動(dòng)性更大?，F(xiàn)在，由于參保人員的普及，加上就業(yè)機(jī)會(huì)多樣化，牧場(chǎng)參加社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人員的流動(dòng)就更加頻繁了，離職、調(diào)動(dòng)、退休的人員眾多，尤其是靈活就業(yè)人員大大增多。因?yàn)槎鄶?shù)沒有一個(gè)固定的單位，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)人員自已辦理相關(guān)事項(xiàng)的人群逐漸增多，這樣導(dǎo)致了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的流動(dòng)性非常大。這就需要我們對(duì)檔案管理更加重視，否則養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作就一團(tuán)糟。加強(qiáng)管理，統(tǒng)一流程，達(dá)到一個(gè)良性發(fā)展的目標(biāo)。

2、牧場(chǎng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問題

（1）近年來由于參加社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的人員越來越多，加上靈活就業(yè)人數(shù)比例不斷增加，尤其該地區(qū)特有的就業(yè)環(huán)境，企業(yè)事業(yè)單位就業(yè)人員相對(duì)少，形成就業(yè)人員流動(dòng)性大，還有一些參加保險(xiǎn)人員自身原因，不按要求或不能及時(shí)參加保險(xiǎn)，有的不按要求進(jìn)行保險(xiǎn)變更等手續(xù)，這些因素易使檔案丟失、受損，辦理不及時(shí)，這樣造成有的時(shí)候管理工作過分集中，工作壓力增加。這就需要檔案管理工作主動(dòng)、全面，避免積壓。

（2）牧場(chǎng)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)部門的辦公設(shè)施及地點(diǎn)相對(duì)城市比較落后，其辦公條件相對(duì)較差，專門的管理人員少，技術(shù)水平有待提高。

我國養(yǎng)老保險(xiǎn)改革比較晚，近些年才逐漸推開，這樣的話對(duì)于現(xiàn)有的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，需要不斷完善和調(diào)整，需要根據(jù)不同地區(qū)情況采用不同的管理方法，從而有利于養(yǎng)老保險(xiǎn)的工作。目前，個(gè)別地區(qū)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理制度和流程存在著很多問題，關(guān)鍵問題就是沒有一個(gè)健全的法律依據(jù)。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作上，有此地區(qū)還沒有認(rèn)真地對(duì)待，認(rèn)為只要把養(yǎng)老保險(xiǎn)交上就可以了，有時(shí)導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理相當(dāng)薄弱，有時(shí)甚至需要參保人員的基本信息時(shí)都查不到或有錯(cuò)誤，最終導(dǎo)致了一部分人的參保工作無法進(jìn)行，有的需做重復(fù)工作，推來推去，造成廣大參保人員不滿。會(huì)影響參保工作，影響社保管理單位的信譽(yù)。

3、做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的措施

（1）進(jìn)行檔案管理的規(guī)范化，健全社保局檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案包含了參保人員的基本資料，以及辦理其相關(guān)業(yè)務(wù)的原始基礎(chǔ)資料。相關(guān)的管理部門對(duì)參保人員的基本資料進(jìn)行管理的過程中應(yīng)該進(jìn)行分類管理，要嚴(yán)要求、高指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的科學(xué)規(guī)范管理，建立一個(gè)健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，是檔案管理過程中需嚴(yán)格遵守的工作基礎(chǔ)。

（2）采用信息化檔案管理，不斷提高質(zhì)量。采用以前人工的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足目前社保檔案管理的發(fā)展，要大力采用信息技術(shù)。這樣比原有人工工作方法減少管理成本，工作效率和工作質(zhì)量也會(huì)有很大的提高。如傳統(tǒng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理往往采用紙質(zhì)版記錄，進(jìn)行統(tǒng)一存放保管，在使用查詢時(shí)，要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，參保人員也非常不方便，同時(shí)還要占據(jù)大量的存放空間。故應(yīng)該采用信息化檔案管理適應(yīng)當(dāng)前檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。

（3）檔案管理不但要規(guī)范化也要實(shí)用化，要不斷提升管理人員素質(zhì)，滿足廣大人民群眾的需求，真正為社會(huì)服務(wù)。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度不斷完善和發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的關(guān)注度已經(jīng)有很大提高，做好檔案管理工作也是提高廣大群眾對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)重要性認(rèn)識(shí)的途徑之一。做好養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案儲(chǔ)存，保證參保人員及時(shí)有效地查找信息、保證相關(guān)部門進(jìn)行查詢、審核、完善。

綜上所述，制定科學(xué)的管理方法是檔案管理部門重要工作內(nèi)容之一，具體如多給參保人員提供社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)查詢與檢索渠道，科學(xué)安排工作流程，不斷創(chuàng)新，加大宣傳，加強(qiáng)普及，這樣才能提高工作效率，方便群眾。加強(qiáng)檔案管理工作人員自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，讓相關(guān)人員積極地適應(yīng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，熟悉相關(guān)新流程和先進(jìn)方法，使牧場(chǎng)社保局檔案管理人員認(rèn)識(shí)到位，最終讓檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化、實(shí)用化。

（作者單位：163851黑龍江省和平牧場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局）