創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化

吳萌瓊

摘 要：創(chuàng)新檔案管理理念，構建檔案信息化管理系統(tǒng)是檔案管理未來發(fā)展的主要方向。本文首先對檔案管理信息化作出簡要闡述，然后結合實際情況，提出幾點創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化的主要措施，希望可以對業(yè)內起到一定參考作用。

關鍵詞：創(chuàng)新理念;檔案管理;信息化

隨著互聯網技術、信息技術的快速發(fā)展，我國各個行業(yè)信息化建設水平均得到有效提升。在現代化發(fā)展中，信息技術的應用已經成為各個行業(yè)發(fā)展的主流趨勢，檔案作為值得保存的歷史文件，作為信息的重要載體，檔案管理工作水平對于檔案利用具有重要影響，而檔案管理信息化建設是提升檔案管理工作水平的主要途徑。

1 檔案管理信息化相關概述

檔案管理信息化主要指的是使用電子手段轉化檔案為數字信息檔案，并利用計算機技術、網絡技術對其進行有效管理、利用的過程。檔案管理信息化可以讓檔案管理效率得到有效提升，在檔案管理信息化中，其主要內容為：1）環(huán)境構建。需要保證信息化管理政策法規(guī)以及機制體制健全，同時應對信息化檔案管理人才予以培養(yǎng)。2）資源建設。需要依照現有紙質檔案對其進行信息轉化，同時，需要做好系統(tǒng)設計工作、系統(tǒng)管理工作[1]。

2 創(chuàng)新檔案管理理念實現檔案管理信息化主要措施

2.1 檔案收集整理信息化

檔案收集整理在檔案工作中占有基礎性地位，在傳統(tǒng)檔案工作中，收集整理工作具有復雜性、枯燥性特點，利用信息化技術，可以讓檔案收集整理工作得以改善。

1）“雙軌制”歸檔。以紙張形式、磁盤形式針對檔案資料制作雙重備份，可以讓歸檔管理工作全面性得到保證?！半p軌制”歸檔工作的有效開展可以讓同一套內容具有兩種不同介質，利用紙質文件可以固定電子文件內容，避免其出現隨意修改現象，并讓檔案法律效力以及憑證作用得以充分發(fā)揮，而電子文件可以讓檔案檢索、存儲以及傳輸效率得到保障。2）網上立卷歸檔。網上立卷歸檔主要指的是以文件處理部門作為主體，在對文件進行有效處理后，可以完成收集工作、整理工作以及立卷工作，并將其移交至檔案部門。在信息化技術支持下，檔案部門可以依照自身職能要求收集檔案，并進行簡單立卷，之后逐條錄入立卷檔案，對電子版文件予以上傳，在檔案工作人員對其進行檢查后，可以將電子版檔案與紙質文件進行一并移交，在此過程中，所需注意事項為：（1）需要依照部門歸檔范圍，保證歸檔資料具有高度完整性;（2）需要依照文件具體內容完成合并、立卷工作，一般情況下，一卷頁數小于100;（3）需要保證錄入數據信息具有準確性、完整性，和電子文件上傳內容高度對應。3）整理自動化。裝訂整理工作的開展對于檔案管理工作、保護工作具有重要意義。在信息化技術支持下，電子文件信息檢索與傳輸工作具有重要優(yōu)勢，在傳統(tǒng)檔案裝訂整理中，編目工作以及案卷標題擬寫工作較為復雜，檔案員字跡要求相對較高，而網絡檔案軟件可以及時構建、調整、設計檔案類目以及具體條目內容，可以讓電子文件兼容格式以及形式得到靈活處理，可以為裝訂整理工作的有效進行奠定基礎[2]。

2.2 檔案有效利用信息化

1）利用方式。檔案信息資源開發(fā)工作可以讓檔案價值得以實現，可以讓檔案作用得以充分發(fā)揮，進而為實踐活動提供服務。數字檔案形式包含圖形文件、文本文件、聲音文件以及影像文件等，在部門立卷歸檔中，可以讓電子文件得以歸檔。為保證電子檔案信息安全性，可以采用不同途徑進行檔案傳輸，如磁盤、光盤移交，或是網絡在線移交等，檔案管理部門可以對其進行備份處理，一套備份留存于聲像柜，還有一套備份可以進行隨時使用。除此之外，檔案檢索工作可以讓檔案信息得到科學查找，可以讓檔案使用更為方便。利用計算機技術、網絡技術，使用機讀目錄以及數據庫檢索模塊，可以讓檢索工作高效完成[3]。2）利用渠道。檔案信息數量具有豐富性、內容具有多樣性，檔案信息利用渠道主要為：（1）使用檔案向外界提供參考;（2）將檔案資源提供給特定需求使用者，滿足使用者查閱要求。在信息技術支持下，檔案利用渠道具有信息化特點，可以讓檔案工作效率得以提升，如在檔案工作者的編研工作中，計算機網絡就可以傳輸編研成果至系統(tǒng)終端，讓檔案工作宣傳力度得以提升。與此同時，在檔案被動利用中，取得一定權限的用戶可以在權限范圍內利用互聯網對檔案予以快速瀏覽，其他用戶也可以利用網絡交流、電話溝通等方法積極和檔案部門取得聯系，在查閱申請通過后利用網絡接收檔案，信息技術可以讓檔案被動利用更為便捷。

2.3 檔案高效鑒定信息化

利用信息技術構建檔案登記數據庫，可以高效完成檔案鑒定工作。如在我國長春市檔案館中，就使用了信息化技術，應用Excel軟件排序功能，可以依照檔案使用頻率、使用目的、使用年代、基數大小以及所占比重進行排隊處理，在完成目錄數據庫建設的同時，在網上開放了鑒定審查工作。在檔案價值鑒定工作中，需要依照新的保管期限表，對鑒定后檔案保管期進行劃分，劃分判定因素主要為檔案發(fā)揮效用、檔案憑證作用、檔案反映職能活動以及檔案是否為特殊時期、檔案完整程度等。在檔案開放鑒定工作中，主要為檔案目錄開放和檔案全文公布兩種主要形式，在目錄開放中，需要提前開放民生相關政策檔案，在全文開放中，主要是政府部門當前文件公開內容[4]。

2.4 區(qū)塊鏈+檔案管理

在區(qū)塊鏈基礎上的檔案管理系統(tǒng)是信息化技術在檔案管理工作中應用的重要表現，其具有一定創(chuàng)新意義，代表了我國檔案管理工作發(fā)展的先進水平。區(qū)塊鏈主要指的是一種分布共享數據庫技術，在分布網絡中，各個節(jié)點利用去中心化的方法，可以對公共記賬本予以共同維護。各個節(jié)點需要對共識機制予以遵循，在一定時間間隔上，會有新區(qū)塊不斷出現，各個區(qū)塊交易記錄都可以得到有效存儲。以某大型企業(yè)利用RESTful架構模式構建的區(qū)塊鏈+檔案管理系統(tǒng)為例，其系統(tǒng)架構如圖1所示。

結合圖1，在區(qū)塊鏈檔案管理系統(tǒng)中，主要組成部分為檔案管理系統(tǒng)、系統(tǒng)監(jiān)控平臺以及區(qū)塊鏈保護系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)中，主要可以分為三個主要層次：1）界面層、主要為業(yè)務操作界面以及管理界面。2）邏輯層。主要為檔案新增更新、檔案查詢節(jié)約、檔案實證保護、角色管理、用戶管理、權限控制以及系統(tǒng)設置。3）訪問層。主要為數據庫調用以及RESTful接口調用。此種系統(tǒng)的應用可以讓檔案新增和更新、檔案查詢和驗證等工作更為方便，以檔案新增和更新為例，其主要流程為：判斷檔案是否添加→展示檔案當前信息→更新檔案屬性→更新檔案附件→調用更新接口、數據庫存儲、檔案更新。

3 結束語

綜上所述，在檔案管理工作中，通過科學應用信息技術，可以讓檔案收集整理信息化、檔案有效利用信息化、檔案高效鑒定信息化以及文書檔案處理數字化得以實現，進而讓檔案管理工作水平得到有效提升，為檔案的高質量利用奠定基礎[5]。

參考文獻

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[2]周本仙.人事檔案管理的網絡信息化建設初探[J].科技創(chuàng)新與應用，2019（30）：193-194.

[3]陳奕.人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（20）：177-178.

[4]王曉杰.淺談文書檔案鑒定與整理[J].蘭臺內外，2016（06）：37.

[5]王輝，胡玉玲.文書檔案管理鑒定整理工作方法實踐[J].辦公室業(yè)務，2016（15）：92.