基層事業(yè)單位電子檔案管理的典型做法研究

師玉英

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展為基層事業(yè)單位電子檔案管理工作指明了發(fā)展方向，應(yīng)當(dāng)基于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、智能化檔案管理的理念，不斷豐富事業(yè)單位檔案管理的模式，進(jìn)一步落實(shí)電子檔案管理工作的要求。當(dāng)前有些事業(yè)單位沒能從根本上重視檔案管理工作，不能發(fā)揮電子檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，還要建立綜合性的電子檔案管理工作機(jī)制，提高電子檔案管理的科學(xué)性和有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案;管理辦法

只有深入的分析事業(yè)單位電子檔案管理工作的問題，圍繞著事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)明確檔案管理工作的思路，才能構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理工作體系，豐富檔案管理方法，達(dá)到全面提高檔案管理有效性的目標(biāo)。具體應(yīng)當(dāng)建立綜合性的檔案管理機(jī)制，切實(shí)解決好檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題。

1 事業(yè)單位檔案管理的主要問題

1）檔案管理制度不夠完善?，F(xiàn)有的檔案管理工作制度不完善，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式不利于達(dá)到綜合性和高效率的檔案管理工作目標(biāo)。有些事業(yè)單位不能根據(jù)信息化的技術(shù)背景修訂檔案管理工作制度與實(shí)踐方法，現(xiàn)有的檔案管理方式過于傳統(tǒng)，操作方法失當(dāng)，影響了檔案管理的效率，提高了檔案管理的成本。部分事業(yè)單位開展檔案管理時(shí)不具有成本意識(shí)與精細(xì)化理念，不能創(chuàng)新檔案管理工作的思維，常常以紙質(zhì)檔案管理的方法開展信息化檔案管理，因此導(dǎo)致檔案管理工作效率變慢的問題。當(dāng)前事業(yè)單位還未能有效的建立下游單位的信息傳遞機(jī)制，因此影響檔案管理工作的效率。

2）管理人員專業(yè)素質(zhì)待提升。目前基層事業(yè)單位普遍的缺少一支懂得豐富信息技術(shù)知識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，現(xiàn)有的檔案管理團(tuán)隊(duì)信息技術(shù)操作能力不足，掌握的檔案管理創(chuàng)新思維不夠，有限的人員編制難以應(yīng)付日漸復(fù)雜的檔案管理工作需要。首先，事業(yè)單位不注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)化提升，沒能給予檔案管理人員以更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。雖然事業(yè)單位檔案管理人員了解信息化檔案管理理念，但是并未能在信息化檔案管理中進(jìn)行實(shí)踐，因此影響檔案管理工作的水平，不利于達(dá)到提高檔案管理效率的目標(biāo)。其次，還有的事業(yè)單位未能配置專兼職的檔案管理人員，檔案管理工作被當(dāng)作臨時(shí)性的工作，基層沒能成立專門的檔案管理部門，檔案管理部門或者下設(shè)在基層事業(yè)單位的某個(gè)科室，這在很大程度上影響檔案管理工作的效率。第三，由于缺乏綜合性的檔案管理工作體系，因此影響檔案管理工作的效率，不利于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、全面化與系統(tǒng)化的檔案管理目標(biāo)。

3）電子檔案管理程度較低。信息技術(shù)的快速普及對(duì)事業(yè)單位工作造成了一定的影響。但是電子檔案技術(shù)的普及程度相對(duì)滯后。首先，基層事業(yè)單位不注重大力引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理，現(xiàn)有的電子信息技術(shù)設(shè)備的老化程度大，設(shè)備水平不符合新時(shí)代檔案管理工作的需要，傳統(tǒng)的技術(shù)設(shè)備難以達(dá)到高速進(jìn)行檔案管理的目標(biāo)。其次，許多的事業(yè)單位一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理工作的整體質(zhì)量不足，檔案管理工作的隨意性較大，檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量相對(duì)粗糙，不少檔案管理人員未能按照專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行操作。第三，當(dāng)前電子檔案管理工作的成本高，檔案管理方法難以適應(yīng)時(shí)代的需要，有限的技術(shù)手段不足以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的電子化，檔案信息的共享效率較低，沒能基于用戶的個(gè)性化檔案使用需要實(shí)現(xiàn)信息的有效供給，因此影響檔案管理工作的效率。

2 事業(yè)單位電子檔案管理優(yōu)化對(duì)策

1）提高電子檔案管理水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)清晰的認(rèn)識(shí)到電子檔案是檔案事業(yè)的未來發(fā)展趨勢(shì)，基于大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)的現(xiàn)實(shí)情況不斷推動(dòng)檔案管理工作的深化改革。首先，應(yīng)當(dāng)加大電子檔案管理工作設(shè)施設(shè)備的升級(jí)工作，全面調(diào)研檔案管理工作的現(xiàn)狀，了解國家、省市對(duì)檔案管理工作提出的新要求和政策。根據(jù)行業(yè)檔案管理的前沿趨勢(shì)，著力配置信息技術(shù)設(shè)備。其次，形成電子檔案管理應(yīng)用的有效工作機(jī)制，加大電子檔案的宣傳力度，促進(jìn)基層事業(yè)單位普遍的全員重視開展電子檔案管理工作，在全面樹立服務(wù)理念下更好的發(fā)揮電子檔案的價(jià)值，從而滿足新時(shí)期電子檔案的使用需要。第三，事業(yè)單位還要加大電子檔案管理專業(yè)資金的配置水平，積極的爭取財(cái)政資金的支持，根據(jù)新時(shí)期電子檔案管理工作的需要進(jìn)行設(shè)備優(yōu)化配置，保持檔案管理設(shè)備的持續(xù)更新性。第四，優(yōu)化電子檔案管理工作的模式，逐步的提高檔案的質(zhì)量，能夠運(yùn)用精細(xì)化的理念開展電子檔案管理工作，進(jìn)一步推動(dòng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理工作方向快速的轉(zhuǎn)化。第五，在上級(jí)政府部門的主持下開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，基于優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各類檔案的專業(yè)化管理，進(jìn)一步提高檔案的信息化運(yùn)轉(zhuǎn)水平，滿足檔案的使用傳遞需要。

2）提升檔案管理人員素質(zhì)。事業(yè)單位電子檔案管理的信息化建設(shè)要求提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，要求依靠具有信息技術(shù)智能的專業(yè)檔案管理人員做好信息化環(huán)境下的檔案收集、檢驗(yàn)、存儲(chǔ)與共享使用等具體工作。首先，電子檔案時(shí)代要求檔案管理人員有專業(yè)的信息技術(shù)，能夠不斷創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，提高檔案管理工作的效率，更好的運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行高效的檔案制作，加大數(shù)據(jù)信息的收集力度。其次，強(qiáng)化檔案管理人員的信息意識(shí)，不斷提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，要求檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理操作方法。做到安排專職人員繼續(xù)深入的學(xué)習(xí)電子檔案管理工作方式。促進(jìn)有信息技術(shù)背景的人員學(xué)習(xí)和普及新型的電子檔案管理工作技術(shù)。第三，組建專業(yè)的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確電子檔案管理工作的職責(zé)，注重對(duì)信息技術(shù)人才進(jìn)行高度的整合，尤其注重事業(yè)單位檔案管理人員與檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)建設(shè)企業(yè)技術(shù)人員的相互配合，形成專業(yè)技術(shù)人才的上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制，補(bǔ)充事業(yè)單位檔案管理人員的不足，達(dá)到高效開展檔案管理目標(biāo)。基層事業(yè)單位更注重整合有限的培訓(xùn)資源，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)慕課的方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，注重在行業(yè)指導(dǎo)部門、專業(yè)檔案管理部門組織的培訓(xùn)中提高檔案管理人員素質(zhì)。

3）完善電子檔案管理體系。為了提高事業(yè)單位電子檔案管理工作的效率，還要優(yōu)化電子檔案管理體系，創(chuàng)新電子檔案管理工作方式，形成強(qiáng)有力的電子檔案的配合管理機(jī)制。重點(diǎn)明確事業(yè)單位各級(jí)專兼職檔案管理人員的基本任務(wù)。首先，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)基層事業(yè)單位電子檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，由主管領(lǐng)導(dǎo)明確各部門的責(zé)任分工，定期過問事業(yè)單位電子檔案管理工作進(jìn)展情況與存在的問題。其次，形成明確的責(zé)任分工機(jī)制，在具體責(zé)任分工的基礎(chǔ)上形成強(qiáng)有力的電子檔案管理的考核體系，基于科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)考核各部門在電子檔案管理中履職情況。第三，能夠加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理工作情況的梳理分析，基于大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)的管理模式分析事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題，基于現(xiàn)實(shí)電子檔案管理工作的需要不斷優(yōu)化工作流程。只有形成綜合的電子檔案管理工作體系才能推動(dòng)電子檔案管理工作的順利有效實(shí)施?；鶎邮聵I(yè)單位為了提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，采用專兼職檔案管理整合的機(jī)制，明確各部門檔案管理的基礎(chǔ)責(zé)任，設(shè)置部門檔案兼職管理員，形成定期報(bào)送檔案制度，在層層負(fù)責(zé)的機(jī)制下實(shí)現(xiàn)檔案的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。電子檔案管理還建立了限時(shí)辦結(jié)制度，要求檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行上報(bào)。

3 結(jié)論

基層事業(yè)單位做好電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)化的檔案管理工作體系，基于電子信息技術(shù)革新優(yōu)化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，找準(zhǔn)基層事業(yè)單位檔案管理改革的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，豐富電子檔案管理方式，加大新型技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)力度，裝配更先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，形成明確的電子檔案管理責(zé)任分工，依靠專業(yè)的信息技術(shù)人員和專業(yè)電子檔案管理團(tuán)隊(duì)高效全面進(jìn)行電子檔案管理。

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