規(guī)范和加強事業(yè)單位財務(wù)專項資金的檔案管理

劉媛媛

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位財務(wù)部門在專項資金管理層面上經(jīng)常忽視的一個環(huán)節(jié)。現(xiàn)代社會仍然有許多事業(yè)單位在該部門的人員匹配和技術(shù)手段更新上不夠合理、先進，產(chǎn)生一些會對公眾利益造成危害的專項資金使用方面的問題。文章開頭首先剖析了檔案管理在現(xiàn)今環(huán)境下的某些弊端，緊接著給出了相應(yīng)的解決措施，并附上了幾點個人建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;專項資金;檔案管理

經(jīng)濟社會發(fā)展使得事業(yè)單位在為公眾服務(wù)中會產(chǎn)生更多的資金支出，并且能夠從政府得到更多的專項撥款資金。但對于一部分事業(yè)單位來說，管理機制陳舊、與時代脫節(jié)、監(jiān)管機制不力甚至管理層人員自身對于專項資金的檔案管理職能不明確等現(xiàn)象，都會對專項資金的使用方式和流動去向的監(jiān)管造成一定的阻力。明確檔案管理在資金使用中的重要性，就需要事業(yè)單位財務(wù)部門在資金管理的各個環(huán)節(jié)進行反思和改進，并合理運用現(xiàn)代科技手段，提升審計與管理部門的聯(lián)動程度，提高管理人員自身的思想道德水平。

1 淺析該類型管理在實際運用中凸顯的問題

1.1 檔案管理較為落后

在一些跨國貿(mào)易企業(yè)集團或管理措施較為尖端的事業(yè)單位內(nèi)部，“互聯(lián)網(wǎng)”“計算機科學(xué)”“大數(shù)據(jù)”“云端”“AI”等智能科技與財務(wù)管理部門日常的資金流動核算和預(yù)算過程已經(jīng)有較為緊密的聯(lián)系[1]。但在我國一部分的事業(yè)單位中，對于專項資金的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)模式，甚至仍然采用人工清算、紙質(zhì)化工作。這類型的檔案管理模式不僅不利于人力資源系統(tǒng)的配置，還與綠色環(huán)保的可持續(xù)發(fā)展原則有所出入，并且在提升工作效率和完善專項資金的監(jiān)管、安全等方面也有所阻礙。

1.2 監(jiān)管制度不完善，監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)不明確

在部分事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理通常被管理層認為是“閑職”“可有可無的部門”，因此在實際管理部門的人員安排中多數(shù)為“離退”人員，其年齡普遍偏高且學(xué)習(xí)能力普遍偏低，對于外界的新興事物和信息傳導(dǎo)手段等科技的接受程度較低。

其次，在監(jiān)管方面，管理系統(tǒng)較為落后的事業(yè)單位通常配備的監(jiān)管設(shè)備也較為原始、落后，在資金的流動等方面無法及時備案并且將變動信息存入信息庫。在對專項資金的檔案管理時，由于沒有先進的科技輔助手段，往往采用人工監(jiān)管庫存的方式進行工作，這種工作產(chǎn)生大量人工工作的同時還無法保障每個項目資金核算的正確性及有效性，仍然采用人工簽字或比對數(shù)字、項目等方式，無法對居心不良的人進行有效的監(jiān)管，常常讓其鉆了制度不完善的空子，對專項資金的利用進行偏差化吞噬，對國家財產(chǎn)造成損失。

從監(jiān)管層面來說，只有一個監(jiān)管主體的現(xiàn)象較為片面化，無法根據(jù)實際情況給出更為全面的應(yīng)對措施，也無法及時向管理系統(tǒng)進行信息變動的反饋，甚至在一些事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門被侵蝕、被操縱，無法起到一個正常的資金檔案管理的監(jiān)管作用[2]。

1.3 無法充分發(fā)揮專項資金功能

在實際的專項資金使用中，因為監(jiān)管制度和信息處理制度的落后，在使用前無法對資金的來源和去向以及使用目的進行明確，造成在使用中，檔案管理人員無法判斷該項資金是否被正確使用。而一些事業(yè)單位制度的疏忽也會造成在專項資金入庫之前就被員工“人情化”調(diào)動，并且采用“打白條”的方式進行資金調(diào)動[3]。這種類似的細節(jié)和小動作會造成每一筆專項資金的流動信息無法歸置入庫，無法在后臺系統(tǒng)中流下痕跡，會很大程度的造成“挪用專項資金私用”“專項資金用錯方向”等事故的出現(xiàn)，而在事故發(fā)生后，由于制度的不完善，檔案管理人員無法追責(zé)到人頭，無法落實資金到崗位，產(chǎn)生賬目出現(xiàn)錯誤，并且在專項資金的使用上無法有效提升其服務(wù)公眾的功能，無法最大化發(fā)揮其功能和達到收益目標(biāo)。

2 應(yīng)對措施和個人建議

2.1 提高信息管理技術(shù)與檔案管理聯(lián)動程度

新興科技與事業(yè)單位內(nèi)部的資金管理系統(tǒng)相互結(jié)合和共同發(fā)展是未來經(jīng)濟社會的必然趨勢。引入新型的管理系統(tǒng)，對每個檔案管理人員進行人臉識別錄入和實際背景記錄，以及明確其在日常工作中對于每一筆資金的調(diào)入和使用以及存入的過程都是十分有利的。在人才的選拔和培養(yǎng)上，事業(yè)單位人力管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況進行管理人員的指向性選拔，選擇學(xué)歷高、技術(shù)性強、學(xué)習(xí)能力強的中青年職員，加強其在檔案管理上的安全意識，對其進行完善的檔案管理入職培訓(xùn)，并且鼓勵其將自身在管理方面的新思考、創(chuàng)新方式和技術(shù)操作等技能主動傳授給在職老員工，實行整個管理系統(tǒng)內(nèi)部“新帶老”的和諧學(xué)習(xí)氛圍，為企業(yè)內(nèi)部文化加深凝聚力的同時還提升了老員工主動學(xué)習(xí)的積極性和創(chuàng)造能力。

在實際管理系統(tǒng)的操作中，管理人員應(yīng)當(dāng)尤其注意保障系統(tǒng)的安全，并且要有“備份”和“防范”意識，在結(jié)合科技手段提高工作效率的同時也要有紙質(zhì)賬本的記錄習(xí)慣，防止意外事故發(fā)生時“死無對證”。管理層面應(yīng)當(dāng)提升對保障檔案安全的信息化系統(tǒng)的成本投入，為其日常養(yǎng)護、維修、更新?lián)Q代和知識技術(shù)人員培養(yǎng)等方面投入更多的資金進行科技管理能力的提升，增強各個事業(yè)單位在信息交互和信息即時反饋以及信息透明化和信息機密化管理的水平，要求其能夠在主動對信息進行保存和安全鎖定的同時也要增強檔案隨時被抽取使用的靈活性。

2.2 完善監(jiān)管機制

在對監(jiān)管人員的培養(yǎng)上，管理層應(yīng)當(dāng)借助新型科技手段對其進行實名制管理，并且對于員工日常工作的偏好和行為進行數(shù)據(jù)化分析并備份留存。完善整個監(jiān)管系統(tǒng)每一個環(huán)節(jié)的制度，并且明確檔案管理人員在工作時的職能，確保落實到崗，在調(diào)取每個資金檔案時能夠追查到具體的管理員工信息。

監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用“互聯(lián)網(wǎng)”“數(shù)據(jù)模型”等方式有效觀察專項資金的變動情況，通過其全天候的監(jiān)測數(shù)據(jù)進行信息的及時傳導(dǎo)和回饋分析，對專項資金的信息動態(tài)掌握必須落實到每一個檔案管理人員的崗位職能準(zhǔn)則中。加強檔案管理人員在資金審核和使用過程中的參與程度，確保其了解自身是為何種流程和目標(biāo)所工作，加強交叉崗位學(xué)習(xí)，加強管理人員和審計部門的溝通交流，使兩者在專項資金的合力監(jiān)管程度上有效提升深度、高度、準(zhǔn)確度[4]。

2.3 明確服務(wù)功能及管理職責(zé)

事業(yè)單位應(yīng)該減少監(jiān)管人員的“外化”，將其權(quán)力下放，并且派遣其進行資金流動、生產(chǎn)一線的實踐考察，讓專項資金正確使用的重要性在其腦海有所印象，提升其思想水平的同時培養(yǎng)其主動加強檔案管理的安全性、管理方式的創(chuàng)新性。管理部門則應(yīng)當(dāng)對檔案管理職員、監(jiān)管人員進行更為系統(tǒng)化的思想道德培養(yǎng)，明確向其傳達違規(guī)使用專項資金的追責(zé)條例，并將管理目標(biāo)和服務(wù)宗旨明確覆蓋整個事業(yè)單位的內(nèi)部文化中。促進管理層人員主動對專項資金的檔案管理進行流程學(xué)習(xí)，確保其在思想上的正確性，從而對制定和完善措施有所幫助，并確保措施條例的正確性和規(guī)范化。

3 結(jié)束語

完善專項資金管理制度，應(yīng)當(dāng)從管理部門領(lǐng)導(dǎo)者本身的思想水平上進行改變和端正，要求其提高對專項資金檔案管理的重視程度，并且主動積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化平臺的使用模式和合理運用科技手段加強對制度的完善。只有由上到下的思想態(tài)度被端正，檔案管理部門和審計部門的聯(lián)結(jié)和交叉學(xué)習(xí)的程度才能被提高，才能有效促使管理人員對于管理方式的主動創(chuàng)新，對于新興科技的主動學(xué)習(xí)，才能保證專項資金在社會公眾服務(wù)方面能夠得到最大化的收益。

參考文獻

[1]楊淑珠.事業(yè)單位財務(wù)檔案管理探討[J].改革與開放，2014（6）：95-96.

[2]沈超.新常態(tài)下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理思考[J].東方企業(yè)文化，2015（23）：451.

[3]朱興華.關(guān)于加強事業(yè)單位財務(wù)管理問題的探討[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（27）：298-298.

[4]楊曉旭.廣播電視行業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理存在的問題及對策研究——基于內(nèi)部審計的視角[J].現(xiàn)代視聽，2018（10）：79-81.