檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用

文/毛欣陽，天津泰達濱海清潔能源集團有限公司

檔案信息資源的開發(fā)利用是指充分發(fā)掘檔案中蘊藏的有利用價值的檔案信息資源，并及時、準確、全面、有效地為檔案利用者提供所需的檔案信息材料，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供服務。因此，做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對于推動經(jīng)濟社會科學發(fā)展具有極其重要的歷史和現(xiàn)實意義。

1 檔案信息數(shù)字化的概念與特征

1.1 概念。檔案信息數(shù)字化是隨著信息技術發(fā)展和在檔案工作的應用而出現(xiàn)的，它指的是利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質(zhì)文件、聲像資料，系統(tǒng)組成有序結構的檔案信息庫。并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設路徑是將紙質(zhì)檔案掃描并存儲于檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資料傳輸?shù)木W(wǎng)絡化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。

1.2 特征。檔案信息數(shù)字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點和優(yōu)勢。不僅節(jié)約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還大大方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息傳輸?shù)陌踩耘c可靠性。同時還能強化檔案信息的實時性與動態(tài)性，方便對信息資源的整理與加工。因而在檔案工作中越來越受到人們重視，其應用也變得更為廣泛。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

2.1 有利于檔案信息資源共享的實現(xiàn)

檔案信息呈現(xiàn)出多元化和無序化的特征，而且網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息組合和載體更具多樣化，檔案信息質(zhì)量參差不齊，呈現(xiàn)出分散及無序的狀態(tài)。這對檔案信息資源的利用帶來了較大的阻礙，因此需要通過對檔案信息資源的有效整合，從而加快推動檔案信息資源共享的實現(xiàn)。

2.2 拓展了檔案信息采集途徑

當前檔案信息化建設有效的打破了傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息資源網(wǎng)絡建設速度不斷加快，使檔案信息采集途徑得以進一步拓寬，人們獲取信息的途徑更具多樣化，而且數(shù)據(jù)庫的建立，為檔案信息共享提供了必要的基礎，有效的促進了檔案信息資源的開發(fā)利用。在這種大環(huán)境下，為了能夠增加檔案信息的存儲量，檔案信息與其他信息資源一體化的步伐也得以加快，為檔案信息資源的開發(fā)利用打下了堅實的基礎。

3 檔案信息資源開發(fā)利用的原則

3.1 優(yōu)化整合。該原則主要強調(diào)在開發(fā)檔案信息資源中，應做好整合工作，可采取開放館藏檔案的方式，若有涉密文件，可進行標注，單獨管理，防止有泄密或失密問題存在。具體整合中，可根據(jù)相關規(guī)定，對可開放利用的資源范圍劃定，確保檔案文件能夠切實對外開放。

3.2 效益原則。開發(fā)利用過程中，應注意以該準則為指導，做到圍繞社會需求出發(fā)，以低投入換取高回報，達到開發(fā)利用的目標。

3.3 安全原則。由于檔案文件本身可作為原始信息，要求在開發(fā)利用中保證其安全性。其中的安全性不僅表現(xiàn)在信息資源內(nèi)容層面，也應注意使信息資源的載體達到安全標準，避免出現(xiàn)重要信息資源泄密或失密等情況。

4 加強數(shù)字檔案信息資源整合利用的對策

4.1 更新傳統(tǒng)的檔案信息資源管理的理念

在長期的檔案管理工作中其模式存在較為老舊的現(xiàn)象，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的主流與趨勢，這要求相關部門以及工作人員在實際對檔案信息資源進行管理時必須不斷更新自身的管理觀念。部分人員不能實現(xiàn)對檔案信息資源管理工作的充分認識，甚至認為該項工作可有可無。相關檔案信息資源管理人員必須在及時改進上述態(tài)度的基礎之上合理的改革與創(chuàng)新檔案信息資源管理工作，這不僅可在一定程度上對傳統(tǒng)管理模式進行改善，同時也可促使檔案資源信息管理工作實現(xiàn)向高效管理的轉(zhuǎn)化。

在改變傳統(tǒng)檔案信息資源管理工作人員理念時必須對定期對其進行培訓與宣傳，檔案信息資源管理知識以及理念都是其主要宣傳內(nèi)容，這可以說是一種潛移默化的影響，管理人員長期處于這種環(huán)境之下其思想以及觀念會發(fā)生一定程度的轉(zhuǎn)變，這為檔案信息資源管理工作的整合打下堅實基礎。

4.2 加強基礎網(wǎng)絡設施建設

數(shù)字檔案信息資源的整合工作需要在多個部門以及工作人員的共同努力下完成，基礎設施在其中占據(jù)核心位置，同時也可以說是其基本保障。為在真正意義上促使檔案信息資源管理水平得到最大限度上的提升必須不斷的完善與優(yōu)化基礎設施建設。檔案信息資源數(shù)字化管理的水平以及效率會受到基礎設施承載能力的直接影響與作用，這可在一定程度上說明基礎設計在數(shù)字化檔案信息資源中的重要性。

在實際建設檔案信息資源管理基礎設施的過程中必須對以下條件進行滿足。首先是對網(wǎng)絡建設進行有意識的加強，檔案信息資源管理工作帶有一定的特殊性，在整合檔案信息資源的同時也要建立健全檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，注意保持這部分網(wǎng)絡的相對獨立性。其與互聯(lián)網(wǎng)之間應結合實際進行有效的區(qū)分，當前的辦公網(wǎng)絡與業(yè)務網(wǎng)絡之間必須呈現(xiàn)出一種相對獨立的狀態(tài)。為從根本上對檔案室的信息安全進行保障必須使用嚴格的安全措施開展數(shù)據(jù)交換工作。

4.3 加大對數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓力度

數(shù)字檔案建設效率與人才隊伍建設之間存在不可分割的密切聯(lián)系，因此如何建設一支高素質(zhì)的人才隊伍是現(xiàn)階段檔案信息資源整合工作面對的主要問題。在實際進行人才選拔時必須實現(xiàn)對嚴格把關這一原則的遵守，主要是對綜合型人員進行選擇，不僅是需要具備檔案管理知識，同時需要熟悉與掌握信息管理知識，這部分人員參與到檔案信息資源整合工作中對上述工作的順利開展有積極作用。從在崗人員角度來說，必須在不斷加強培訓的基礎上促使其業(yè)務能力以及職業(yè)素養(yǎng)得到本質(zhì)上的提升。

5 結語

總之，開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足社會的檔案信息需求，創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，是檔案工作的最終目的，這是檔案信息自身的特點決定的，也是經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的客觀要求。

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