政府會議紀要起草“四字訣”

周金明

（山東省濰坊市人民政府辦公室，濰坊 261000）

引 言

會議紀要作為一種反映會議基本情況和會議精神的公文，有著傳達會議議定事項和會議精神的功能。尤其是政府機關(guān)的會議紀要，更是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。要把會議紀要整理得相對得體，合乎規(guī)范，應(yīng)該把握好“實、簡、精、快”四個特點。

一、“實”

是指會議紀要的內(nèi)容要忠實于會議實際，客觀、如實地反映會議內(nèi)容，表述真實會議精神。為此，對撰寫人來說，在起草會議紀要之前，首先要吃透會議精神。通常情況下，召開一次會議，都涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準備等等。有時候這些工作負責(zé)會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與。但無論是何種情況，紀要起草人都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，特別是對會議的宗旨、目的，各項議題，要弄明白、搞清楚，做到了然于胸、心中有數(shù)，確保撰寫的會議紀要不“失真”不“跑調(diào)”。

其次，要真實記錄會議內(nèi)容。會議紀要具有較強的紀實性特點，其內(nèi)容要緊扣會議實際，不能人為地拔高、深化和填平補齊。會議記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據(jù)，因此，在起草會議紀要之前，必須做好會議記錄。要忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內(nèi)容要點、會議總結(jié)或議定的事項等等。尤其要認真領(lǐng)會并忠實記錄好主要領(lǐng)導(dǎo)的講話原意，不可隨意偏廢，更不能隨意篡改會議精神，增刪會議內(nèi)容，變動或更改與會者議定的事項，修改會議達成的共識等。

二、“簡”

會議紀要不同于會議記錄，不是會議的全文實錄。紀要紀要，就是“紀其主要”。因此，會議紀要在內(nèi)容上要簡練，要詳略得當(dāng)、重點突出。首先，要進行通篇考慮、全盤謀劃，以會議討論的議題為單位，分層次、劃項目，逐一展開，布好寫作格局。其次，圍繞各議題內(nèi)容，按照由繁到簡、由表及里的概括方法，逐步去粗取精、層層深入，實現(xiàn)會議內(nèi)容由無序變有序，由繁雜冗長變條理清晰，進而準確地體現(xiàn)會議議定的事項。最后，語句表述要簡練。如果語句含糊其辭、拖泥帶水將會產(chǎn)生歧義，勢必會影響傳達貫徹會議精神的效果。在述及會議要求的事項時，要綜合概括、去浮辭、免冗長、不矯飾，力求簡潔明了、通俗易懂，切不可你中有我，我中有你，能用一句話表明的決不用多句話來陳述。語句表述要寫得清楚明確、句穩(wěn)詞妥、通體通暢，達到直言其事、表意明確、言之有物、言必有中。

三、“精”

是指圍繞會議主旨，深入提煉會議精髓，使其提綱挈領(lǐng)、重點突出、精辟入理，準確精當(dāng)?shù)亟榻B會議成果。

會議紀要的精髓在于“要”，準確把握會議的要點是整理會議紀要的關(guān)鍵。首先，要善于發(fā)現(xiàn)要點。要掌握會議的要點，關(guān)鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點、主張和結(jié)論。如，會上凸顯的新思想、新觀點、新思路；討論爭議較大的問題；與會者就某些重要問題所達成的共識，提出的解決辦法；領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)所做的總結(jié)性發(fā)言，對會中提出問題的具體答復(fù)，等等。這些都是會議內(nèi)容的精要所在。

其次，要注意把握要點。撰寫會議紀要既不可凌駕于會議內(nèi)容之上，夸夸其談，喊口號；也不可脫離會議中心，冥思苦想，搞創(chuàng)作，要切實達到任務(wù)清楚、目標明確、責(zé)任到位。在反映會議決議的時候，要直截了當(dāng)、開門見山、直言其事，切勿含糊不清、華而不實，尤其是對會議中未達成一致的觀點或未最終形成決議的事項，切不可任意發(fā)揮、恣意想象；在明確工作目標的時候，要切合與會單位工作實際，符合事物發(fā)展客觀規(guī)律，切不可虛無縹緲、言之無物，搞“超前主義”或“慢步主義”；在明確責(zé)任事項的時候，不僅要寫明要辦理的事項，而且要寫明辦理的期限和所負的責(zé)任，以免各單位互相推諉扯皮。

最后，要用好規(guī)范語言。會議紀要是會議記錄的再加工，因此撰寫會議紀要必須注意語言的使用技巧。要做到規(guī)范、專業(yè)、精準，對紀要中的每一個句子、每一個詞語甚至每一個標點符號都要認真推敲，不用含糊不清、模棱兩可的話，盡量去除“口語”，確保表述不產(chǎn)生偏差和歧義。通常是用一些約定俗成的專用語言來表達，如常用的規(guī)范語言有“會議聽取了”“會議原則同意”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調(diào)”“會議確定”等。紀要初稿形成后，根據(jù)實際需要，可以征求相關(guān)部門、單位的意見，特別是相對專業(yè)的議題，一定要采用專業(yè)、準確的表述。

四、“快”

快速地寫出紀要，不僅是加快會議確定事項落實與推進的必然要求，也是提高工作效率、高效快捷作風(fēng)的體現(xiàn)。因此，作為紀要撰寫人員，必須樹立一種能快則快的意識，以一種時不我待的精神快速擬文、快速送審，原則上會后三個工作日以內(nèi)就要完成會議紀要的起草并呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。當(dāng)然，在整體求快的同時，也要講究寫作的節(jié)奏。因為會議紀要的準確、便于執(zhí)行是關(guān)鍵，切不可一味求快而草草應(yīng)付。