試論信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

何玲

閬中市軍隊離休退休干部休養(yǎng)所 四川閬中 6 37 400

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度

目前，我國多數(shù)事業(yè)單位正在實行的檔案管理制度都是事業(yè)單位在成立初期構(gòu)建的，是結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)時的實際情況構(gòu)建的，其對檔案管理工作的開展具有一定規(guī)范的作用。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也在蓬勃發(fā)展，在發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的工作內(nèi)容發(fā)生了天翻地覆的變化。顯然起初構(gòu)建的檔案管理制度很難滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的需求[1]。完善的檔案管理制度的缺失，使得事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了混亂的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理工作信息化水平較低

現(xiàn)階段，我國部分事業(yè)單位依然存在信息化水平較低的問題。雖然，事業(yè)單位對信息化建設(shè)都非常的重視，并不斷的擴(kuò)大信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍。但是，信息化技術(shù)與檔案管理工作的融合依然較為有限。從實際情況來看，部分事業(yè)單位信息化檔案管理設(shè)施與設(shè)備不夠完善，設(shè)備配置很難滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需求。這些問題的存在都嚴(yán)重影響著事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平的提高。

1.3 檔案管理安全風(fēng)險較大

眾所周知，以計算機(jī)為載體的大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中有許多便利之處，但是如果計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，將會造成檔案資料泄露、計算機(jī)癱瘓等嚴(yán)重后果。當(dāng)前我們處于網(wǎng)絡(luò)時代，各類信息都會通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播、公示，一些不法分子就會抓住漏洞制造各種病毒，使其入侵事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)謀取非法利益，嚴(yán)重阻礙單位內(nèi)部檔案信息管理工作的正常開展，使數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)安全隱患。再加上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒具有繁殖性、傳染性和破壞性，一旦感染病毒將無法保障檔案信息的私密性。

2 信息技術(shù)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用

2.1 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫促進(jìn)資源共享

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性有利于各用戶之間實現(xiàn)用戶共享的目的，所以信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中需要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，歸集全部的人員檔案信息。如果某一部門由于工作需要想要查看某一職工檔案時，只要由主管提出申請，經(jīng)過上級審批之后就可以直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫搜索。如果出現(xiàn)人員調(diào)動的情況，也可以通過檔案信息數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)共享[2]。另外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)層要為部門內(nèi)的員工設(shè)置一個相對應(yīng)的賬號和密碼，精簡工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)公司信息化資源利用的最大化，有效減少事業(yè)單位人力、物力、財力的重復(fù)浪費。

2.2 注重提高檔案管理工作的信息化水平

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，以往事業(yè)單位所采用的陳舊、落后的手工形式的檔案管理工作模式中存在的諸多弊端逐漸暴露出來。手工形式的檔案管理，大大增加了工作人員的工作量，檔案管理的效率和準(zhǔn)確性很難得到保障。因此，事業(yè)單位應(yīng)該與時俱進(jìn)，注重提高檔案管理工作的信息化水平，將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，以此減少檔案管理工作人員的工作量，提高檔案管理的效率。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對先進(jìn)信息技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，并隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對其進(jìn)行及時的更新?lián)Q代，以此確保這些設(shè)施設(shè)備可以滿足事業(yè)單位信息化檔案管理工作的需求。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，以此促使其可以靈活的運用信息化技術(shù)完成檔案管理工作，從而最大限度的發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用價值。

2.3 加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化人才建設(shè)

將信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中，必須要加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化人才培養(yǎng)工作，任何一項關(guān)于信息化開發(fā)的工作方式都需要專業(yè)化人才作為強(qiáng)大的后盾，所以相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)努力、增強(qiáng)自身的綜合能力，部門領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)自身單位的科室情況和對人員的了解合理分配工作任務(wù)。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要將眼光放長遠(yuǎn)，每年定期招聘一批新職工，選拔成績好、業(yè)績佳的優(yōu)秀青年，為檔案管理部門注入新鮮血液，提升整體活力，單位每年應(yīng)該對在崗職工進(jìn)行培訓(xùn)教育，包括對內(nèi)教育和對外教育，對內(nèi)教育即自己單位內(nèi)部開展的教育活動，主要是指資深員工對新員工或者業(yè)務(wù)不熟練的員工進(jìn)行培訓(xùn)；對外教育，主要是事業(yè)單位邀請行業(yè)專家對檔案管理部門的所有員工進(jìn)行教育。

2.4 注重加強(qiáng)對檔案管理制度的完善

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，對檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善。因為隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，不管是檔案資料的數(shù)量還是類型都會隨之不斷的增加。若想確保檔案管理工作的精準(zhǔn)性和科學(xué)性，最大限度的發(fā)揮檔案資料的價值，就必須對檔案管理制度不斷的調(diào)整和完善，以此對檔案管理工作做出嚴(yán)格的規(guī)范[3]。在完善檔案管理制度的過程中，還應(yīng)該對檔案管理工作考核制度進(jìn)行不斷的完善，并嚴(yán)格按照考核制度的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作進(jìn)行定期的考核，以此及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，避免引發(fā)檔案管理風(fēng)險，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3 結(jié)語

信息技術(shù)現(xiàn)如今已成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動的進(jìn)行，服務(wù)于社會生活的基本重要技能。該技術(shù)主要通過以微小的范疇內(nèi)為稱的微電子技術(shù)以及較強(qiáng)編程能力為主的軟件技術(shù)來表現(xiàn)其應(yīng)用作用，適用范圍廣泛，針對于事業(yè)單位檔案管理來說，信息技術(shù)的應(yīng)用是單位必須掌握的技術(shù)，深入學(xué)習(xí)信息技術(shù)，順應(yīng)技術(shù)革新的變化，對于信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用來說具有良好的推動作用，使得檔案管理更加高效化與系統(tǒng)化。