事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

郭云峰

吉林省遼源市東遼縣民政局 吉林東遼 136 200

事業(yè)單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展中的重要構(gòu)成部分，事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作是否有效開展有很大的關(guān)系，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要內(nèi)容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業(yè)單位在新時(shí)期下得到穩(wěn)定的發(fā)展。目前，事業(yè)單位的檔案管理工作情況并不樂(lè)觀，還存在一些問(wèn)題尚未解決，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也造成了很大的影響，這就要求事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的完善和創(chuàng)新，不斷的提高檔案管理的水平，以便更好的適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位的工作需求[1]。

1 將人性化管理融入到事業(yè)單位檔案工作中的現(xiàn)實(shí)意義

在以往的事業(yè)單位檔案工作中，檔案管理的工作人員的工作重點(diǎn)往往是對(duì)檔案進(jìn)行整理、利用以及保管，這樣的工作方式雖然可以達(dá)到事業(yè)單位對(duì)檔案管理的基本要求，但是在工作形式以及工作內(nèi)容等方面都與現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展不相符。所以，人性化檔案管理的工作理念就此形成，人性化檔案管理工作強(qiáng)調(diào)的是檔案管理者以及檔案使用者之間建立公平、包容的關(guān)系，從而使檔案管理工作從硬性轉(zhuǎn)變?yōu)槿嵝?。這樣一來(lái)，更能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，創(chuàng)建更加和諧的工作氛圍，從而使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都得到有效的提升。

2 事業(yè)單位檔案工作中存在的一些問(wèn)題

2.1 檔案管理制度不完善

事業(yè)單位在新時(shí)期下突出的最明顯的問(wèn)題就是檔案管理工作上的問(wèn)題，多數(shù)事業(yè)單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現(xiàn)這一情況的主要原因就是事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人，缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在新時(shí)期下只是過(guò)度重視管理形式的創(chuàng)新，而忽視了內(nèi)容和制度的創(chuàng)新和完善，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時(shí)期下事業(yè)單位的發(fā)展需求[2]。

2.2 事業(yè)單位人力資源檔案失真

現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位人力資源檔案存在失真現(xiàn)象比較嚴(yán)重，由于檔案管理制度具有漏洞、手續(xù)還不夠健全，因此存在員工制造虛假檔案的情況，例如一些企業(yè)員工偽造學(xué)歷證書等，這些證明文件很難在第一時(shí)間分辨出真?zhèn)?，而一般情況下人力資源部門又沒(méi)有大量的時(shí)間和精力逐筆進(jìn)行核對(duì)鑒定，使這些虛假信息有機(jī)可乘，最終導(dǎo)致人力資源檔案不能對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行客觀真實(shí)的記錄和評(píng)價(jià)。

2.3 人力資源管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

人力資源工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，其對(duì)內(nèi)部管理人員的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)技能的要求性也較高，但實(shí)際上一些事業(yè)單位的人力資源管理人員的綜合水平并不符合標(biāo)準(zhǔn)，存在專門負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的人員并非專業(yè)人員的現(xiàn)象，甚至一些單位認(rèn)為這是一項(xiàng)“閑職”并聘用年齡偏大的員工來(lái)進(jìn)行此項(xiàng)工作，不僅很難提高工作效率，更談不上對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展了。

3 將人性化管理融入到事業(yè)單位檔案工作中的措施

3.1 提升檔案管理工作的工作環(huán)境

人性化檔案管理工作的有效實(shí)施，需要一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，舒適的環(huán)境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環(huán)境時(shí)，可以從兩方面入手：首先，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營(yíng)造更加舒適溫馨的工作環(huán)境，從而使員工的歸屬感更強(qiáng)，更好的促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施；其次，優(yōu)化外部環(huán)境，就是指對(duì)檔案管理的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，增添一些人性化的設(shè)備設(shè)施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來(lái)便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優(yōu)化檔案室的布局、張貼一些標(biāo)語(yǔ)等，使檔案管理人員的工作環(huán)境得到優(yōu)化的同時(shí)還能富有特色，從而提升檔案管理的效率[3]。

3.2 創(chuàng)新檔案管理制度

①將檔案管理工作分為幾部分，由不同級(jí)別的管理人員，指定完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，也就是說(shuō)按照劃分的工作量，完成檔案管理工作，以此確保檔案管理人員的工作量均等，并做到各司其職，以免因不公平的分工而影響管理人員工作情緒。②落實(shí)責(zé)任制，將工作職責(zé)細(xì)致劃分到每位管理人員的身上，有效增強(qiáng)管理人員對(duì)待本職工作的責(zé)任感。③落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制、考核機(jī)制，定期考核管理人員的同時(shí)，對(duì)于違反管理規(guī)定的管理者予以嚴(yán)厲處罰，起到警示的作用，能使管理人員認(rèn)真做好檔案管理工作。④要求檔案管理部門的所有工作人員相互監(jiān)督、管理、相互合作、互幫互助，有利于增強(qiáng)檔案管理人員之間的凝聚力，進(jìn)而做好檔案管理工作，說(shuō)明創(chuàng)新檔案管理制度的重要性。

3.3 優(yōu)化事業(yè)單位人力資源人員隊(duì)伍轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

人才是企業(yè)中最寶貴的財(cái)富，人力資源系統(tǒng)中也是如此，要想提升事業(yè)單位人力資源的管理能力，首先就應(yīng)該對(duì)人力資源服務(wù)隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，要求從事檔案管理的專職人員不但要適應(yīng)新環(huán)境下科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展對(duì)人力資源檔案管理工作帶來(lái)的改變，還要敢于對(duì)傳統(tǒng)的理念和方法提出質(zhì)疑，不斷的運(yùn)用科學(xué)技術(shù)去解決管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是非常重要的一部分工作內(nèi)容，為了使檔案管理工作能夠更加符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，就必須改變傳統(tǒng)的工作方式，在檔案管理工作中融入人性化的管理理念，從而使檔案管理工作的作用發(fā)揮地更加明顯。