如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作

劉平

單縣行政審批服務(wù)局 山東單縣 27 4300

檔案記錄著整個(gè)單位的發(fā)展歷程，能夠?yàn)閱挝坏臎Q策提供必要的資料，以確保決策的科學(xué)性和合理性，起到促進(jìn)單位發(fā)展的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著挑戰(zhàn)，要發(fā)揮好檔案管理的作用，必須要對其進(jìn)行優(yōu)化。

1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的必要性

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。事業(yè)單位在發(fā)展中，通過加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用可以促進(jìn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展和數(shù)字化發(fā)展，可以對當(dāng)前的檔案資料進(jìn)行合理化配置，提高對資源的利用效率。在優(yōu)化檔案管理工作時(shí)，可以構(gòu)建電子化檔案，以有效提高檔案提取和查閱的效率，并且可以實(shí)現(xiàn)資源之間的共享[1]。

1.2 滿足時(shí)代發(fā)展的需要

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)和路徑都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的人工管理方式也無法滿足當(dāng)前發(fā)展的需求。所以，優(yōu)化檔案管理工作是滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需要，也是提高檔案管理效率的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，所以許多單位都缺乏檔案管理意識，也缺乏對檔案管理工作的重視，導(dǎo)致該項(xiàng)工作質(zhì)量低下。檔案管理不僅僅是信息的收集和保存，更重要的是可以為單位人才開發(fā)提供必要的資料，但許多單位都沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)[2]。

2.2 檔案管理制度不完善

事業(yè)單位在新時(shí)期下突出的最明顯的問題就是檔案管理工作上的問題，多數(shù)事業(yè)單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現(xiàn)這一情況的主要原因就是事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人，缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識，在新時(shí)期下只是過度重視管理形式的創(chuàng)新，而忽視了內(nèi)容和制度的創(chuàng)新和完善，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時(shí)期下事業(yè)單位的發(fā)展需求。

2.3 管理方法和設(shè)備落后，缺少創(chuàng)新

新時(shí)期下，很多新型的管理方法和手段也在我國諸多的工作領(lǐng)域中得到了推廣和普及，其實(shí)也有很多新型的檔案管理方法和手段誕生，比如信息技術(shù)就是一大重要手段和方法，但是在檔案的實(shí)際管理工作中，并沒有積極的應(yīng)用這些新的手段和方法，而是一直拘泥守舊，使用落后的管理方法和管理設(shè)備，這些都是影響檔案管理效果的重要因素[3]。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)不足

多數(shù)的事業(yè)單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴(yán)格、招收檔案專業(yè)人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業(yè)能力和素質(zhì)缺乏明確的規(guī)定，導(dǎo)致上崗人員的工作能力和素養(yǎng)不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓(xùn)工作，這些工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務(wù)職級晉升困難，也難以吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才。

2.5 檔案信息資源的利用率比較低

檔案信息資源的有效利用，實(shí)際上對事業(yè)范圍的決策工作以及其自身的發(fā)展有很重要的作用和意義，但是很顯然事業(yè)單位僅僅一味的重視檔案的管理工作，而缺少對檔案信息的利用，導(dǎo)致檔案信息的利用效率低，也在一定程度上限制和影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)對檔案管理的重視

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理的重視，正確認(rèn)識其重要性。特別是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作面對的挑戰(zhàn)越來越多，如果繼續(xù)停留在原地，不僅無法提高檔案管理質(zhì)量，還會(huì)影響到事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，做好檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化單位員工對檔案管理工作的認(rèn)識，提高檔案管理意識，從而更好地推動(dòng)單位的發(fā)展[4]。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時(shí)期下要想保證事業(yè)單位能夠得到穩(wěn)定長遠(yuǎn)的發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者就應(yīng)該及時(shí)的更新檔案管理理念，正確的認(rèn)識到事業(yè)單位未來的發(fā)展與檔案管理工作之間的關(guān)系，從而結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作需求以及新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展需求，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，并在實(shí)際的工作中有效的貫徹和落實(shí)這項(xiàng)新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

3.3 積極引進(jìn)新設(shè)備和新方法

對新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化應(yīng)該改變以往落后的管理方法，將新時(shí)期下新的管理方法和管理設(shè)備積極的引進(jìn)來，這就需要更多資金的投入，以便能夠有充足的資金引進(jìn)新方法和新設(shè)備。比如說信息技術(shù)的引進(jìn)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的建立，而且還能豐富檔案的資源，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的豐富，檔案的使用方式也能得到創(chuàng)新，可以有效的提高檔案的利用率以及檔案管理工作的效率[5]。

3.4 加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新時(shí)期下，要重點(diǎn)的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓(xùn)工作，完善人才的招聘機(jī)制，積極引導(dǎo)員工參與培訓(xùn)工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時(shí)期下新方法的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進(jìn)行檔案管理；同時(shí)，也要對這些工作人員進(jìn)行業(yè)績考核，制定合理的獎(jiǎng)罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

4 結(jié)語

總之，新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展面臨諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要確保穩(wěn)定發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，做好新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化工作，解決傳統(tǒng)檔案管理中的不足，切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓事業(yè)單位在新時(shí)期下能夠獲得更好的發(fā)展。