人事檔案管理探析

趙梓宏

四川省渠縣人事考試及人才交流中心 四川達(dá)州 635200

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。本人結(jié)合近年來(lái)檔案管理的工作實(shí)踐，就人事檔案的管理工作談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

1.1 人事檔案材料不全

如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少；表彰和處分材料散失較多，一些本該有的履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過(guò)不少，自己近年來(lái)也沒(méi)有太大的變化，不填也罷；有的人在填寫(xiě)表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開(kāi)始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒(méi)有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門(mén)沒(méi)有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒(méi)將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。

1.2 人事檔案內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)，而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

1.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對(duì)較為耗費(fèi)人力、物力，而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞，在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學(xué)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

人事檔案管理工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)，基于此，在日常工作過(guò)程中，需要確保相關(guān)工作人員具有更高的服務(wù)理念。作為檔案管理工作人員，需要對(duì)自身工作態(tài)度進(jìn)行有效保障，確保在進(jìn)行日常管理工作時(shí)能夠及時(shí)整理和有效收集相關(guān)檔案資料。同時(shí)，檔案管理人員在進(jìn)行人事鑒別表收集過(guò)程中，必須基于具體事實(shí)展開(kāi)工作，確保檔案資料具有更高的真實(shí)性。在時(shí)代不斷發(fā)展的過(guò)程中，信息化是現(xiàn)在檔案管理工作發(fā)展的必然方向，因此相關(guān)工作人員在進(jìn)行具體工作過(guò)程中必須逐步實(shí)施信息化發(fā)展。在此過(guò)程中，管理人員需要對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段進(jìn)行有效應(yīng)用，確保檔案資源具有更高的運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)也在一定程度內(nèi)保證人事檔案的保密性和安全性。

3 健全管理制度

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，受到工作性質(zhì)的影響，在進(jìn)行具體工作過(guò)程中，必須進(jìn)行其規(guī)章制度的合理完善，給相關(guān)工作的有序開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保有序可循，促使人事檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。在進(jìn)行實(shí)際工作過(guò)程中，企業(yè)管理層需要確保自身具有更高的檔案管理意識(shí)，能夠進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到企業(yè)發(fā)展過(guò)程中人事檔案管理工作存在的重要價(jià)值。進(jìn)行檔案管理的科學(xué)化構(gòu)建，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)一步拓展管理內(nèi)容，基于員工入職順序排列和整理人事檔案，確保人事檔案具有更高的條理性，實(shí)現(xiàn)工作人員專業(yè)技能的有效提升。在此過(guò)程中，企業(yè)首先需要基于國(guó)家制度進(jìn)行檔案管理制度的合理構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的有效提升。其次，管理人員在進(jìn)行具體工作過(guò)程中必須確保嚴(yán)格遵循保密制度，避免泄露相關(guān)信息。同時(shí)，在轉(zhuǎn)移人事檔案過(guò)程中，必須嚴(yán)格基于程序規(guī)定進(jìn)行具體操作，確保人事檔案轉(zhuǎn)移的及時(shí)性和規(guī)范性。

4 對(duì)人事檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

人事檔案的信息管理離不開(kāi)廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)；電子數(shù)字化；辦公室業(yè)務(wù)?；鶎庸芾砣藛T是主要的信息管理物質(zhì)基礎(chǔ)是開(kāi)發(fā)和利用信息資源。因此，在新形勢(shì)下開(kāi)展人檔案管理信息化建設(shè)必須加大對(duì)基層檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，建立完整和完善網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)改善人事檔案信息管理工作的效率，現(xiàn)在的人事檔案替代管理之路。

5 積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

通過(guò)構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，對(duì)電子檔案實(shí)施高效管理。電子檔案具有與生俱來(lái)的存儲(chǔ)方便、檢索速度快的優(yōu)勢(shì)，尤其是檔案?jìng)鬏敽凸蚕砉δ軜O大提升了基層事業(yè)單位檔案管理效率，保障基層單位檔案信息管理水平的提高?；鶎訂挝粦?yīng)在軟件開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，完善信息化管理系統(tǒng)的各種功能模塊。當(dāng)前檔案信息管理平臺(tái)包含前端、后臺(tái)及數(shù)據(jù)庫(kù)三個(gè)組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應(yīng)與基層單位網(wǎng)站設(shè)計(jì)理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門(mén)別類的設(shè)置在平臺(tái)前端；后臺(tái)作為基層單位檔案管理信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理部分，在建設(shè)過(guò)程中需加強(qiáng)對(duì)后臺(tái)邏輯運(yùn)算的優(yōu)化，從而有效提升平臺(tái)響應(yīng)速度，提高檔案管理人員工作效率。