高職院校檔案管理探析

楊曉帆

達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川達(dá)州 635000

隨著高職院校的不斷發(fā)展，學(xué)校的各項(xiàng)資料和檔案的數(shù)量和種類呈現(xiàn)井噴式發(fā)展，過去傳統(tǒng)的檔案管理理念和工作已經(jīng)嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)也制約著高職院校各項(xiàng)工作的進(jìn)行。與時(shí)俱進(jìn)的提高檔案管理的意識(shí)，改進(jìn)工作方式，已經(jīng)成為趨勢(shì)。

1 高職院校教學(xué)檔案管理過程中存在問題分析

1.1 教學(xué)檔案管理制度不夠系統(tǒng)

高職院校發(fā)展時(shí)間相對(duì)較短，教學(xué)檔案來源不一，原有管理體系不同，檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，致使學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度松散，缺乏準(zhǔn)確的分類與系統(tǒng)的整合，使得部分檔案成為遺失，這給教學(xué)檔案的管理帶來極大的不便[1]。

1.2 信息技術(shù)應(yīng)用程度不高

信息管理檔案能夠節(jié)約大量的人力和物力，能夠?qū)㈥惸隀n案迅速走進(jìn)現(xiàn)代人視野，不過，還有很多高職院校教學(xué)檔案管理仍沿用原始的管理方法，沒有及時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，給教學(xué)工作帶來很大的不便。

1.3 不能及時(shí)收集并存儲(chǔ)檔案

高職院校普遍不能及時(shí)進(jìn)行檔案收集及存儲(chǔ)工作，這對(duì)學(xué)校的教學(xué)發(fā)展難以進(jìn)行準(zhǔn)確把握，給以后的資料查詢工作帶來諸多不便。

1.4 宣傳力度不夠，重視程度不足

很多高職院校對(duì)教學(xué)檔案的重視不足，片面地認(rèn)為在上面花費(fèi)大量的人力、物力及財(cái)力不夠劃算，某些高職院校只是將教學(xué)檔案進(jìn)行簡單地裝訂，不利于教學(xué)檔案管理工作的有序開展。

1.5 教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提升

從事高職院校教學(xué)檔案管理的工作人員普遍存在業(yè)務(wù)不精，且相當(dāng)一部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作熱情不高，檔案歸檔時(shí)的隨意性較大。同時(shí)，各高職院校考核教學(xué)檔案管理工作時(shí)缺乏科學(xué)的考核機(jī)制，致使某些教學(xué)檔案管理人員工作效率不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，此外，對(duì)現(xiàn)有員工的在在職培訓(xùn)缺乏應(yīng)有的重視。

2 高職院校檔案管理改進(jìn)措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時(shí)代背景下，檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前學(xué)校學(xué)生檔案的必然方向，為了滿足管理要求，檔案管理人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，又具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并且具備高度的責(zé)任感和信心、耐心。所以，學(xué)校應(yīng)積極引進(jìn)具有學(xué)生檔案管理方面才能和工作經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)的綜合人才，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的職業(yè)技能、職業(yè)道德的培訓(xùn)，提高學(xué)校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，更好地促進(jìn)學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作[2]。

2.2 實(shí)物檔案與電子檔案一體化

紙質(zhì)檔案是檔案管理工作必不可少的對(duì)象，然而在今天，信息化技術(shù)正在給越來越多的行業(yè)帶來不可忽視的影響，因而高等職業(yè)院校管理人員務(wù)必須要認(rèn)識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案結(jié)合的必要性。在收集資料、歸檔入庫等步驟中，同時(shí)進(jìn)行電子信息和紙質(zhì)信息的處理，不能讓二者割裂開來。除此之外，在提交紙質(zhì)檔案的時(shí)候需要核對(duì)電子化檔案信息，從而確保電子信息化建設(shè)與紙質(zhì)檔案的同步。另外，還需要盡快引入電子信息化檔案管理系統(tǒng)，以管理系統(tǒng)為依托提升檔案管理的穩(wěn)定性。

2.3 提高檔案管理質(zhì)量

保障檔案管理質(zhì)量是檔案管理的根本所在，只有完備的、科學(xué)的、準(zhǔn)確的檔案才能最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，為檔案的整理工作發(fā)揮作用。所以，學(xué)校必須高度重視學(xué)生的檔案管理工作質(zhì)量，強(qiáng)化監(jiān)督，積極防止和減少檔案的錯(cuò)、漏、缺、假、更新不及時(shí)等情況，為學(xué)校的學(xué)生檔案管理建立統(tǒng)一的規(guī)范，合理歸檔分類保存，做好信息檔案備份，確保檔案管理質(zhì)量的提高。

2.4 提高檔案管理員的溝通和組織協(xié)調(diào)能力

檔案管理人員在工作時(shí)，要對(duì)所有基本工作有組織協(xié)調(diào)的能力。首先，在檔案查閱者對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，檔案管理員要及時(shí)與查閱者進(jìn)行溝通，根據(jù)檔案管理的規(guī)章制度，查閱者在翻閱檔案過程中需要注意的問題，以及檔案的歸還方法等等需要查閱者注意的地方，檔案管理者都要對(duì)其進(jìn)行耐心的解說和告知。其次，在查閱者查閱檔案的時(shí)候，檔案管理員應(yīng)該在旁守候，當(dāng)查閱者遇到問題時(shí)，可以及時(shí)地給予幫助，從而大大地提高管理員的工作效率。最后，在查閱者查閱檔案完畢之后，檔案管理員要詢問查閱者的感受和情況，在檢查被查閱過的檔案保存完好的情況下，更應(yīng)該注重查閱者的感受，并將每一個(gè)問題記錄下來，登記在冊(cè)，對(duì)于查閱者指出的不足加以反思和改正[3]。

2.5 硬件建設(shè)與軟件建設(shè)一體化

高等職業(yè)院校的檔案管理工作想要真正取得發(fā)展，還需要強(qiáng)化管理人員工作能力和整體素質(zhì)，盡快調(diào)整檔案管理人員的組織結(jié)構(gòu)，采取新的管理措施和手段進(jìn)行統(tǒng)一化管理，注重他們的職業(yè)道德培養(yǎng)，確保每個(gè)工作人員都能充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性。除此之外，還需要積極投入更多的資金作為檔案管理工作發(fā)展的支撐，購入檔案管理所需的一系列硬件設(shè)備的同時(shí)，設(shè)立工作人員獎(jiǎng)勵(lì)專項(xiàng)資金，對(duì)工作態(tài)度及工作質(zhì)量優(yōu)異的工作人員以足夠的獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們?cè)诠ぷ髦心軌虬l(fā)揮出自己的光和熱[4]。

3 結(jié)語

總而言之，高等職業(yè)院校的檔案管理工作質(zhì)量關(guān)系到學(xué)校的整體管理水平，因而我們需要改變目前存在的諸多不足之處，調(diào)整工作方法、改變工作思路，為建設(shè)更加高質(zhì)量的檔案管理工作體系而努力。