概述醫(yī)院行政檔案管理常見弊端及優(yōu)化措施

孫欣

（泰來縣人民醫(yī)院，黑龍江 齊齊哈爾 162400）

一、醫(yī)院行政檔案管理勢在必行

醫(yī)院檔案管理指按統(tǒng)一管理的原則，將按醫(yī)院職能分類的檔案集中起來，在專門設立的由院級領導的直屬機構(gòu)進行歸檔、分類、整理、開發(fā)、利用等管理工作。醫(yī)院檔案管理指集中管理有更為明確的內(nèi)涵，不僅是醫(yī)院各職能分類，各種載體形式檔案實體的統(tǒng)一管理，而且是對醫(yī)院全部檔案進行組織管理和提供利用組織形式，是集中統(tǒng)一管理的具體化，實踐證明檔案集中統(tǒng)一管理的優(yōu)點，克服分散管理很多弊端，不僅發(fā)揮檔案的整體功能，更有利于醫(yī)院工作和檔案事業(yè)發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理弊端分析

（一）缺乏健全的檔案管理機構(gòu)，檔案管理權(quán)責分工不明確

每一個醫(yī)院都設有行政辦公室，檔案管理工作一般由行政辦公室下設的綜合檔案室負責。醫(yī)院行業(yè)有特殊的文件歸檔要求，加之我國醫(yī)院發(fā)展有其獨特的特點，使得醫(yī)院的綜合辦公室負責管理的檔案局限在音像檔案、紙質(zhì)檔案、文物檔案幾個類別中，注入會計檔案、工程建設檔案、科研研究檔案、病理切片檔案、醫(yī)療記錄檔案分別由財務部、建設部、科研部、各個醫(yī)療部門關咯，導致檔案管理分散，醫(yī)院內(nèi)部形成多個部門進行檔案管理的局面。

（二）沒有明確的檔案管理制度，缺少有效的監(jiān)督考核

醫(yī)院的管理和建設通常集中在健全運行管理制度，明確各個部門、各個級別人員的職責上，嚴格按照衛(wèi)生部的要求改善醫(yī)院的管理工作，但是對檔案管理制度的建設和職責明確則關注的較少，在日常的管理和建設中也沒有進行嚴格的考核和及時的監(jiān)督。醫(yī)院的管理者和領導者在績效考核時也不重視檔案管理工作的實施效果，檔案管理工作邊緣化現(xiàn)象嚴重。檔案管理只是滿足于一般的工作需要，只是在有查閱需求時看上幾眼，之后又束之高閣。

（三）病歷檔案在醫(yī)患關系發(fā)生本質(zhì)變化的前提下漸漸受到醫(yī)院的重視

首先，當前各個醫(yī)院的醫(yī)療費用均發(fā)生大幅度上漲，普通的人民群眾往往難以承受，一人生病可能耗盡一個家庭的亟需，導致了患者對醫(yī)療工作者和醫(yī)院的工作體制充滿戒心；其次，醫(yī)療工作者和醫(yī)院提供的服務不能用常規(guī)的、一般的商業(yè)企業(yè)或者服務業(yè)提供的服務標準來衡量，但是當患者認為治療效果不甚滿意或者很不理想時，往往不分青紅皂白的怪罪醫(yī)院，提出賠償要求，這種情況下醫(yī)院對病案檔案的重視程度超出了歷史上任何一個時期，病案檔案記錄了治療的全過程，這就使病案成為醫(yī)患雙方爭論的焦點。

三、醫(yī)院檔案管理的改進方法

（一）加大對檔案信息化管理的資金投入

醫(yī)院檔案管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果醫(yī)院的檔案信息化管理缺乏資金支撐，會使管理設備的更新受阻，降低管理的水平和質(zhì)量。因此，國家和政府應該重視醫(yī)院檔案信息化管理工作，積極鼓勵醫(yī)院采取信息化的管理方式對其檔案進行管理，并在政策和技術(shù)上給予一定的支持。

（二）重視檔案管理人才培養(yǎng)，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理無形中對管理人員提出了更高的要求，因為現(xiàn)代的檔案管理需要借助計算機管理系統(tǒng)，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計算機操作技能，在實際工作中會出現(xiàn)各種各樣的失誤，降低了檔案管理的整體水平。因此，加強對檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作已是當下醫(yī)院管理的必要工作。醫(yī)院可以將檔案管理人員派遣到外地進行技能學習，并結(jié)合崗位的特點，選拔專業(yè)的管理人才從事檔案管理工作，做到人盡其才，從而實現(xiàn)人力資源效益最大化的目標。此外，醫(yī)院還可以聘請專家對檔案管理人員進行培訓，手把手的指導檔案管理人員的工作。與此同時，檔案管理人員也要提高自身的主動學習能力，在工作中積累經(jīng)驗，大膽嘗試并進行工作方法和手段的創(chuàng)新，以提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）加強檔案管理制度建設

醫(yī)院檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無章，主要是因為缺乏嚴格的檔案管理制度。因此，醫(yī)院應將建立和完善檔案管理制度提到工作議程上來，明確檔案工作的職責、義務、歸檔范圍以及檔案整理要求，逐步建立檔案保管制度、檔案利用制度以及檔案工作保密制度等，進而形成完善的檔案管理制度體系，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循、有法可依，切實確保醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。此外，醫(yī)院還應根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定合理的檔案管理考核制度，嚴格把控醫(yī)院檔案管理的各個環(huán)節(jié)，將檔案管理考核與醫(yī)院各科室的工作績效相掛鉤，強化檔案管理人員的責任意識，進而保證檔案管理的質(zhì)量。

（四）充分發(fā)揮現(xiàn)代先進管理手段的優(yōu)勢，提升檔案管理的效率

醫(yī)院檔案門類眾多，且每年都會增多，檔案管理人員的工作量大，如果僅僅依靠人力進行管理，將很難確保醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，醫(yī)院應該尋求更有效的手段進行檔案管理?？茖W技術(shù)的不斷發(fā)展為醫(yī)院檔案管理工作提供了有利的條件，尤其是超文本技術(shù)以及大容量存儲技術(shù)的出現(xiàn)，使醫(yī)院檔案可以電子文本的形式分類儲存在醫(yī)院數(shù)據(jù)信息庫中，醫(yī)院檔案管理人員可以隨時調(diào)閱檔案，提高了檔案資料的利用率，確保了醫(yī)院檔案的完整性和安全性。

結(jié)語

加強醫(yī)院檔案管理勢在必行，隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進步和管理方式不斷提高，檔案管理應跟上醫(yī)院發(fā)展的腳步，適應時代發(fā)展的需求，為醫(yī)療水平的提高提供豐富的信息資源，為檔案的再利用賦予新的內(nèi)涵。醫(yī)院各類檔案的規(guī)范化管理和提高檔案管理者的工作水平已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作者需要研討的課題。