關(guān)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的思考

岳鵬飛

（河北省灤平縣醫(yī)療保障局，河北 灤平 068250）

根據(jù)查閱資料及調(diào)查顯示，目前情況下一些大中型的醫(yī)院一半以上的資產(chǎn)都是醫(yī)療設(shè)備，百萬元級(jí)別的設(shè)備也越來越多。通過這些高精尖的設(shè)備，一些疑難雜癥得以確診，為醫(yī)療手段的實(shí)施提供強(qiáng)有力的支持和以前難以想象的便利。在此背景下，如何管理好，使用好這些惠及醫(yī)療事業(yè)，有助于醫(yī)院發(fā)展的重要醫(yī)療設(shè)備，使其發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，成了當(dāng)前亟待和正視的問題。全面開發(fā)醫(yī)療設(shè)備的潛在價(jià)值，其檔案的管理是關(guān)鍵。醫(yī)療設(shè)備的組裝、使用、維護(hù)、修理等記錄是設(shè)施檔案重要的組成部分，為日后設(shè)備的檢修，故障申報(bào)，理賠等行為提供切實(shí)的法律依據(jù)。因此，建設(shè)和完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)于提高醫(yī)院醫(yī)療水平，獲得最大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益具有舉足輕重的作用。

一、缺陷

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度不完善

在行政及事業(yè)單位的日常工作中，制度的建立可以說是工作開展的第一步。有了合理的制度規(guī)范和行為管理才能正確指導(dǎo)我們的日常工作，規(guī)范我們的行為。所以說健全的工作制度有利于工作的開展。在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的收集整理過程中，有很多客觀不可預(yù)估的情況給我們的工作帶來困難。首先，由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的壽命大大加長(zhǎng)，設(shè)備檔案的形成與設(shè)備壽命一致，短則幾年，長(zhǎng)則二十幾甚至三十年。在這漫長(zhǎng)的檔案收集形成過程中，環(huán)節(jié)不計(jì)其數(shù)，經(jīng)手的人員和部門也是多如繁星，一旦有一個(gè)環(huán)節(jié)稍微出現(xiàn)差錯(cuò)就會(huì)導(dǎo)致檔案收集的不完整，出現(xiàn)難以預(yù)估的損失。目前很大一部分醫(yī)療單位都存在沒有一套完整的檔案管理規(guī)章制度或者有規(guī)章制度也形同虛設(shè)不認(rèn)真貫徹執(zhí)行的情況。醫(yī)院有些領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員不重視醫(yī)療設(shè)備檔案資料的相關(guān)管理規(guī)定，在設(shè)備購買驗(yàn)收時(shí)，沒有專門的設(shè)備檔案管理人員參與現(xiàn)場(chǎng)組裝，設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)拿走的說明書或保修證明等資料不歸還甚至直接丟失，造成原始資料流失，對(duì)以后的工作造成極大不便。相關(guān)人員在設(shè)備安裝、檢收、試驗(yàn)等工作結(jié)束后，使用科室不根據(jù)規(guī)定上報(bào)有關(guān)資料或上報(bào)內(nèi)容不全，從而造成設(shè)備檔案的殘缺。另外一種情況是不注意抓平時(shí)設(shè)備安裝工作中的施工、檢修現(xiàn)場(chǎng)記錄，經(jīng)常出現(xiàn)在全部工作結(jié)束后突擊填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，造成醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)缺漏或失實(shí)。

（二）管理意識(shí)淡薄

開展一項(xiàng)工作最重要的是懷著端正的態(tài)度。在日常醫(yī)院醫(yī)療工作中，普通患者甚至是醫(yī)療工作者都普遍存在這樣一種不正確的認(rèn)識(shí)：臨床科室比非臨床科師重要。對(duì)非臨床科室、后勤部門在醫(yī)院所起的作用忽視的情況，導(dǎo)致了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)醫(yī)療儀器的購置工作非常重視，但是對(duì)其日常的使用情況和保護(hù)修理等工作缺乏足夠的關(guān)注；認(rèn)為患者病案、病歷資料系統(tǒng)的建立和完善很重要，卻忽視醫(yī)療設(shè)備檔案資料庫的建立和完善，甚至有些醫(yī)院在這方面仍是一項(xiàng)空白。這種情況長(zhǎng)期以往將造成醫(yī)院、國家資源的巨大浪費(fèi)，為醫(yī)院的發(fā)展、壯大造成不可小覷的阻礙。

（三）檔案管理工作人員自身專業(yè)素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在意識(shí)上并不重視醫(yī)院工作中醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作，造成了一部分醫(yī)院沒有專業(yè)的管理人員，這一方面的工作人員大多由專業(yè)不對(duì)口的人才擔(dān)任。經(jīng)了解，大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員其他部門人員兼任，學(xué)歷層次不高，管理知識(shí)缺乏、能力水平參差不齊。另外一方面，醫(yī)院的設(shè)備檔案管理內(nèi)容繁多而且程序復(fù)雜，我國在這一方面還尚未形成標(biāo)準(zhǔn)模式，缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理，所以這項(xiàng)工作的開展也給工作人員帶來不小的困難。但是我們必須迎難而上，在工程中必須嚴(yán)格要求工作人員對(duì)醫(yī)院的設(shè)備從開會(huì)討論引進(jìn)情況、招標(biāo)、安裝試用開始跟進(jìn)，保存好設(shè)備的使用說明書、設(shè)備的合格證、技術(shù)調(diào)試資料、發(fā)票等原始資料，對(duì)其嚴(yán)格的外借登記。做好設(shè)備的安裝記錄、開箱驗(yàn)收記錄、維修、計(jì)量、報(bào)廢等資料，按照提前制定好的設(shè)備檔案管理的規(guī)范和要求，對(duì)歸檔的材料進(jìn)行審核、組卷、分類。有必要情況下通過信息數(shù)據(jù)平臺(tái)建立檢索查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，以便以后查閱調(diào)取。

二、措施

（一）制定專門的醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例

要制定專門針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的條例，就要從普通的檔案管理?xiàng)l例中跳脫出來，專項(xiàng)針對(duì)這一重要檔案。針對(duì)醫(yī)療設(shè)備的特點(diǎn)，即電子產(chǎn)品的購買、安裝、維修、報(bào)廢的過程，設(shè)置獨(dú)特的符合實(shí)際的規(guī)章條例，從檔案收集的行為規(guī)范開始，在源頭就抓緊設(shè)備的每一分價(jià)值，實(shí)現(xiàn)其最大的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益。

（二）強(qiáng)化管理意識(shí)

作為醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，醫(yī)療設(shè)備檔案管理要隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化，逐漸適應(yīng)社會(huì)需求，達(dá)到降低醫(yī)療成本的目的。要更新管理部門的舊觀念，從而徹底改善舊的管理模式。通過切實(shí)加強(qiáng)設(shè)備檔案的管理，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造有競(jìng)爭(zhēng)力的硬性條件。設(shè)備檔案管理工作必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)班子要員指導(dǎo)實(shí)施，成立醫(yī)療檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行分級(jí)管理，責(zé)任到人的管理制度，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，嚴(yán)格管理，切實(shí)做好這項(xiàng)工作。

綜上，醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和完善對(duì)資源的充分利用、降低醫(yī)療成本和醫(yī)院的發(fā)展具有重大意義，應(yīng)該引起同行們的足夠重視。