淺談新形勢下提升機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案價(jià)值的思考

趙亮

（吉林省梨樹縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，吉林 四平 136500）

引言：機(jī)關(guān)事務(wù)作為機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，對政府的機(jī)關(guān)部門以及事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著尤為重要的作用。但由于人們觀念上和本身性質(zhì)上的特殊性，使得長期受到“不重視”。做好檔案管理工作是新形勢下經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然要求。隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型和工業(yè)化、城市化、經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)，都較之前發(fā)生了變化。檔案真實(shí)地進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、整理、歸檔、利用和傳承這些信息，只有充分開發(fā)與利用這些信息資源，才能制定正確的發(fā)展目標(biāo)，才能創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

一、當(dāng)前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理理念比較落后，以人工分類整理檔案的管理方式為主，這種速度慢、效率低的檔案管理方式給單位和個(gè)人都帶來了不便，失去了檔案管理的真正意義。還有一些單位沒有固定檔案管理員，或者一人身兼數(shù)職，無法專心管理檔案，檔案管理的混亂沒有條理，完全沒有達(dá)到檔案管理該有的效果。一些單位或者個(gè)人應(yīng)該有過這樣的經(jīng)歷，需要用到檔案的時(shí)候，去檔案室調(diào)檔案，卻找不到檔案管理員，或者很難找到檔案，也有檔案丟失的情況，這對單位和個(gè)人都是極大的損失。再有，在檔案管理保護(hù)上，不同的管理人員由于經(jīng)驗(yàn)不同，檔案管理方式也不相同，對檔案的管理和保護(hù)也無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

（二）檔案管理人才短缺

檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，不僅僅是整理資料這么簡單，涉及到很多專業(yè)性的東西，例如統(tǒng)計(jì)法、數(shù)據(jù)庫等，所以需要專業(yè)的人才能勝任此工作。然而現(xiàn)實(shí)中許多機(jī)關(guān)單位缺少專業(yè)的檔案管理人才，還有一些機(jī)關(guān)單位檔案管理人員年齡大了，不能學(xué)習(xí)新的管理方式和新的管理理念，所以管理的效率自然提不高，還有一些單位的檔案管理人員年齡較小，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不豐富，在檔案管理的過程中會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題，總之影響了檔案管理的效果。

二、做好檔案管理工作的必要性

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，檔案已融入到社會(huì)生活的各個(gè)角落，現(xiàn)在的檔案管理工作正處在手工、半手工向現(xiàn)代化、信息化過度階段，科技含量越來越高。做好檔案管理工作是新形勢下經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然要求。伴隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程，都較以往發(fā)生了深刻變化和變革。面對這龐大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)信息，檔案真實(shí)地進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、整理、歸檔、利用和傳承這些信息，只有充分開發(fā)與利用這些信息資源，才能制定正確的發(fā)展目標(biāo)，才能創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

三、加大投入，切實(shí)強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（一）在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理工作不再局限于“裝、訂、抄、寫”“收、發(fā)、借、還”，也不僅僅體現(xiàn)于文書檔案所必備的資料庫、檔案柜、檔案袋等，而是給傳統(tǒng)的檔案管理工作賦予了新的意義。檔案管理的初期，沒有對相關(guān)的檔案管理者進(jìn)行職責(zé)劃分，所以工作者的業(yè)務(wù)水平存在著很大的差異，要提升檔案管理工作的效率，就要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案工作者的高的專業(yè)性。

（二）在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對沒有專人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)地分配相關(guān)的文書檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開工作。與此同時(shí)，在文書檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進(jìn)行溝通，浪費(fèi)了大量的人力、物力；而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通信技術(shù)層出不窮，例如QQ、微信等，其在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享，強(qiáng)化了溝通的力度。

（三）新形勢下，檔案管理工作缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理的復(fù)合型人才，這使得一些先進(jìn)的信息技術(shù)在檔案管理工作中無法發(fā)揮出效用。檔案管理工作的創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識，又要學(xué)習(xí)其他相關(guān)行業(yè)的知識。隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的運(yùn)用，電子文件的涌現(xiàn)，檔案管理工作不僅要接受紙質(zhì)的檔案資料，還要接受電子形式及新載體形式的檔案資料。隨著檔案與人們的關(guān)系越來越密切，檔案的公益性、服務(wù)性受到了人們的重視，他們要求能便捷的查詢所需的檔案信息，這就對檔案工作者提出了高要求。

結(jié)束語：針對文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，尤其是機(jī)關(guān)文書檔案工作，具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，做好此項(xiàng)工作顯得尤為重要和迫切。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)和改進(jìn)人大檔案工作，切實(shí)提高檔案管理利用水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，為本單位依法履行職責(zé)提供優(yōu)質(zhì)、可靠、高效的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的功能。