事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

馬玉慶

（大慶市讓胡路區(qū)老齡工作委員會(huì)辦公室，黑龍江 大慶 163000）

一、事業(yè)單位檔案管理工作的意義

事業(yè)單位檔案作為本單位發(fā)展歷程和活動(dòng)紀(jì)要的真實(shí)記錄，可以很好的再現(xiàn)事業(yè)單位的工作原貌，并為以后的工作留下寶貴的書面文字的經(jīng)驗(yàn)，方便事業(yè)單位工作的承前啟后和繼承創(chuàng)新。做好事業(yè)單位的檔案管理工作不僅有利于本單位事業(yè)的順利發(fā)展，可以隨時(shí)和相關(guān)的兄弟單位保持信息上的共享，從而促進(jìn)政府辦事效率和辦事能力的提高，充分規(guī)范事業(yè)單位的管理制度，提高事業(yè)單位的工作效率，從而創(chuàng)造更好的社會(huì)服務(wù)。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作存在的一些現(xiàn)實(shí)問題

（一）機(jī)關(guān)單位檔案管理缺乏有效管理監(jiān)督機(jī)制

機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般隸屬于政府，一直以來在工作形式和內(nèi)容上風(fēng)格變化不大，在管理制度上也是如此。隨著社會(huì)發(fā)展時(shí)代變革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度沒有跟上時(shí)代變化，以至于一些傳統(tǒng)工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求。就目前看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度上革新不多，導(dǎo)致在現(xiàn)行機(jī)制運(yùn)行中制度不健全，管理上存在較大問題。有的機(jī)關(guān)檔案管理缺乏有效監(jiān)督機(jī)制，忽視了檔案在機(jī)關(guān)單位中的重要性，在檔案管理過程中沒有按照流程進(jìn)行，如有的檔案卷宗標(biāo)題、序列號(hào)不規(guī)范，卷宗內(nèi)容缺少目錄，組卷歸檔不系統(tǒng)、不合理，在檔案收集過程中，缺乏有效甄別檔案種類，一般檔案和保密檔案混放，更沒有對(duì)檔案管理全程進(jìn)行有效監(jiān)督管理，導(dǎo)致這些檔案在歸檔借閱中缺乏保密措施，還有的機(jī)關(guān)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)缺乏有效認(rèn)識(shí)，檔案室建設(shè)長期落后，有的檔案室如同倉庫，檔案卷宗隨意擺放、缺少必要存儲(chǔ)設(shè)備。

（二）認(rèn)識(shí)水平不足

認(rèn)識(shí)水平不足同樣屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足之一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現(xiàn)，這種情況的出現(xiàn)主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績、不能帶來實(shí)際利益，這一認(rèn)知下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現(xiàn)。

（三）人事檔案信息利用價(jià)值較弱

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案不僅僅是對(duì)信息與數(shù)據(jù)的保存，更是對(duì)人事作決策時(shí)提供參考信息的依據(jù)，能對(duì)人事檔案的信息利用率發(fā)揮出重要性決策。雖然人事檔案管理工作對(duì)外界做到嚴(yán)格的保密性，但對(duì)于信息的利用率少之又少，機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到其有效的利用效果，沒有對(duì)人事檔案進(jìn)行深入的了解，僅認(rèn)為人事檔案人員調(diào)動(dòng)與整理檔案時(shí)才有利用價(jià)值，對(duì)人事檔案的信息利用較弱。

（四）檔案管理人員不足且管理水平不高

檔案管理其實(shí)是一份極其考驗(yàn)人的耐性的工作，工作過程瑣碎，工作內(nèi)容繁多，在管理時(shí)還需要足夠的細(xì)心。同時(shí)，大部分的檔案管理工作都被認(rèn)為沒有技術(shù)含量，不需要高知識(shí)高水平的人來完成，因此一般情況下都是由單位基層員工負(fù)責(zé)。而單位的基層員工未專業(yè)學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，缺乏經(jīng)驗(yàn)提高業(yè)務(wù)水平，提高業(yè)務(wù)技能，要培養(yǎng)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，全面推進(jìn)事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展。完善檔案管理人員待遇，建立人事檔案管理人才機(jī)制。實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是必要的，管理人員的素質(zhì)水平和專業(yè)技能是決定政府機(jī)關(guān)檔案管理是否成功的關(guān)鍵。

三、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化路徑

（一）加大檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)力度

檔案管理工作的存在對(duì)于問題決策至關(guān)重要，在每一個(gè)事業(yè)單位中都應(yīng)有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業(yè)單位中珍貴歷史的載體，加大對(duì)檔案管理工作的建設(shè)力度，不僅可以記錄下事業(yè)單位在不同時(shí)期所發(fā)生的變化，還可以為今后事業(yè)單位的建設(shè)提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業(yè)單位首先應(yīng)要求相關(guān)管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識(shí)來源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴(yán)守管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案類別清晰規(guī)范，符合調(diào)閱習(xí)慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應(yīng)該做到記錄完整，字跡規(guī)范。

（二）增強(qiáng)管理層人員自身認(rèn)知能力

新時(shí)期優(yōu)化我國事業(yè)單位檔案管理工作，首先需要強(qiáng)化管理層從業(yè)人員對(duì)本職工作的認(rèn)知能力及業(yè)務(wù)能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應(yīng)加大法律法規(guī)的宣傳力度，適時(shí)舉辦專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)法規(guī)的培訓(xùn)活動(dòng)，使得管理人員清晰明確各自職責(zé)，強(qiáng)化工作責(zé)任感以及管理意識(shí)。需要注意的是，在管理層人員的培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)中可以適當(dāng)穿插檔案管理的發(fā)展歷史，向其強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，使其意識(shí)到檔案作為其他部門工作得以順利開展的基礎(chǔ)，是單位可持續(xù)發(fā)展的根基所在，從而調(diào)動(dòng)檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動(dòng)管理工作取得實(shí)質(zhì)進(jìn)步。

（三）建立健全檔案管理制度規(guī)范

“無規(guī)矩則不成方圓”，在任一單位的任何部門都需要建立完善的管理制度，檔案管理工作也不例外。首先，為了檔案管理工作更具規(guī)范性，事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)《檔案法》及其相關(guān)法律的教育指導(dǎo)力度，提高全體人員的基本法律意識(shí)，保證檔案管理工作能夠按照法律指引落實(shí)到根本。

（四）推廣現(xiàn)代化的檔案管理手段

信息技術(shù)日新月異的當(dāng)代，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該適時(shí)融入現(xiàn)代化的管理手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)之中，在進(jìn)行資源分類、整理之后，構(gòu)建出一個(gè)完整且穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省卻手續(xù)，節(jié)約時(shí)間，提高檔案使用與管理效率。

結(jié)語

要將各事業(yè)單位管理檔案的工作進(jìn)行優(yōu)化，就要在現(xiàn)代化的管理理念的指導(dǎo)下，改變以往陳舊的管理方式，實(shí)施現(xiàn)代化管理，在管理中，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和各項(xiàng)設(shè)備，打破以往制定的管理檔案的機(jī)制，建立完善有效的管理制度，才能更加符合社會(huì)發(fā)展的需求，確保檔案得到合理的保管和使用，為人們提供更加滿意的服務(wù)。