信息化建設(shè)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理

白蕾

（云南省個(gè)舊市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，云南 個(gè)舊 661000）

前言：醫(yī)院的人事檔案記錄了醫(yī)院工作人員的相關(guān)信息，包含內(nèi)容相對(duì)較多，傳統(tǒng)的人事管理已經(jīng)逐漸顯露出弊端，紙質(zhì)檔案管理混亂、信息不全面、資料丟失等等。精細(xì)化管理更加符合大數(shù)據(jù)時(shí)代，也更加符合醫(yī)院日益增加的服務(wù)項(xiàng)目以及人員流動(dòng)，提高醫(yī)院的工作效率。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

檔案是保存信息的記錄，人事檔案更是留有公司人員信息的憑據(jù)。但是現(xiàn)在大部分醫(yī)院的人事信息都是以紙質(zhì)版為主，紙質(zhì)版相對(duì)來說“缺點(diǎn)”較多，比如反應(yīng)信息相對(duì)片面，不能全面的、直觀的做比較，查找或是共享也極為不方便。醫(yī)院人事變動(dòng)相對(duì)較多，紙質(zhì)版的人事檔案需要人工處理，修改、分類、整合，消耗了大量的人力物力。尤其是醫(yī)院，一個(gè)分類多、崗位多的單位，處理起人事的問題更是麻煩，這不但要求大量的紙質(zhì)信息做基礎(chǔ)，也要求工作人員工作細(xì)心，專業(yè)性強(qiáng)。但是有些醫(yī)院對(duì)人事管理相對(duì)疏忽，相關(guān)工作人員專業(yè)性不夠，或者是非專業(yè)人員頂替工作，人事工作雖是不被人注意，但在需要時(shí)整理不當(dāng)，也會(huì)出現(xiàn)很多麻煩。所以現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理相對(duì)較松散、不專業(yè)。

二、醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化的必要性

醫(yī)院人事檔案相對(duì)復(fù)雜，管理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)狀，使得精細(xì)化管理有必要在醫(yī)院實(shí)施。

（一）有利于資源利用和提高工作效率

人事資源便于醫(yī)院及時(shí)掌握醫(yī)院人員情況，比如學(xué)歷、家庭背景、已婚未婚等等，當(dāng)醫(yī)院需要相關(guān)專項(xiàng)服務(wù)時(shí)，一張張紙質(zhì)檔案的翻閱以及一個(gè)個(gè)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)都顯得極為不方便和消耗時(shí)間。紙質(zhì)版的檔案管理相對(duì)現(xiàn)在的信息需求顯得不合效率。精細(xì)化管理大部分采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子化，這樣有很多功能，比如單項(xiàng)搜索、分類、相似的選項(xiàng)等等，大大提高了人事資源的利用，而一些相關(guān)的專業(yè)信息可以在短短幾秒內(nèi)出現(xiàn)，也提高了工作人員的工作效率，便捷而省時(shí)。

（二）應(yīng)對(duì)醫(yī)院流動(dòng)性大的要求

醫(yī)院的流動(dòng)性很大，一方面人事調(diào)動(dòng)相對(duì)頻繁，另一方面就醫(yī)人數(shù)多，醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，部門相關(guān)人員數(shù)量增加，紙質(zhì)檔案的歸置就顯得很不方便，精細(xì)化管理可以防止檔案丟失，還可以精確的使檔案到達(dá)準(zhǔn)確位置。近些年醫(yī)院也開展了其他服務(wù)項(xiàng)目，服務(wù)更加多樣化，人事信息就顯得更加復(fù)雜，數(shù)量龐大，精細(xì)化管理可以有效克服相關(guān)問題。

（三）精細(xì)化檔案管理信息量大

檔案反應(yīng)問題應(yīng)該全面，傳統(tǒng)檔案的內(nèi)容大多體現(xiàn)在員工個(gè)人問題，現(xiàn)今情況醫(yī)患關(guān)系復(fù)雜，工作量大，所以檔案的歸納中應(yīng)該加入一些跟工作相關(guān)的信息，比如技術(shù)考評(píng)，有何貢獻(xiàn)等等。如果這樣的信息采集在傳統(tǒng)檔案管理中，相對(duì)難度很大，分類挑選也很復(fù)雜，所以當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化信息管理就顯得有很大的優(yōu)越性。這樣保證醫(yī)院人才的全面考察，人員流動(dòng)相對(duì)隨意，有助于醫(yī)院合理安排人員，提高工作人員的技術(shù)水平，把員工的價(jià)值發(fā)展到最大化，也使醫(yī)院的利益最大化。

三、人事檔案管理步驟

（一）建立完整的信息庫(kù)

醫(yī)院的就醫(yī)人數(shù)逐漸增加，國(guó)家和醫(yī)院的為民政策也在逐漸完善，越來越多的工作需要在醫(yī)院落實(shí)，檔案部需要管理的信息量更加大了，科室檔案、病人檔案、人事檔案等等都?xì)w在一個(gè)部門管理，這極易造成信息管理混亂、信息丟失、信息分散等狀況，這樣的情況已經(jīng)不是很少發(fā)生。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已經(jīng)不在適用于當(dāng)今的人事管理了，在信息化如此發(fā)達(dá)的年代，建立完整的信息化管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院人員的人事進(jìn)行集中管理。數(shù)據(jù)庫(kù)是建立系統(tǒng)的核心，數(shù)據(jù)庫(kù)包含了全部的醫(yī)院人事信息，把信息根據(jù)一定的條件分類，形成固定的儲(chǔ)存空間，在儲(chǔ)存空間中也要進(jìn)行一定的分類，分類的依據(jù)按照醫(yī)院的需求，比如日期、格式等等，根據(jù)每種分類管理，有效直觀的可以反應(yīng)出相關(guān)信息。精細(xì)化管理中重要的不同就是功能，醫(yī)院對(duì)人員的基本信息進(jìn)行錄入之后，可以通過搜索功能找出想要的信息。也可以通過統(tǒng)計(jì)功能進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計(jì)工作，可以統(tǒng)計(jì)人員數(shù)量，統(tǒng)計(jì)等級(jí)人數(shù)等等，沒有漏洞，促進(jìn)人力資源管理和利用水平的提升。

（二）建立相關(guān)的管理制度

信息庫(kù)的建立方便了很多的檔案管理工作，但是同樣需要完善的規(guī)章制度，制度要結(jié)合當(dāng)今時(shí)代的步伐，迎合信息化的要求，和信息庫(kù)完美配合，使管理工作事半功倍。首先，應(yīng)該要對(duì)檔案信息管理制度進(jìn)行完善，在醫(yī)院檔案管理部門要逐漸推行信息化工作模式，在對(duì)當(dāng)前醫(yī)院在職工作人員的基本信息進(jìn)行整理的時(shí)候可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，檔案管理人員要學(xué)會(huì)盡快接觸各種信息系統(tǒng)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的歸納、整理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，對(duì)人事檔案管理過程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)。再次，要對(duì)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和管理進(jìn)行完善，主要是相關(guān)硬件和軟件設(shè)施的管理，比如計(jì)算機(jī)的管理、軟件系統(tǒng)的管理等等，這些都是建立信息庫(kù)的基礎(chǔ)，沒有這些基礎(chǔ)設(shè)施不會(huì)有完整信息庫(kù)的存在，軟件和硬件也要根據(jù)醫(yī)院的要求了配置，相關(guān)管理制度也要根據(jù)醫(yī)院的情況而定，方便而快捷的信息庫(kù)管理制度才是最好的。在建設(shè)中也要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，硬件設(shè)施和軟件都需要一定的資金和人員的支持，精細(xì)化管理雖然有很多好處，但是也要付出一定的成本。

結(jié)束語(yǔ)：醫(yī)院人事管理確實(shí)應(yīng)當(dāng)走向信息化，精細(xì)化的管理既方便了醫(yī)院的人才把握，也有利于人員流動(dòng)性的增加。在建設(shè)相關(guān)精細(xì)化管理的過程中，信息庫(kù)以相關(guān)制度的建設(shè)最為重要，信息庫(kù)包含了所有的信息資源，相關(guān)制度是精細(xì)化人事管理的重要保障，兩者缺一不可，時(shí)代的進(jìn)步一定伴隨著相關(guān)行業(yè)的改變，更加有利于事業(yè)的發(fā)展。