提升辦公室精細化管理水平的思考

周霞

（貴州開磷總醫(yī)院，貴州 貴陽 550000）

在機關(guān)企事業(yè)單位組織機構(gòu)體系中，辦公室工作一般囊括了人事、財務(wù)、后勤保障等行政事務(wù)，在有些單位直接稱作行政辦公室。辦公室工作非常紛繁復(fù)雜，具有很強的服務(wù)性、時效性，對工作人員的文字寫作水平，溝通協(xié)調(diào)能力，辦公自動化技術(shù)都有相當(dāng)高的要求。責(zé)任重于泰山，細節(jié)決定成敗，辦公室管理工作事無巨細，在實際實踐中必須引入精細化管理理念，將具體工作做得好、做得精才能有力推動所屬機構(gòu)整體的正常運轉(zhuǎn)和順利發(fā)展。

一、辦公室精細化管理主要針對的問題

（一）責(zé)任劃分不清的問題

辦公室的工作錯綜復(fù)雜，需要每個工作人員的通力合作，但如果責(zé)任劃分不清晰，環(huán)節(jié)細節(jié)落實得不到位，常會引起工作人員的怠慢甚至逃避，影響工作進度甚至出現(xiàn)失誤，使工作陷于無人承擔(dān)責(zé)任、相互推諉的尷尬境地。精細化管理就是要厘清辦公室每個工作人員的職責(zé)，精確傳導(dǎo)壓力，明確分工、把控環(huán)節(jié)規(guī)范，確保各項工作每個細節(jié)責(zé)任到人，不落到地上。

（二）交叉疏漏的問題

辦公室許多工作需要各部門的相互配合，避免不了與各部門科室的工作人員打交道，工作中的交叉和銜接是問題出現(xiàn)的高發(fā)地帶，一項工作都經(jīng)過了幾個人的手，在分工合作的過程中每一部分都完成到了哪種程度，理清楚這些狀況時往往會發(fā)現(xiàn)脫節(jié)、真空管理的疏漏并不罕見。精細化管理的應(yīng)用是在細化責(zé)任分工的基礎(chǔ)上，加強協(xié)調(diào)溝通，使各部分人員密切協(xié)作，保證各部分工作環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，無縫銜接。

（三）程序繁瑣的問題

辦公室時常會接到臨時性或緊急性的工作任務(wù)，需按要求在規(guī)定的時限內(nèi)圓滿完成任務(wù)，極大的考驗著辦公室的應(yīng)變能力和工作效率。而現(xiàn)在一些事項的辦理流程依舊繁瑣冗長，影響著這些特殊任務(wù)的完成時效，還會在遇到突發(fā)事件時錯過最佳處置機會。因此在精細化管理的開展中特別需要將這方面的問題考慮進來，簡化流程，提高辦事效率。

二、提升辦公室精細化管理水平的有效舉措

（一）提高認識，強化細節(jié)規(guī)范

要提高對細節(jié)規(guī)范的重視程度，通過組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)和加強日常監(jiān)督，培養(yǎng)和鍛煉辦公室工作人員的細節(jié)意識，要求他們在工作中必須注重細節(jié)，把控好從政務(wù)服務(wù)到事務(wù)管理、從外部協(xié)調(diào)到內(nèi)部運轉(zhuǎn)中的每一個細節(jié)的處理。例如在文件的交辦流程上，利用無紙化辦公系統(tǒng)平臺，辦公室文秘人員將領(lǐng)導(dǎo)批示的電子文件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門、科室辦理，應(yīng)利用截屏等方式保存好平臺上的收發(fā)時間、收件人及回復(fù)信息等記錄，并及時追蹤辦理進度，提醒辦理期限直至辦理完結(jié)，最后收齊相關(guān)所有佐證材料，整理存檔。這其中流程并不復(fù)雜，但每次與其他部門的銜接都是細節(jié)處理的關(guān)鍵節(jié)點，必須以高度負責(zé)的態(tài)度，用有力的溝通完成督辦，保存好確認依據(jù)，防范僥幸心理，把工作做得更精細，提高工作完成度。

（二）完善制度，夯實管理基礎(chǔ)

辦公室的所有工作都是以相關(guān)制度規(guī)范為藍本的，提高精細化的管理水平也必須在制度規(guī)范上下功夫，要根據(jù)單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，結(jié)合當(dāng)前大的發(fā)展形勢，對辦公室工作辦文、辦會、辦事等規(guī)章制度進行理順、完善，去掉不再涉及的條目規(guī)章，補充新倡導(dǎo)的要求規(guī)范，修改過時、過氣不符合工作需要和時代發(fā)展的規(guī)定制度。讓制度作為管理的基礎(chǔ)先行精益求精，再來準確指導(dǎo)工作。

（三）精簡流程，優(yōu)化程序標(biāo)準

2018年政務(wù)服務(wù)“最多跑一次”的推行收到了良好成效，這為今天我們辦公室精細化管理工作的優(yōu)化提供了優(yōu)秀借鑒。以之為參考，按照精簡高效的原則，我們應(yīng)當(dāng)在公文流轉(zhuǎn)、會議經(jīng)辦、督察督辦等事項的流程上壓縮步驟、簡化手續(xù)，但重要依據(jù)審核程序必須精準。同時應(yīng)建立特事特辦通道，允許在遇到特殊情況時能夠統(tǒng)籌時間，先依照關(guān)鍵依據(jù)辦理，后補齊程序，以確保在接到緊急任務(wù)時能夠從容應(yīng)對，保證時間和效率。

（四）定位職責(zé)，提高辦事效率

要明確劃分每個人的職責(zé)分工，在每一項工作中層層分解，精準落實。要求工作人員必須明確自身責(zé)任定位，在工作中從自身崗位和職責(zé)出發(fā)，全力完成自己應(yīng)做好的一部分工作，并為其結(jié)果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。將督辦考核制度貫徹落實到底，對辦公室工作人員加大監(jiān)督指導(dǎo)和考核力度，加強對個人平時的出勤、工作態(tài)度、交辦事項完結(jié)情況等表現(xiàn)的核查，將不守紀律、不負責(zé)任等不良現(xiàn)象嚴格納入考核評價體系，給每一個辦公室工作人員以責(zé)任壓力，形成高效、穩(wěn)妥的辦公室管理機制，同時樹立嚴謹、擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

三、辦公室精細化管理工作展望

當(dāng)前我國各行業(yè)發(fā)展任務(wù)都轉(zhuǎn)入到高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)中來，追求質(zhì)的提高離不開量的積累，精細化的管理模式在穩(wěn)定行業(yè)運轉(zhuǎn)的同時也在不斷為其質(zhì)量飛躍從細微之處積蓄力量。辦公室工作的精細化管理正從點滴細節(jié)改善著整體的狀態(tài)和效率。在如今改革遍地開花，不斷深入的大形勢下，辦公室行政工作要適應(yīng)形勢，促進所屬行業(yè)的高水平發(fā)展，還是要從精細化管理著手來開發(fā)細節(jié)上的可控點和發(fā)展點，勇于迎難而上，不斷更新觀念，開拓創(chuàng)新門路，順應(yīng)時代發(fā)展規(guī)律，抓住細節(jié)機遇，把握好以小見大，星火燎原的力量，為促進所在部門行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提高效率、做好服務(wù)、不斷注入新的活力和能量。

結(jié)束語：

辦公室管理工作統(tǒng)籌全面服務(wù)四方，需要將精細化的管理手段更好的應(yīng)用到其中，保證其以良好的運行狀態(tài)和工作效率對上為行業(yè)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策提供助力服務(wù)，對內(nèi)為確保各方面工作秩序提供協(xié)調(diào)支撐。對于精細化管理的思考應(yīng)在認清當(dāng)前社會發(fā)展規(guī)律、探索改革新形勢中不斷加深，強化貫徹執(zhí)行，以自身發(fā)展帶動行政管理事業(yè)的進步和興盛。