高校的檔案管理工作的制度化與體系化建設趨勢

詹鵬

（安徽省安慶職業(yè)技術學院，安徽 安慶 246003）

一般來說，高校在發(fā)展的過程中都離不開該校的檔案管理所起到的作用，學校檔案管理工作開展得順利與否直接關系到該校的發(fā)展前景，因此，高校的檔案管理工作的制度化與體系化建設勢在必行。

一、當前高校檔案管理中存在的問題

高校檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。當前高校檔案管理中存在嚴重的問題，這些問題嚴重制約著高校檔案管理的質量與水平，同時也影響著高校檔案管理作用及功能發(fā)揮。

（一）缺乏對檔案管理的重視。

檔案管理雖然是高校日常管理工作的重點內容，但長期以來，高校領導干部對檔案管理的重視程度不夠。一方面，高校檔案管理工作明顯滯后于高校其他工作，高校領導干部并沒有針對高校的特點及特色開展針對性的檔案管理工作，這就使得高校檔案管理質量低下，更別提質量保障體系。另一方面，在高校檔案管理中，存在著人員緊缺，一人身兼數職的問題，這使得檔案管理人員無暇抽身來從事專業(yè)化的檔案管理工作，一些重要的信息未能及時地準確地輸入檔案數據庫，這就影響后續(xù)的檔案管理。

（二）檔案信息化程度較低。

隨著信息技術的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作越來越注重信息化的建設，一些高校組建了檔案信息數據庫，一改過去繁瑣的文案管理的方式。但從總體來看，高校檔案管理的信息化程度仍比較低，高校檔案信息數據庫的建設規(guī)模仍比較低，同時一些已經建立起來的數據庫，無法全方位地體現(xiàn)當前形勢下高校發(fā)展及教學管理工作中存在的信息及內容。此外，作為高校檔案管理的重要組成部分，高校學生的個人檔案意識淡薄，沒有有效地發(fā)揮好檔案在就業(yè)中的重要作用。

二、高校檔案管理質量保障體系的建設

高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，更是高校發(fā)展及教學管理的基礎。針對當前高校檔案管理中存在的問題，為了凸顯高校檔案管理的功能及價值，應該針對高校檔案管理中凸顯的薄弱環(huán)節(jié)，運用科學有效的質量保障體系，從而提升高校檔案管理的水平與質量。

（一）不斷完善檔案管理體制。

在高校檔案管理的過程中，科學的檔案管理體制是高校檔案管理工作的基礎，更是高校檔案管理工作開展的前提。首先，不斷完善高校檔案管理的各項制度，建立檔案審查制度，完善檔案歸檔審查機制和借卷登記審批制度。通過完善的檔案管理制度，來提升高校檔案管理的質量及安全，強化高校檔案管理的效率，優(yōu)化高校檔案管理的整體效益。其次，成立專門化的檔案管理領導小組。當前高校檔案管理中，高校領導干部對檔案管理重視程度不夠，缺乏檔案管理意識，使得高校檔案管理水平較低。鑒于此，在高校檔案管理中，應該構建完善的檔案管理領導小組，明確各自的職責，提升高校檔案管理的效益，進而保障高校檔案管理的質量。此外，在檔案管理中，還應該制定檔案管理的監(jiān)督機制。完善的監(jiān)督保障機制，是提升高校檔案管理質量的重要保障。高校應該成立監(jiān)督小組，制定監(jiān)督機制，確保高校信息的及時而準確地錄入。最后，制定科學的檔案管理保密制度。高校檔案管理中涉及諸多的隱私，這些隱私如果得不到保障，那么高校檔案管理的安全性將得到侵犯。

（二）不斷推動高校檔案的信息化建設。

在高校檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法，容易耗費大量的人力和物力，同時也容易增加檔案信息分析與整理的差錯性，難以提升檔案管理的質量。因此，為構建檔案管理的質量保障體系，必須注重檔案管理的信息化進程，有效推動檔案管理的數據庫建設。首先，將檔案管理的信息化建設擺在重要的位置，并構建完善的預算管理制度，從而保障充足的資金來推進檔案的信息化進程。在高校檔案的管理中，信息化建設需要投入大量的資金，因此必須加強預算管理，通過檔案管理的信息化來推動檔案管理的質量與安全。其次，構建完善的人才培訓及引進制度，推動高校檔案管理工作的高效與規(guī)范。高校檔案信息化及數據庫建設，需要專業(yè)人才來針對檔案管理系統(tǒng)進行維護與管理。因此，高校必須加強檔案管理人才的培養(yǎng)，加強培訓力度，同時引入計算機專業(yè)的高素質人才，整體提升高校檔案管理的質量。再次，建立檔案管理人員的激勵制度。由于高校管理工作中缺乏對檔案管理的重視，導致相關管理人員工作積極性不夠，在日常的管理工作中不主動，大大的降低了檔案管理為高校建設發(fā)展服務的作用。因此，建立檔案管理工作的獎懲制度勢在必行，通過職稱、評優(yōu)等方式提高檔案工作人員的積極性，加大對檔案管理工組的獎懲力度，從而提高檔案管理工作的質量。最后，加強檔案管理的檢索及標注。檔案不是塵封不動的東西，而應該充分發(fā)揮檔案信息的指導作用。因此，檔案信息化建設的過程中，應該對以往的紙質檔案進行電子錄入，同時完善檔案的目錄及檢索功能，以便于檔案的及時取閱。此外，為了強化檔案的安全性，應該在檢索及調閱的過程中，設置電子密令。

三、加強檔案信息的深入挖掘

在高校檔案管理的過程中，強化檔案管理的質量，還必須充分挖掘檔案管理的力度，不斷深入地開發(fā)與利用檔案信息，只有這樣才能提升人們對檔案信息重要性的認知，也才能保障檔案管理的質量。首先，加強檔案的分類與規(guī)劃。根據檔案的內容及性質的區(qū)別，將不同的檔案劃分為不同的種類，以便于人們在取閱檔案的過程中，增加檔案的利用率。其次，在高校檔案管理的過程中，還應該注重對檔案信息的修復及補充完善。一些過往的檔案信息在收集與整理的過程中，可能存在破損或殘缺，如果對這些內容不加以補充就盲目地錄入，那么檔案管理的質量將無從談起。因此，必須注重完善和補充檔案內容，對檔案進行重新理清和清查。最后，轉變檔案管理觀念，逐步建立起覆蓋全校科研和教學改革、全體師生的檔案資源體系。此外，在高校檔案管理的過程中，還必須有效地提升高校學生的檔案管理意識，使得他們注重保護自身的檔案。

綜上所述，檔案管理是高校管理的重要基礎和組成部分，其工作質量直接影響著高校的人才培養(yǎng)、科學研究和黨政管理，是衡量一個高校教學、科研和管理水平的重要標志之一，對高校的可持續(xù)健康發(fā)展有著十分重要的作用。