精益管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

鄒萍萍

[摘要] 在醫(yī)院的管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分，隨著醫(yī)療水平的提高，人們逐漸意識(shí)到檔案管理在醫(yī)療管理中的位置，并且逐步加大了管理力度，傳統(tǒng)的管理模式顯然不足以滿足現(xiàn)在的醫(yī)療管理，所以推出了一種新型的管理模式，即精益管理，精益管理可提高工作效率，降低管理成本，工作效果良好。該文從醫(yī)院檔案管理以及精益管理的應(yīng)用等方面進(jìn)行分析，以期為未來(lái)醫(yī)院檔案管理提供一些建議和意見(jiàn)。

[關(guān)鍵詞] 精益管理;醫(yī)院;檔案管理;醫(yī)院管理

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）10（b）-0099-02

Application of Lean Management in Hospital Archives Management

ZOU Ping-ping

Party Work Department， Rizhao City Chinese Medicine Hospital， Rizhao， Shandong Province， 276800 China

[Abstract] In the management of hospitals， file management is a very important part. With the improvement of medical level， people gradually realize the position of file management in medical management， and gradually increase the management intensity， traditional management mode. Obviously not enough to meet the current medical management， so a new management model， namely lean management， lean management can improve work efficiency， reduce management costs， and work well. The article analyzes the management of hospital files and the application of lean management， in order to provide some suggestions and opinions for future hospital file management.

[Key words] Lean management; Hospital; File management; Hospital management

檔案管理是醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，他記錄著醫(yī)院的日常工作事務(wù)以及醫(yī)院的發(fā)展歷程，可以為科研、診療及教學(xué)等活動(dòng)提供一些參考資料，同時(shí)還能夠?yàn)榛颊呒皬V大群眾提供就醫(yī)的文本資料和膠片資料等，能夠促進(jìn)醫(yī)生及患者的交流與溝通，增強(qiáng)廣大群眾對(duì)醫(yī)院的信任度，樹(shù)立醫(yī)院良好的形象，具有重要的保存價(jià)值[1]。精益管理可提高工作效率，降低成本，還能夠有效的保護(hù)患者的隱私，是一種非常好的管理方式，該文主要講述精益管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

1 ?精益管理的概況以及醫(yī)院檔案管理的重要性

對(duì)于精益管理來(lái)說(shuō)，是借鑒日本豐田汽車公司的精益生產(chǎn)理念而延伸出來(lái)的管理模式。精益管理的核心思想是生產(chǎn)者站在客戶的角度上進(jìn)行思考，并減少生產(chǎn)過(guò)程中不必要的活動(dòng)，從而有效提高生產(chǎn)的效率[2]。

檔案管理是醫(yī)院管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也屬于同外界溝通、維護(hù)自身利益的一個(gè)元素。醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量直接影響到醫(yī)院工作能否順利進(jìn)行與否[3]。

2 ?醫(yī)院檔案管理中的現(xiàn)狀

目前，許多醫(yī)院都不夠重視檔案管理工作，再加上管理體制并不健全，只是在檔案管理中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，具體為如下。

2.1 ?醫(yī)院檔案管理內(nèi)容不清晰，管理范圍不明確

隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也發(fā)生了很大的改變，如已經(jīng)從傳統(tǒng)的文書(shū)檔案發(fā)展到現(xiàn)在的科研檔案，但是檔案管理員對(duì)檔案的管理內(nèi)容卻沒(méi)有一定的區(qū)分，導(dǎo)致在檔案的歸納中出現(xiàn)了很多的遺漏[4]。

2.2 ?醫(yī)院檔案管理制度不完善，信息收集不夠完整

目前在我國(guó)，很多醫(yī)院在檔案管理這一方面都沒(méi)有一個(gè)完善的管理制度，致使檔案管理比較混亂，在一定程度上增加了醫(yī)療活動(dòng)以及醫(yī)學(xué)研究的難度，阻礙了醫(yī)院的日常工作，影響到醫(yī)療水平以及管理水平，而且會(huì)導(dǎo)致了很多工作人員的懈怠，因此對(duì)于檔案信息的收集就不夠完善，造成很多的檔案混亂甚至是遺失，這一現(xiàn)象會(huì)加大管理成本，降低工作效率，同時(shí)也影響醫(yī)院的整體形象。

2.3 ?檔案管理人員的管理水平差，業(yè)務(wù)能力不高

目前很多醫(yī)院對(duì)檔案管理并不重視，任用檔案管理人員的要求不高，并且提供的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)也比較少，也未開(kāi)展系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，很多的檔案管理人員的管理水平還停留在以往的經(jīng)驗(yàn)上。而且，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及模式，致使醫(yī)院檔案管理比較混亂，內(nèi)容雜亂寬泛，檔案管理隨意、粗放。同時(shí)管理人員未指定相關(guān)的章程，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容主次不分、形式雜亂，很難進(jìn)行檔案統(tǒng)一的立卷、歸檔。相關(guān)人員未約束檔案管理，致使檔案的應(yīng)用、整合等不合理，無(wú)法充分發(fā)揮醫(yī)院檔案應(yīng)發(fā)揮的作用，影響到醫(yī)療工作和科研工作。

2.4 ?檔案管理較分散，不利于檔案的安全和完整

很多醫(yī)院的每個(gè)科室的檔案分散管理，各個(gè)科室有各個(gè)科室的保管人員，這就造成了人力、物力、及空間上的一個(gè)浪費(fèi)，并且不利于檔案的完整及安全。相關(guān)人員對(duì)信息管理管理并不重視，致使檔案管理中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題[5]。

3 ?醫(yī)院檔案管理工作中精益管理的實(shí)際應(yīng)用

3.1 ?在歸檔范圍內(nèi)精益管理的應(yīng)用

對(duì)于精益管理來(lái)說(shuō)，是追求精益求精、持續(xù)改進(jìn)，核心思想是經(jīng)過(guò)強(qiáng)化管理創(chuàng)造更大價(jià)值、盡可能消除浪費(fèi)。在檔案管理中運(yùn)用IS09000質(zhì)量管理體系，有效明確目的，建立規(guī)章制度，并確定歸檔標(biāo)準(zhǔn)和范圍、歸檔方法和歸檔要求，確保檔案的完整性、原始性，充分落實(shí)各項(xiàng)管理措施，確保檔案資料科學(xué)規(guī)范、完整標(biāo)準(zhǔn)。在檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)中，精益管理強(qiáng)調(diào)提高文件材料安全以及質(zhì)量，相關(guān)人員抱有檔案工作無(wú)小事思想，體現(xiàn)精益管理的細(xì)化、精心、精品、精細(xì)、細(xì)致和細(xì)節(jié)，從檔案管理工作點(diǎn)滴做起。增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案的價(jià)值和檔案帶來(lái)的效益（社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益），從而自覺(jué)參與到檔案管理工作中，重視檔案管理，注意保存、收集各種資料并移交到中心檔案室[6]。檔案室的工作人員要緊跟時(shí)代節(jié)拍，及時(shí)改變過(guò)去的工作模式，積極開(kāi)拓進(jìn)取，同各部門(mén)主動(dòng)協(xié)調(diào)，按檔案管理要求蹤重點(diǎn)項(xiàng)目開(kāi)展，有效收集檔案材料，避免重要的資料遺漏丟失。鼓勵(lì)利于保護(hù)檔案的行為，控制管理檔案的收集、歸檔等安全意識(shí)，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，并制定保密制度和工作崗位責(zé)任制。構(gòu)建檔案信息安全保障的體系，建立院內(nèi)局域網(wǎng)，經(jīng)計(jì)算機(jī)收集、整理檔案，完善檔案?jìng)鬟f，保障檔案安全的同時(shí)，提高收集、管理檔案的速度。

3.2 ?在管理制度建設(shè)中精益管理的應(yīng)用

要想使醫(yī)院檔案管理的效率提高，就要制定合理、完善的醫(yī)院檔案管理制度。為適應(yīng)醫(yī)院目前的發(fā)展需求，就要對(duì)檔案管理制度的建設(shè)給予足夠的重視。在醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)中，精益管理可提高檔案管理的效率，提高醫(yī)院的整體水平。集中統(tǒng)一的管理各科室、各類的檔案材料，并納入考核范圍，檔案管理同醫(yī)療業(yè)務(wù)共同進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，使醫(yī)療水平和檔案管理同步發(fā)展[7-8]。

3.3 ?檔案管理相關(guān)人員的要求

相關(guān)人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，從而提高其依法歸檔的自覺(jué)性。要大力宣傳檔案管理工作，使各級(jí)人員都意識(shí)到檔案的重要性，了解檔案同自身日常工作息息相關(guān)，從而更好地配合、支持檔案的管理工作，全員形成檔案意識(shí)格局。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高其素質(zhì)。

4 ?小結(jié)

在醫(yī)院檔案的管理中，融入精益管理理念，并且合理的運(yùn)用精益管理理念，時(shí)醫(yī)院檔案的管理水平提高，并且在提高檔案管理效率的同時(shí)，還會(huì)使檔案管理質(zhì)量提高，盡可能的降低檔案管理的難度，從而為醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)以及研究工作等帶來(lái)便利。而且還可保證醫(yī)院檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都做到精細(xì)化，避免出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，在保證患者和醫(yī)院雙重利益的同時(shí)，提高醫(yī)院醫(yī)療、管理的整體水平，促進(jìn)醫(yī)院綠色健康的發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1] ?成艷.醫(yī)院檔案管理中精益管理的探討[J].管理觀察，2019， 25（1）：179-180.

[2] ?李宏琛.傅斯年檔案學(xué)思想的現(xiàn)實(shí)價(jià)值—以醫(yī)院設(shè)備檔案精益化管理為視角[J].檔案時(shí)空，2018，30（9）：42-43.

[3] ?馬博.淺談醫(yī)院檔案管理中精益管理的應(yīng)用[J].才智，2018， 24（4）：238.

[4] ?朱華英.淺談醫(yī)院檔案管理中精益管理的應(yīng)用[J].卷宗，2017， 17（36）：3.

[5] ?李世鋒.醫(yī)院檔案管理中精益管理的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，20（19）：122.

[6] ?鄒曉春.醫(yī)院檔案管理工作中精益管理模式的引用[J].赤子，2018，26（10）：183.

[7] ?劉茵.醫(yī)院檔案管理中精益管理理念的整合及意義探尋[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，30（23）：125.

[8] ?杜青.醫(yī)院檔案管理工作中精益管理理念的介入[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017，20（2）.

（收稿日期：2019-07-13）