高校檔案數(shù)字化管理的問題與措施探析

文/尹小莉

高校檔案數(shù)字化管理，是順應(yīng)時代發(fā)展要求，提升高校管理水平的需要。數(shù)字化管理模式的合理應(yīng)用，不僅可以有效地完善高校檔案管理工作，還能夠節(jié)約大量的人力資源，符合綠色發(fā)展理念。因此，相關(guān)技術(shù)人員和管理人員必須認(rèn)清形勢，及時解決該技術(shù)在應(yīng)用中存在的問題，積極主動地推動高校檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

一、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

高校檔案數(shù)字化管理這一模式的應(yīng)用，相對于傳統(tǒng)高校檔案管理模式，主要有以下三大優(yōu)勢。

1.節(jié)約人力物力和存儲空間

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式下，檔案的整理工作僅憑人力完成，工作量非常大，而且具有一定的復(fù)雜性，需要消耗大量的人力和時間，檔案整理完成后也需要較大的存儲空間進(jìn)行存放。檔案利用者在對檔案進(jìn)行查閱的時候，則需要用紙質(zhì)版逐級申請審批，然后手動翻閱，最后管理人員還需要對檔案的位置進(jìn)行還原。這種情況下，很容易造成人力、物力和存儲空間的浪費(fèi)。而數(shù)字化管理模式下，管理人員對檔案進(jìn)行電子存檔，存檔工作完成后，不再需要重復(fù)整理。檔案利用者查閱時，按照電子檔案分級管理的限制，在自己允許的范圍內(nèi)查閱，也不再受時間和空間的限制。對于管理人員來說，只要做到檔案數(shù)據(jù)信息一次性完整錄入，就可重復(fù)利用，實現(xiàn)了檔案資源共享。可見，高校檔案數(shù)字化管理，符合我國目前堅持的綠色發(fā)展理念，是值得且必須推行的檔案管理模式。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，"互聯(lián)網(wǎng)+"大數(shù)據(jù)時代的到來，各行各業(yè)的發(fā)展都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校檔案管理也不例外。本文主要探討了如何將數(shù)字化管理技術(shù)運(yùn)用于高校檔案管理之中的問題，通過分析高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和存在的主要問題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施、辦法供大家參考借鑒

2.有利于保障檔案的原始性、完整性和安全性

紙質(zhì)檔案不僅容易因管理者的失誤而出現(xiàn)誤差，還可能隨著時間的流逝，出現(xiàn)損壞、丟失或更糟糕的毀滅性破壞等狀況，如果沒有及時進(jìn)行備份，就會對檔案管理工作造成負(fù)面影響。數(shù)字化管理模式下，檔案的原始性、完整性和安全性都可以得到有效的保障，這一優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案管理模式無法相比的。由此可知，為避免檔案損壞、丟失或出現(xiàn)安全問題，高校檔案數(shù)字化管理勢在必行。

3.有助于檔案信息的開發(fā)利用

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案利用者想要查閱檔案，不僅受時間和空間的限制，而且查找過程復(fù)雜，還只能針對單一目標(biāo)，很難全面地了解想得到的信息。數(shù)字化管理模式下，檔案利用者只需要在指定網(wǎng)站或軟件平臺進(jìn)行檢索，就能夠在快速查找到所需檔案的同時，順著一條線索就能找到所有相關(guān)資料。這樣更有利于檔案利用者對檔案進(jìn)行深入了解，滿足其深層次需要。在高校檔案內(nèi)容、種類繁雜的情況下，數(shù)字化管理對檔案信息的開發(fā)利用同樣是有著不可取代的優(yōu)勢。

二、高校檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.數(shù)據(jù)信息來源復(fù)雜

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案數(shù)字化管理雖然能夠保障檔案的完整性、原始性和安全性等，但是在對檔案進(jìn)行電子存檔和信息采集的過程中，可能會出現(xiàn)不同來源、不同形式、不同存儲方式的數(shù)據(jù)，甚至?xí)v史檔案進(jìn)行還原。在這種情況下，檔案數(shù)據(jù)信息就會格外龐大，其存儲和整理的過程，將會是一項長期且復(fù)雜的工作。既是檔案管理人員面臨的巨大挑戰(zhàn)，也是檔案利用者在對檔案進(jìn)行檢索時，會受到很多無關(guān)信息的干擾。如果這一問題得不到妥善處理，不僅無法提高檔案管理工作的效率，方便檔案利用者對檔案進(jìn)行查閱，還可能事與愿違，浪費(fèi)更多的人力和時間。

2.缺乏技術(shù)保障，存在信息安全隱患

高校檔案數(shù)字化管理，是科技高速發(fā)展的產(chǎn)物，其應(yīng)用需要較強(qiáng)的技術(shù)支持，例如檔案云存儲平臺的搭建，檔案電子存儲過程中的數(shù)據(jù)采集和處理工作等，都需要專業(yè)人才。但是，很多高校的檔案管理人員，學(xué)歷水平雖高，但專業(yè)能力較差，導(dǎo)致了數(shù)字化管理模式缺乏技術(shù)支持，不僅優(yōu)越性得不到充分發(fā)揮，還對檔案管理工作的順利開展造成了一些阻礙作用。

另外，高校檔案數(shù)字化管理，所有信息都以電子形式進(jìn)行存檔，網(wǎng)絡(luò)上本就魚龍混雜，很容易出現(xiàn)學(xué)生信息被盜取等現(xiàn)象，部分高校檔案管理人員還缺乏信息安全意識，不重視對涉密檔案信息的保護(hù)，導(dǎo)致了信息安全存在一定的隱患。

3.缺乏檔案數(shù)字化專業(yè)人才

除了各方面的客觀原因之外，高校檔案數(shù)字化管理還存在一個非常主觀的問題，那就是缺乏檔案數(shù)字化人才。目前高校都在積極地運(yùn)用數(shù)字化管理，但在數(shù)字化應(yīng)用上的難度較大。因為檔案數(shù)字化開展和管理的主體依舊是人，這就意味著，相關(guān)管理人員必須脫離自己熟悉的管理模式，學(xué)習(xí)全新的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識。然而，一部分高校檔案管理人員，雖然傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富，但因為年齡偏大，一是難以接受自己熟悉的東西被取代的現(xiàn)實，二是不能高度意識到數(shù)字化管理的重要意義和必要性，主動學(xué)習(xí)新技術(shù)的積極性不高，這樣勢必延緩數(shù)字化管理的進(jìn)度。

高校檔案數(shù)字化管理，是一門對專業(yè)性要求較高的管理模式，不僅需要掌握相關(guān)數(shù)字化專業(yè)技術(shù)知識，還需要管理者擁有較為豐富的管理經(jīng)驗，否則無法應(yīng)對這一管理模式下出現(xiàn)的各種檔案狀況，面對龐大冗余的數(shù)據(jù)，也難以做出正確的分類和取舍。因此，在選擇數(shù)字化管理人員的時候，需要選擇具有豐富的管理經(jīng)驗和能熟練掌握專業(yè)技術(shù)的人員，這樣的人才非常稀少。如果這一問題得到有效解決，高校檔案數(shù)字化管理將上升一個新的臺階。

三、高校檔案數(shù)字化管理的有效措施

1.完善檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

沒有規(guī)矩，不成方圓，想要高效地推進(jìn)高校檔案數(shù)字化管理，并充分發(fā)揮該管理模式的優(yōu)越性，首先高校內(nèi)部要完善相關(guān)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，對存儲檔案的時間跨度、格式、存儲方式等，進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，并明確規(guī)定檔案的來源渠道，避免檔案過于繁雜，不便查閱等問題。只有出臺具體明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)技術(shù)人員才能在確保管理質(zhì)量的前提下，快速高效地完成檔案數(shù)字化管理工作。

2.施行外包模式，解決短期難題

明確檔案管理規(guī)范后，數(shù)字化工作如果立即由高校檔案館自己承擔(dān)，將存在很大的局限性，例如專業(yè)的技術(shù)支持、先進(jìn)的硬件設(shè)備、足夠的工作人員等等。針對這些問題，高?？梢詫?shù)字化工作外包，將任務(wù)交由專業(yè)團(tuán)隊，這樣不僅可以快速解決技術(shù)性難題，保障管理水平和質(zhì)量，還能夠有效降低成本，這是短時期內(nèi)的最優(yōu)選擇。

3.培養(yǎng)相關(guān)人才，組建專業(yè)團(tuán)隊

不過，外包模式并非長久之計，想要真正落實高校檔案數(shù)字化管理，還需要注重人才培養(yǎng)，組建專業(yè)管理團(tuán)隊。鑒于高校檔案數(shù)字化管理工作和所需人才的特殊性，在組建團(tuán)隊的時候，必須注重以下三點。

第一，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理知識的宣傳，讓檔案管理人員意識到檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。并通過開展宣傳、培訓(xùn)的方式，讓高校檔案管理人員真正了解檔案數(shù)字化管理的相關(guān)知識、先進(jìn)性以及實施的必要性，這樣才能夠讓他們放下成見，欣然接受，并運(yùn)用其先進(jìn)的管理經(jīng)驗對數(shù)字化管理做出進(jìn)一步優(yōu)化。

第二，引入新鮮血液，形成鮮明對比。僅憑科普很難完全說服習(xí)慣了傳統(tǒng)管理模式的管理者，針對這一現(xiàn)象，可以通過與高校合作，或吸收國內(nèi)外先進(jìn)人才的方式，將掌握數(shù)字化管理技術(shù)的人員引入管理部門，兩種管理模式并存，用直觀的對比結(jié)果改變傳統(tǒng)管理人才的觀念，同時讓引入的人才學(xué)習(xí)更多管理經(jīng)驗，以便他們相互促進(jìn)，共同進(jìn)步。

第三，進(jìn)行合理的分工。傳統(tǒng)管理人員，雖然有豐富的管理經(jīng)驗，但是學(xué)習(xí)能力下降，很難掌握數(shù)字化管理的相關(guān)技術(shù)；新進(jìn)人才雖然專業(yè)技術(shù)過硬，但缺乏工作經(jīng)驗，無法一蹴而就，將他們?nèi)颗囵B(yǎng)成全能型人才難以一時完成。這種情況下，可以對高校檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行合理分工，讓所有管理者負(fù)責(zé)自己擅長的部分。這樣不僅可以更快推進(jìn)數(shù)字化管理工作，還可以提高工作效率和工作質(zhì)量，可謂一舉多得。

4.提高檔案管理人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)權(quán)限管理

在解決規(guī)則不明確和技術(shù)不達(dá)標(biāo)的問題之后，高校檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用，還需要重視信息安全。想要解決這一問題，不僅需要通過計算機(jī)技術(shù)優(yōu)化網(wǎng)站或軟件平臺，盡量降低信息被竊取的可能性，還要對相關(guān)工作人員的職業(yè)道德和素養(yǎng)提出更高的要求，并加強(qiáng)權(quán)限管理。例如，在管理工作中，可以對檔案管理權(quán)限進(jìn)行分級，并讓各部門相互牽制，以免因個人行為造成不必要的損失。同時，還需要加強(qiáng)工作人員的信息安全意識，明確對涉密文件的定義和處理方式，并要求他們嚴(yán)格執(zhí)行。

總而言之，為了提升高校檔案數(shù)字化管理的水平和質(zhì)量，高校檔案管理人員必須努力提高自身的專業(yè)技術(shù)、專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，必須嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好高校檔案數(shù)字化管理的各項工作，針對目前高校檔案數(shù)字化管理中存在的問題，有則改之，無則加勉，切實使高校檔案數(shù)字化管理水平和質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。