檔案信息化建設(shè)在事業(yè)單位圖書資料管理中的應(yīng)用

河北省廣平縣自然資源和規(guī)劃局，河北邯鄲 057650

現(xiàn)如今，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域有所體現(xiàn)，在事業(yè)單位，圖書資料管理中也發(fā)揮著它的意義和作用。由于信息化建設(shè)的幫助，工作人員的工作效率有了進(jìn)一步的提高，圖書資料信息的安全性也得到保障，這是一種進(jìn)步的體現(xiàn)。但是，由于缺乏時(shí)間的沉淀和經(jīng)驗(yàn)，也存在著一些問(wèn)題和不足之處。在這種情形下，論述了關(guān)于圖書資料管理方面的內(nèi)容，對(duì)于存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，為圖書資料管理方面的工作作出一些貢獻(xiàn)。

1 檔案信息化在事業(yè)單位圖書資料管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案信息化利用率不高

一些事業(yè)單位并不重視圖書資料管理的工作，只是將其看成是一種負(fù)擔(dān)，所以并不了解檔案信息化管理，在事業(yè)單位圖書資料管理中的重要性。在圖書資料管理工作中，還運(yùn)用紙質(zhì)記錄的方法，認(rèn)為信息化建設(shè)管理方式?jīng)]有紙質(zhì)記錄方法實(shí)用，所以就選擇比較落后的方法，在這樣的情形下，相關(guān)的工作人員很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，很容易導(dǎo)致記錄的數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于圖書資料的管理產(chǎn)生不利的影響。無(wú)論是公司領(lǐng)導(dǎo)，還是其他員工，都對(duì)檔案信息化建設(shè)有所偏見(jiàn)。在長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展下去，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和員工就會(huì)摒棄檔案信息化建設(shè)這種方法，這不利于圖書資料管理工作的進(jìn)行，對(duì)于事業(yè)單位也會(huì)造成一定的傷害。所以要盡量抵制落后的方法，堅(jiān)持使用先進(jìn)模式，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

1.2 缺少專業(yè)的檔案信息化人員

無(wú)論從事什么類型的工作，都離不開(kāi)人們的努力和配合。如果僅僅考慮到檔案信息化建設(shè)，而不考慮工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，那么一切的努力都是無(wú)用的，根據(jù)我國(guó)目前事業(yè)單位的發(fā)展前景來(lái)看，圖書資料管理人員普遍職業(yè)素養(yǎng)較低，他們對(duì)于管理知識(shí)的了解程度比較可觀，但是對(duì)于信息設(shè)備的相關(guān)知識(shí)，還是存在一些誤區(qū)，他們跟不上信息發(fā)展的潮流，對(duì)于信息化方面的知識(shí)不太了解，對(duì)于信息系統(tǒng)的操作也需要提高，于此同時(shí)，一些工作人員在工作之前，并沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)與工作的內(nèi)容很不了解，專業(yè)知識(shí)的掌握有有所欠缺，這不利于圖書資料管理工作的發(fā)展。

1.3 信息化設(shè)備較為落后

對(duì)于任何工作來(lái)講，先進(jìn)的設(shè)備都是比較重要的，它可以減少工作人員的工作內(nèi)容，使工作人員得到一絲輕松，同時(shí)對(duì)于一些資料的儲(chǔ)存和查找也十分方便，儲(chǔ)存的資料也不擔(dān)心會(huì)有遺失的可能，所以先進(jìn)設(shè)備的使用具有積極作用。就目前而言，觀察事業(yè)單位圖書資料管理緩慢的原因是缺乏先進(jìn)的信息化設(shè)備，好多事業(yè)單位還在使用比較落后的設(shè)備，這已經(jīng)不適合新世紀(jì)的發(fā)展，破舊的設(shè)備不僅影響工作，而且還需要資金維修，圖書資料的安全也得不到保障[2]。如果遲遲不能夠更換新的高科技設(shè)備，事業(yè)單位圖書資料管理的工作也會(huì)受到影響。

2 檔案信息化建設(shè)在事業(yè)單位圖書資料管理中的應(yīng)用方法

2.1 加強(qiáng)檔案信息化管理

在一些事業(yè)單位，仍然存在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行記錄，這極大的降低了工作效率，也給工作人員增加了工作量，同時(shí)紙質(zhì)檔案不利于保存，圖書資料很容易丟失。如今信息化科技已經(jīng)進(jìn)入到不同領(lǐng)域，這為人們的生活和工作都帶來(lái)了便利。工作人員應(yīng)該利用信息設(shè)備，將圖書資料的檔案整合到電腦中，對(duì)于一些必要的文件，要注意永久性保存，將檔案內(nèi)容按照不同類別分類管理，要將這些檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，避免由于內(nèi)存或時(shí)間原因造成丟失現(xiàn)象[3]。這樣既使工作人員得到了便利，同時(shí)也可以保障檔案的信息完整，提高檔案的安全性。

2.2 提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位的人員管理問(wèn)題需要得到加強(qiáng)，由于單位領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)工作人員提出要求，一些工作人員并不了解工作精髓，只是表面敷衍，如果長(zhǎng)此以往，事業(yè)單位將不會(huì)得到發(fā)展。提高工作人員的整體素養(yǎng)，這樣才能將管理工作進(jìn)行下去。為了能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)與圖書資料管理工作結(jié)合在一起，就需要事業(yè)單位培養(yǎng)一些專業(yè)的技術(shù)性人才。在工作過(guò)程中，要對(duì)一些工作人員進(jìn)行不定期培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的專業(yè)知識(shí)和信息科技的操作，對(duì)于一些即將上崗的工作人員，更要對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，要分析他們是否適合這份工作，對(duì)于不合適的人員，就停止培訓(xùn)，停止工作，對(duì)于一些技術(shù)性人才，要提高一些工資待遇，有利于事業(yè)單位圖書資料管理工作的實(shí)施和發(fā)展。

2.3 加大對(duì)信息化設(shè)備的資金投入

由于我國(guó)事業(yè)單位信息化設(shè)備的缺失，導(dǎo)致一些工作很難進(jìn)行，其中最重要的就是圖書資料管理方面的工作，難以得到發(fā)展。圖書資料的存儲(chǔ)和總結(jié)比較繁瑣，由于圖書資料數(shù)據(jù)較大，如果按照傳統(tǒng)的管理模式，圖書資料的安全性就得不到保障，如果想找到其中的內(nèi)容，也要翻閱所有記載過(guò)的內(nèi)容，這會(huì)使工作十分繁瑣，使用落后的設(shè)備，也會(huì)出現(xiàn)一些誤差，落后的設(shè)備可能造成資料的丟失，偶爾會(huì)出現(xiàn)損壞，當(dāng)出現(xiàn)設(shè)備壞損的情況時(shí)，還要投入資金進(jìn)行檢修，這是極其不方便的。所以，要投入一些資金，購(gòu)買新的設(shè)備，新的設(shè)備有利于檔案信息化管理的順利進(jìn)行，這會(huì)提升工作人員的工作效率，既節(jié)約人力，也節(jié)約時(shí)間，有利于事業(yè)單位圖書資料管理工作的有效進(jìn)行。

3 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位方面的工作而言，它是國(guó)家比較重視的工作之一，然而事業(yè)單位圖書資料管理方面的工作得不到重視，甚至存在一些問(wèn)題和不足。所以，關(guān)于這方面的不足，還要有解決的辦法和策略，文中研究了事業(yè)單位圖書資料管理的不足，闡述了一些方法，希望可以對(duì)國(guó)家的事業(yè)單位帶來(lái)一些幫助，全面提高事業(yè)單位圖書資料管理的效率。