新時代加強檔案接收工作的實踐探析
——以浙江省檔案館為例

凌 波/浙江省檔案館

機構(gòu)改革給檔案館工作帶來了深刻的變革。檔案館作為公共服務(wù)供給主體，其肩負的為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的重大職責(zé)使命更加凸顯，如何抓住改革帶來的前所未有的發(fā)展機遇，迅速適應(yīng)新形勢對檔案館工作提出的新的更高的要求，做好機構(gòu)改革的“后半篇文章”？如何履行好新的職責(zé)，進一步體現(xiàn)“檔案工作姓黨”？近期，浙江省檔案館結(jié)合“不忘初心、牢記使命”主題教育和“‘五檔共建’再深化、改革創(chuàng)新再出發(fā)”解放思想大討論活動目標(biāo)要求，嚴(yán)格精準(zhǔn)把好檔案館進館檔案的“入口關(guān)”，并延伸服務(wù)好進館單位和查檔用戶。

1 以資源建設(shè)為核心，當(dāng)好檔案入口的“守門人”

2018年9月5日，省“兩辦”印發(fā)了《關(guān)于加快推進新時代檔案資源建設(shè)的意見》，這是我省更好地貫徹落實習(xí)近平總書記檔案工作“三個走向”根本遵循，重點推進“三個地”檔案資源建設(shè)，引導(dǎo)我們主動留存“八八戰(zhàn)略”在浙江的光輝實踐、“最多跑一次”改革的豐富實踐等檔案資源的指導(dǎo)性文件。在《意見》的總體框架下，省檔案館落實全國、全省檔案局長館長會議精神，以服務(wù)“最多跑一次”改革為重點，以機構(gòu)改革檔案工作和示范數(shù)字檔案館創(chuàng)建為牽引，嚴(yán)格按照法律法規(guī)開展檔案移交接收工作，建立健全“五項機制”，精準(zhǔn)發(fā)力，在“嚴(yán)、實、細、準(zhǔn)”上下功夫，在破難題、補短板、強弱項上下功夫，切實提高檔案依法接收服務(wù)水平，豐富館藏檔案門類，推進接收進館檔案質(zhì)量向更高水平發(fā)展。

堅持依法按標(biāo)準(zhǔn)接收，確保進館檔案齊全完整規(guī)范。接收工作是檔案館工作供應(yīng)鏈上的第一鏈，也是檔案進館后開展利用、編研、文化拓展等工作的基礎(chǔ)。為夯實這個基礎(chǔ)，省檔案館以副省級以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價為契機，組織檔案接收人員認真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，尤其是國家檔案局8號、9號、13號令等，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)開展接收指導(dǎo)，確保進館檔案齊全完整規(guī)范。

一是周密計劃精心部署，在“嚴(yán)”上下功夫，確保進館檔案數(shù)量質(zhì)量雙提高。這兩年來，省檔案館進一步完善內(nèi)部工作機制，每年適時召開檔案接收工作專班會議，根據(jù)進館單位名冊，嚴(yán)格按照接收年限，確定應(yīng)接收單位名單，逐一給接收單位發(fā)出《關(guān)于依法向省檔案館移交檔案的函》《關(guān)于對移交進館的涉密檔案進行解密審核的函》等通知文書，以便于檔案移交單位能提前統(tǒng)籌好工作，在人、財、物等方面給予保障，特別強調(diào)進館檔案的質(zhì)量，確保檔案移交接收工作能嚴(yán)格按計劃按標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成。截至今年8月底，已接收進館65家單位檔案，有350758卷、192898件、照片底片2207張、實物187件。

二是強化長效機制，在“實”上下功夫，著力解決難點堵點問題。省直單位檔案室是檔案館服務(wù)基層的主要對象，針對檔案移交接收過程中反映的“程序過繁”“多頭指導(dǎo)”等問題，省檔案局、省檔案館結(jié)合“三服務(wù)”活動，以建立有效的工作機制為抓手，著力解決難點堵點問題，建立健全了五項工作機制，即建立省直單位檔案工作協(xié)作組+指導(dǎo)組機制，對省直單位檔案工作進行全過程精準(zhǔn)指導(dǎo)；建立檔案接收專班機制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決移交接收工作中的難點堵點；建立檔案接收監(jiān)督檢查機制，依法對檔案移交接收全過程進行監(jiān)督檢查，推進省直單位檔案依法主動移交工作常態(tài)化；建立檔案接收工作首問負責(zé)制，細化了責(zé)任制，強化了責(zé)任心；建立檔案服務(wù)業(yè)監(jiān)管機制，對檔案移交單位外包的檔案業(yè)務(wù)工作進行全程監(jiān)管、精細指導(dǎo)。這些機制的建立，明確了職責(zé)邊界、精簡了接收程序、統(tǒng)一了接收指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)、強化了監(jiān)督檢查制度等，收到了實實在在的成效。

三是深入調(diào)研摸底，在“細”上下功夫，推進檔案移交接收標(biāo)準(zhǔn)精細化。根據(jù)年度檔案接收計劃，特別是在涉改單位檔案接收中，省檔案局、省檔案館整合相關(guān)處室力量組成服務(wù)指導(dǎo)組開展“集成服務(wù)”，深入各檔案移交單位進行調(diào)研，摸清摸準(zhǔn)實情，按一廳一策的要求制訂接收方案，明確接收標(biāo)準(zhǔn)，督導(dǎo)整改落實。為更好地服務(wù)各省直單位，省檔案館進一步簡化移交接收流程，把原來的13項流程簡化至現(xiàn)在的6項；細化移交接收標(biāo)準(zhǔn)，按照簡便易學(xué)易操作的原則，精細化梳理成9個方面25項內(nèi)容，更精準(zhǔn)地指導(dǎo)服務(wù)機構(gòu)按進館標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成檔案移交前的準(zhǔn)備工作。同時，檔案接收人員注重在工作中發(fā)揮“潤物細無聲”潛移默化式的幫帶作用，指導(dǎo)協(xié)助各省直單位檔案工作水平的整體提升。

四是延伸拓展服務(wù)指導(dǎo)，在“準(zhǔn)”上下功夫，推進移交接收同步精準(zhǔn)落實。省檔案館結(jié)合主題教育檢視的問題和“解放思想大討論”活動查擺的自身短板，突出檔案接收及延伸拓展工作指導(dǎo)的準(zhǔn)確性，把檔案移交接收質(zhì)量的關(guān)口前移并延伸拓展，探索性地引入檔案服務(wù)企業(yè)共同參與檔案質(zhì)量的監(jiān)督工作，從組卷整理到移交接收、從解密審核到查閱利用權(quán)限的確認等同步開展，全過程精準(zhǔn)指導(dǎo)。通過上門服務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)，精準(zhǔn)指出檔案移交前存在的問題；利用釘釘、微信和QQ等平臺實時在線遠程督導(dǎo)，實現(xiàn)線上線下一體化同步推進。目前，進館解密工作和檔案使用利用權(quán)限確認工作已在省直單位全面展開，較好地解決了后續(xù)檔案解密與利用審批的相關(guān)問題。

2 主動擔(dān)當(dāng)、積極作為，加強對涉改單位的檔案服務(wù)工作

做好黨和國家機構(gòu)改革中檔案的交接與管理，是機構(gòu)改革中的一項重要工作。為切實做好我省機構(gòu)改革中的檔案工作，確保涉改省直單位檔案安全與完整，同時加強對各市、縣（市、區(qū)）機構(gòu)改革中檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，省檔案局成立了機構(gòu)改革檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)了《關(guān)于做好機構(gòu)改革檔案工作的函》，明確提出依法依規(guī)處置檔案歸屬和流向。省檔案館認真履行機構(gòu)改革中檔案工作紀(jì)律，堅持依法指導(dǎo)機構(gòu)改革檔案移交接收工作。

一是調(diào)研實情，加強指導(dǎo)。由于涉改單位情況復(fù)雜、類型多樣，省檔案館機構(gòu)改革檔案接收工作專班按照一廳一策的原則，先期對涉改撤并單位的檔案負責(zé)人、聯(lián)系人和處置方案等事項進行確定落實；同時，實地對檔案數(shù)量、質(zhì)量、起止時間、檢索工具、全宗介紹、機構(gòu)沿革、大事記、解密鑒定情況、使用利用權(quán)限確認等20項工作進行詳細了解，掌握各涉改單位檔案的真實情況，依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，梳理出《檔案移交要求和整理標(biāo)準(zhǔn)》，用文字、表格和圖形等形式清晰表述檔案移交接收的標(biāo)準(zhǔn)流程，使檔案實操人員看得懂、記得住、用得準(zhǔn)，具有操作性強的特點，能解決檔案整理、移交接收工作中的實際問題，為確保檔案接收質(zhì)量打下扎實的基礎(chǔ)。

二是分工負責(zé)，抓好落實。根據(jù)前期調(diào)研情況，全面開展機構(gòu)改革檔案移交指導(dǎo)服務(wù)，確定撤并的12家單位作為第一批移交單位。在接收工作專班的統(tǒng)籌下，建立了明確分工、責(zé)任到人的接收工作組。每個工作組分別對撤并單位檔案移交工作逐一進行現(xiàn)場指導(dǎo)。落實定期匯報、情況匯總、分析綜合、準(zhǔn)確研判、逐一銷號等措施，及時掌握情況、發(fā)現(xiàn)問題、解決難點，符合一家進館一家，確保涉改單位移交的檔案種類齊、質(zhì)量好、標(biāo)準(zhǔn)高。

3 堅持自我革新，推進檔案接收工作高質(zhì)量高水平發(fā)展

省檔案館始終對標(biāo)對表習(xí)總書記對檔案工作的重要指示精神，堅持以人民為中心，堅持“三服務(wù)”活動，在檔案接收工作中不斷自我革新。

一是不斷對表修正。機構(gòu)改革后，省檔案館處室職責(zé)都有相應(yīng)的調(diào)整，要適應(yīng)調(diào)整后的新要求，加快職責(zé)邊界的磨合、融合，尤其是在實體接收與數(shù)字化成果接收等方面要不斷修正“時間差”，提高修正能力，實現(xiàn)“無縫對接”。

二是不斷對標(biāo)校準(zhǔn)。近年來，國家檔案局相繼出臺了一些新的行政規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，都有相應(yīng)的執(zhí)行節(jié)點，在接收過程中不能一個標(biāo)準(zhǔn)管到底，對新老標(biāo)準(zhǔn)要認真學(xué)習(xí)、貫徹落實，嚴(yán)格把握好新老標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)別、重點、時間節(jié)點等，切實提高校準(zhǔn)能力。