服務(wù)重大活動(dòng) 彰顯檔案擔(dān)當(dāng)
——寧波市檔案部門開展“三會(huì)”檔案工作紀(jì)實(shí)

鮑林南/寧波市檔案館

2002年，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，商務(wù)部和浙江省人民政府共同主辦的中國(guó)國(guó)際日用消費(fèi)品博覽會(huì)在寧波舉辦，這是當(dāng)時(shí)全國(guó)規(guī)模最大的日用消費(fèi)品專業(yè)博覽會(huì)，之后定于每年的6月舉辦。2015年，首屆中國(guó)—中東歐國(guó)家投資貿(mào)易博覽會(huì)在寧波舉辦，這是中國(guó)與中東歐國(guó)家首個(gè)以投資貿(mào)易為主題的綜合性博覽會(huì)。為全面貫徹落實(shí)國(guó)家“一帶一路”建設(shè)倡議和中國(guó)—中東歐國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)晤共識(shí)，落實(shí)我國(guó)與中東歐國(guó)家“16+1”合作機(jī)制，推動(dòng)“16+1”經(jīng)貿(mào)合作示范區(qū)建設(shè)，2019年3月，經(jīng)黨中央、國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，中國(guó)國(guó)際日用消費(fèi)品博覽會(huì)更名為中國(guó)—中東歐國(guó)家博覽會(huì)暨國(guó)際消費(fèi)品博覽會(huì)，并升格為國(guó)家級(jí)涉外展會(huì)，明確首屆中國(guó)—中東歐國(guó)家博覽會(huì)暨國(guó)際消費(fèi)品博覽會(huì)、第21屆中國(guó)浙江投資貿(mào)易洽談會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“三會(huì)”）于6月8日至12日在寧波舉辦，主辦單位為浙江省人民政府、商務(wù)部。今年的“三會(huì)”吸引了1186家境內(nèi)外企業(yè)參展，來自近60個(gè)國(guó)家和地區(qū)的2.5萬名境內(nèi)外嘉賓和客商云集寧波，簽約雙向投資項(xiàng)目68個(gè)，總投資194億美元，折合人民幣1340億元。

寧波市委、市政府高度重視“三會(huì)”檔案工作，將檔案工作納入“三會(huì)”組委會(huì)整體工作中，對(duì)檔案部門全面記錄和服務(wù)保障好“三會(huì)”提出了明確要求。寧波市檔案局、館按照“服務(wù)中心勇?lián)?dāng)、重大活動(dòng)有作為”的要求，全力以赴做好“三會(huì)”檔案工作。

一

因機(jī)構(gòu)改革，今年1月初市檔案局、館分設(shè)。為切實(shí)做好“三會(huì)”檔案工作，采取有效措施確保“三會(huì)”檔案齊全、完整、系統(tǒng)和安全，市檔案局、館打破部門壁壘，創(chuàng)新工作機(jī)制，以工作專班的形式通力合作。一是思想認(rèn)識(shí)到位。舉辦“三會(huì)”是黨中央深化推進(jìn)對(duì)外開放戰(zhàn)略的重大部署，是我國(guó)推進(jìn)“一帶一路”建設(shè)的重要舉措，涉及面廣、參與國(guó)家多，具有深遠(yuǎn)影響。做好“三會(huì)”檔案管理工作，對(duì)保障會(huì)議順利舉辦、積累重大活動(dòng)寶貴經(jīng)驗(yàn)、留存真實(shí)豐富的檔案資料，具有重要意義。市檔案局、館態(tài)度堅(jiān)決、目標(biāo)明確，把“三會(huì)”檔案工作列入年度大事、要事來抓，始終堅(jiān)持以最高標(biāo)準(zhǔn)、最嚴(yán)要求做好各項(xiàng)工作。二是組織領(lǐng)導(dǎo)到位。早在“三會(huì)”組委會(huì)集中辦公之前，就成立了由市委辦公廳副主任、市檔案局局長(zhǎng)、市檔案館館長(zhǎng)王海娟任組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立工作專班，組織局、館8名業(yè)務(wù)骨干組成檔案工作小分隊(duì)。創(chuàng)新重大活動(dòng)檔案工作機(jī)制，派專人常駐設(shè)在市商務(wù)局的“三會(huì)”組委會(huì)，并以組委會(huì)名義第一時(shí)間印發(fā)“三會(huì)”檔案工作通知，要求各工作部、各有關(guān)單位加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，并加強(qiáng)對(duì)本部、本單位建檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)。三是責(zé)任落實(shí)到位。從3月起，檔案工作小分隊(duì)多次召開工作部署會(huì)，掛圖作戰(zhàn)、倒計(jì)時(shí)間、明確任務(wù)、落實(shí)到人。根據(jù)實(shí)際工作安排，適時(shí)調(diào)整、修改工作進(jìn)度；提前羅列工作困難，做到未雨綢繆、精準(zhǔn)攻堅(jiān)；對(duì)于重點(diǎn)和難點(diǎn)項(xiàng)目，統(tǒng)一調(diào)配局館人、財(cái)、物等各項(xiàng)資源。分工合作、團(tuán)結(jié)拼搏，展現(xiàn)了寧波蘭臺(tái)鐵軍苦干、實(shí)干、拼命干的精神風(fēng)貌。

二

“三會(huì)”檔案屬于重大活動(dòng)檔案范疇，是中心工作的真實(shí)記錄，具有重要的保存和利用價(jià)值。最初接到工作任務(wù)的時(shí)候，檔案工作小分隊(duì)成員的內(nèi)心是忐忑不安的。這一國(guó)家級(jí)的展會(huì)時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，且收集對(duì)象對(duì)檔案工作的重視程度參差不齊，有的單位或部門甚至存在多一事不如少一事的錯(cuò)誤認(rèn)知。不過小分隊(duì)成員面對(duì)重重壓力和困難，還是銳意進(jìn)取、迎難而上。

繪好路線圖。制定“三會(huì)”組委會(huì)檔案工作方案，做到事事有分工、件件有落實(shí)。根據(jù)工作分工，組委會(huì)劃分秘書處、重要活動(dòng)部、會(huì)議論壇部等10個(gè)工作網(wǎng)格，據(jù)此確定網(wǎng)格內(nèi)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和聯(lián)絡(luò)員，根據(jù)需要不定期召開聯(lián)絡(luò)員會(huì)議。制定“三會(huì)”文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、各工作部檔案交接時(shí)間表，明確檔案工作職責(zé)和要求，要求相關(guān)單位明確會(huì)議材料的歸檔范圍、加強(qiáng)材料收集、規(guī)范檔案整理、及時(shí)移交歸檔，并主動(dòng)上門指導(dǎo)。建立內(nèi)部周通報(bào)制度，及時(shí)通報(bào)組委會(huì)各部門檔案移交情況。

把好收集關(guān)。除了文書檔案，此次收集工作特別重視對(duì)音像檔案、電子檔案、實(shí)物等的收集，極大豐富了市檔案館館藏重大活動(dòng)檔案的類型和數(shù)量。從檔案人的視角記錄更為精確、完整的“三會(huì)”元素，聘請(qǐng)專業(yè)攝影師、攝像師對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程攝錄，并組織專人赴中心城區(qū)和交通樞紐位置拍攝街頭“三會(huì)”造型花卉和吉祥物。結(jié)合政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔試點(diǎn)工作，對(duì)網(wǎng)站、公眾號(hào)中的網(wǎng)頁信息進(jìn)行集中化、規(guī)范化采集，開展“三會(huì)”官網(wǎng)和“寧波發(fā)布”“甬派”等市主流微信公眾號(hào)中與“三會(huì)”相關(guān)網(wǎng)頁的歸檔工作。邀請(qǐng)社會(huì)力量參與檔案征集，如組織寧波教育學(xué)院學(xué)生赴會(huì)場(chǎng)參觀，開展主題為“我與‘三會(huì)’的故事”圖文作品征集活動(dòng)，并將優(yōu)秀作品入藏市檔案館。此外還注重對(duì)會(huì)議宣傳資料的現(xiàn)場(chǎng)收集。

打好服務(wù)牌。貼心服務(wù)，創(chuàng)建直通查檔模式。在市檔案館查閱大廳專門開通“中國(guó)—中東歐國(guó)家博覽會(huì)查檔直通車”，推出“三會(huì)”檔案查閱利用者查檔優(yōu)先、查檔免費(fèi)、復(fù)印免費(fèi)的“兩免一優(yōu)先”服務(wù)，“綠燈式”的直通查檔模式受到查檔者的一致歡迎。耐心服務(wù)，積極提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。收集工作開展前為組委會(huì)各部門聯(lián)絡(luò)員做好工作準(zhǔn)備，幫助他們分好類別、備好用具，并不厭其煩地上門講解或指導(dǎo)，聯(lián)絡(luò)員從一開始的抵觸、消極，到后來的理解、支持甚至主動(dòng)移交檔案資料。主動(dòng)服務(wù)，應(yīng)急時(shí)刻挑起大梁?！叭龝?huì)”期間，有場(chǎng)大型會(huì)議主辦方的攝影設(shè)備在會(huì)前突然出現(xiàn)故障，因?yàn)槭孪葲]有準(zhǔn)備備用機(jī)器，工作人員著急萬分。檔案工作小分隊(duì)成員毛遂自薦，承擔(dān)起會(huì)場(chǎng)直播的任務(wù)，凸顯了檔案人擔(dān)當(dāng)有為、能干能為的責(zé)任感和記錄歷史、見證發(fā)展的使命感，贏得了主辦方和組委會(huì)的點(diǎn)贊。

三

檔案工作小分隊(duì)是一支年輕的隊(duì)伍，他們當(dāng)中年紀(jì)最大的是“70后”，最小的為“90后”，平均年齡為35歲。他們來自局、館不同處室，有著完全不同的專業(yè)背景和工作經(jīng)歷，但幾乎都是第一次挑起這樣的大梁、第一次這樣近距離地參與重大活動(dòng)檔案工作，但是他們沒有一人畏難退縮，而是迎難而上、“火力全開”。

他們當(dāng)中，有的同志不慎摔倒導(dǎo)致肋骨骨折，但還是強(qiáng)忍疼痛，在其他成員的關(guān)心幫助下繼續(xù)工作；有的同志腎結(jié)石發(fā)作，但悄悄吃點(diǎn)止疼藥又奔赴一線崗位；有的同志開啟了白天會(huì)場(chǎng)加班、晚上單位值班的“白加黑”模式；有的同志馬上要當(dāng)爸爸了，但還是“狠心”離開了懷孕的妻子，堅(jiān)守工作崗位；更多的同志顧不上照顧家里的老人、小孩，每天連續(xù)工作12小時(shí)以上。他們?cè)凇跋硎堋敝@份光榮而又難忘的任務(wù)同時(shí)，也在辛苦的工作中磨礪意志、鍛煉才干、收獲成長(zhǎng)。

6月7日是端午假期的第一天，但對(duì)于他們而言，這天是“三會(huì)”開幕前的最后一天。他們都已經(jīng)近一個(gè)月沒有好好休息了，卻無怨無悔地放棄了小長(zhǎng)假。為了從組委會(huì)獲取更多的一手檔案資料，他們進(jìn)駐了組委會(huì)秘書處總值班室，成為小長(zhǎng)假當(dāng)中堅(jiān)守值班的唯一一個(gè)工作團(tuán)隊(duì)，被組委會(huì)笑稱為“總值班長(zhǎng)”。他們“拼命三郎”的工作作風(fēng)讓很多人甚至他們的家人都不太理解，這時(shí)他們會(huì)解釋說：重大活動(dòng)檔案具有十分重要的作用，其形成單位往往具有臨時(shí)性的性質(zhì)，如果不在第一時(shí)間及時(shí)收集、全力收集，待到活動(dòng)結(jié)束后再收集，很可能收上來的檔案不全面、不完整，必然導(dǎo)致社會(huì)記憶的永久缺失。因此做好“三會(huì)”檔案工作，使命是光榮的、責(zé)任是重大的，必須全力以赴。

四

檔案工作小分隊(duì)勤勉務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)、積極高效的工作模式，贏得了“三會(huì)”組委會(huì)的交口稱贊，更是引起了市領(lǐng)導(dǎo)的特別關(guān)注。6月4日，寧波市委副書記、市長(zhǎng)裘東耀一行赴組委會(huì)調(diào)研“三會(huì)”籌備情況，看到小分隊(duì)成員正在整理檔案資料，抽出時(shí)間饒有興致地查看了剛剛收集匯總的檔案資料，聽取了市檔案館相關(guān)同志的工作匯報(bào)，并在隨后的“三會(huì)”籌備工作調(diào)研座談會(huì)上即興作出“檔案工作是非常重要的”的指示，要求各部門切實(shí)做好“三會(huì)”檔案資料的收集工作，為總結(jié)辦展辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)、提高辦展辦會(huì)水平提供有益支撐。

領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視給了檔案人極大的鼓舞。“三會(huì)”結(jié)束后，檔案工作小分隊(duì)馬不停蹄地開展了后續(xù)的收集匯總、專項(xiàng)整理等工作，并在財(cái)政較為緊張的情況下努力落實(shí)資金，開展著錄整理和數(shù)字化掃描工作。9月19日上午，市檔案館與市商務(wù)局舉行“三會(huì)”檔案交接儀式，近萬件“三會(huì)”檔案正式移交進(jìn)館，共計(jì)文書檔案728件，實(shí)物47件，數(shù)碼照片5194張，音視頻檔案384件、累計(jì)時(shí)長(zhǎng)47.5小時(shí)，掃描文書檔案1.1萬頁，這些檔案為“三會(huì)”留下了無比珍貴的歷史記錄。此外，寧波市檔案部門建立工作專班、進(jìn)行專題部署、做好專門收集、開展專項(xiàng)整理的工作模式，也為今后開展重大活動(dòng)檔案工作提供了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。