電子文件移交歸檔工作的探析

文·尹娜

信息化是當(dāng)今時代的發(fā)展趨勢，大數(shù)據(jù)將成為重要資源。信息時代的發(fā)展趨勢已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的歷史潮流，而且改變著當(dāng)今世界的面貌和格局。隨著我國電子業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，電子文件的類型、格式及生成環(huán)境發(fā)生了很大變化。2016年8月29日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局與國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合發(fā)布了新的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）從全程管理理念和前端控制原則出發(fā)，規(guī)定了電子文件形成或辦理部門、檔案部門、保密部門、信息化部門等與電子文件形成、歸檔及管理和維護相關(guān)的各個部門的職責(zé)，詳細(xì)規(guī)定了電子文件收集與整理的內(nèi)容及要求，指明了電子文件的歸檔時間和歸檔方式。國家檔案局第14號令對《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局令第6號）予以修改，闡明了符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子文件可以僅以電子的形式歸檔，電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求，且電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時按照國家有關(guān)要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。

現(xiàn)結(jié)合對《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）和國家檔案局第14號令的學(xué)習(xí)和理解，談一談電子文件移交管理工作的幾點認(rèn)識體會。

電子文件是國家機構(gòu)、社會組織或個人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)的過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成，具有憑證、查考、保存價值的需要移交歸檔。移交歸檔的電子文件應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，對照檢查電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔范圍、時間、程序、接口和格式是否符合要求，基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)，完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件的歸檔登記表等主要歸檔程序，需要對電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲介質(zhì)等進行鑒定，檢查文本及位圖文件類、版式文件類、數(shù)據(jù)庫類、計算機輔助設(shè)計與制造類、照片類、公務(wù)電子郵件類以及各種專業(yè)軟件生成的電子文件的歸檔格式是否符合要求，電子文件收集、整理、著錄等工作是否符合要求，電子文件擬制、辦理或收集過程中是否完成保管期限鑒定、分類、排序、命名和存儲等整理活動，同一業(yè)務(wù)活動形成電子文件是否齊全完整，涉密電子文件歸檔和保密管理是否符合規(guī)定，歸檔時是否按照國家有關(guān)要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。

一、電子文件移交中真實性檢測內(nèi)容

（1）通過檢測歸檔電子文件中的固化信息是否有效確認(rèn)電子文件來源的真實性；（2）檢測歸檔電子文件元數(shù)據(jù)是否符合DA/T 46-2009要求，包括數(shù)據(jù)類型、長度、格式、值域以及元數(shù)據(jù)項著錄是否合理等；（3）檢測電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)中包含的電子屬性信息與電子文件元數(shù)據(jù)中記錄的信息是否一致；（4）檢測電子文件元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)是否關(guān)聯(lián)，檢測元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲位置與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的實際存儲位置是否一致；（5）檢測電子文件歸檔信息包的信息組織結(jié)構(gòu)和內(nèi)容是否符合國家有關(guān)規(guī)定，檢測歸檔的信息包與業(yè)務(wù)部門發(fā)送的信息包是否一致。

二、電子文件移交中完整性檢測內(nèi)容

完整性檢測的內(nèi)容包括：（1）檢測GB/T 18894-2016表A.1《電子文件歸檔登記表》中登記的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)與實際歸檔的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)是否相符；（2）對照DA/T 46-2009檢測元數(shù)據(jù)項是否齊全完整，具有連續(xù)編號的元數(shù)據(jù)項（比如歸檔號、件內(nèi)順序號等）是否有漏號現(xiàn)象，反映重要問題的歸檔電子文件是否包括主要修改過程和辦理情況記錄等；（3）檢測歸檔電子文件是否有對應(yīng)的內(nèi)容數(shù)據(jù)，內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全完整；（4）對照歸檔信息包的組織方式以及單位的歸檔范圍，逐項檢測信息包的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是否齊全完整。

元數(shù)據(jù)與電子文件不可分割，元數(shù)據(jù)對于電子文件的四性確認(rèn)和維護，以及電子檔案的發(fā)現(xiàn)、組織與檢索及提供利用都具有重要的作用。2016年《規(guī)范》（GB/T 18894-2016）較為詳細(xì)地規(guī)定了元數(shù)據(jù)歸檔的相關(guān)內(nèi)容，并對元數(shù)據(jù)維護提出了相關(guān)要求：（1）指明了歸檔元數(shù)據(jù)的類型及范圍。規(guī)定文書類、科技類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔范圍參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）執(zhí)行。另外，針對聲像類電子文件具體列出了應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)的類型。（2）規(guī)定了元數(shù)據(jù)鑒定工作細(xì)則。要求在元數(shù)據(jù)鑒定過程中，負(fù)責(zé)人要確保元數(shù)據(jù)的數(shù)量準(zhǔn)確、齊全、完整，保證電子文件及其元數(shù)據(jù)之間的一一對應(yīng)，確保元數(shù)據(jù)的完整性。（3）規(guī)定了不同種類的元數(shù)據(jù)的歸檔格式，與不同歸檔接口相對應(yīng)的歸檔格式，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件形成的電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。（4）規(guī)定了電子檔案元數(shù)據(jù)維護的相關(guān)內(nèi)容，包括：元數(shù)據(jù)的維護范圍、維護措施、維護目標(biāo)等。

三、電子文件移交中可用性檢測內(nèi)容

可用性檢測內(nèi)容包括：（1）檢測電子文件元數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問；（2）檢測電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)是否可以被正常打開和瀏覽，內(nèi)容數(shù)據(jù)格式是否符合歸檔要求；（3）檢測電子屬性元數(shù)據(jù)中記錄的軟硬件環(huán)境信息是否符合歸檔要求；（4）檢測歸檔信息包是否包含影響其可用性的因素，如使用非公開壓縮算法、加密等。

四、電子文件移交中安全性檢測內(nèi)容

安全性檢測內(nèi)容包括：（1）檢測歸檔信息包是否包含惡意代碼；（2）檢測載體內(nèi)是否含有非歸檔文件，通過外觀、讀取情況等判定載體是否安全可靠，檢測光盤是否符合DA/T38-2008的有關(guān)要求；（3）檢測歸檔信息包在歸檔和保存過程中是否安全、可控。

2016年《規(guī)范》（GB/T 18894-2016）詳細(xì)規(guī)定了電子檔案存儲、備份、統(tǒng)計和利用等基本工作內(nèi)容：（1）細(xì)化了電子檔案存儲方面的要求，存儲對象包括電子檔案、元數(shù)據(jù)及電子檔案管理系統(tǒng)。如規(guī)定“在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案”。（2）增加了電子檔案備份的規(guī)定，包括：備份方案和備份策略、備份管理，離線備份與災(zāi)難備份。如提出了電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求，包括備份的方式、備份的范圍、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。（3）增加了電子檔案利用、統(tǒng)計方面的要求。如提出“電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定”。

五、“四性”檢測的實現(xiàn)方法

基于對電子檔案“四性”檢測的研究成果，為切實提高電子檔案“四性”檢測的質(zhì)量和效率，可通過融合各種技術(shù)設(shè)計，開發(fā)一款符合規(guī)范要求、操作便捷的電子檔案“四性”檢測工具，使其能夠滿足電子文件歸檔環(huán)節(jié)、移交接收環(huán)節(jié)對電子檔案“四性”檢測的要求。

“四性”檢測工具能提供檢測項的配置功能，可靈活地按照電子文件歸檔環(huán)節(jié)、移交接收環(huán)節(jié)的檢測要求進行檢測項的配置。同時，“四性”檢測工具也要支持直接導(dǎo)入配置好的檢測方案。在具體操作中，用戶可根據(jù)檢測主體和保管環(huán)境地變化，通過配置檢測項，實現(xiàn)情境化、高效率的檢測功能。

電子文件是社會發(fā)展和進步的產(chǎn)物，確保電子文件能夠及時完善地歸檔， 是檔案工作者面臨的新的挑戰(zhàn)和課題，相關(guān)問題還處于探索階段，有關(guān)研究正在逐步深入進行。只有不斷地探索研究，改進技術(shù)，完善制度，才能使得電子文件更好為社會提供信息資源，促進社會各項事業(yè)的發(fā)展。