淺議社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理與利用

文·丁輝

社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是各級社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)工作中形成的，具有保存利用價(jià)值的各種文字材料、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和。社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)信息交流與共享的保證，是人民群眾維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是社會保險(xiǎn)部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的重要信息資源。作為世界上覆蓋人口最多的社會保險(xiǎn)體系，我國的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案涉及廣大人民群眾的切身利益，事關(guān)社會的和諧穩(wěn)定，社保業(yè)務(wù)檔案管理在社保工作中的地位越來越重要。筆者結(jié)合自己從事多年社保業(yè)務(wù)檔案工作的體會，對社保業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作談幾點(diǎn)認(rèn)識。

一、做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的意義

2009年7月，國家檔案局與人社部聯(lián)合發(fā)布了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，對規(guī)范社會保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理，維護(hù)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全作出明確規(guī)定。經(jīng)過持續(xù)努力，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化建設(shè)取得顯著成效，保障民生、改善民生、服務(wù)民生的作用得以彰顯。

（一）做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，是社保業(yè)務(wù)本身的要求。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到退休以及中間醫(yī)療、失業(yè)等享受社保的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫個(gè)人詳細(xì)情況表，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社保費(fèi)、劃撥個(gè)人賬戶，還要對繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)不斷進(jìn)行調(diào)整。對調(diào)動、辭職的，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等。這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就形成了今后支付社保待遇的重要依據(jù)。社保業(yè)務(wù)檔案管理的好壞，直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（二）做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，是社保制度穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)的保證。一是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過動態(tài)分析參保人員結(jié)構(gòu)、基金收支變化、個(gè)人負(fù)擔(dān)及待遇水平等情況，找出規(guī)律性的社保運(yùn)行狀態(tài)，為建立社保信息發(fā)布制度、基金預(yù)警預(yù)報(bào)制度和運(yùn)行評估制度提供技術(shù)支持，確保社保制度的順利推進(jìn)、平穩(wěn)運(yùn)行和健康發(fā)展。二是社會保險(xiǎn)運(yùn)行以來，政策變化較多，也出現(xiàn)不少問題，需要及時(shí)調(diào)整和完善政策。通過對信息的深加工、數(shù)據(jù)比對和綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了非常必要的參考。

（三）做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，是為參保單位和參保人員提供更加便捷、滿意服務(wù)。社保業(yè)務(wù)檔案準(zhǔn)確記錄了單位和個(gè)人參保情況、享受待遇情況。通過不斷提高社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化水平，單位和個(gè)人可隨時(shí)查閱參保情況、享受待遇情況以及政策宣傳資料等。所有這些檔案都能為參保人員學(xué)習(xí)社保知識、了解社保信息、維護(hù)自身權(quán)益提供直接憑證。

二、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

（一）檔案數(shù)量巨大。社會保險(xiǎn)覆蓋面是全社會，惠及社會所有成員，一般的市級統(tǒng)籌區(qū)參保職工、居民多達(dá)幾百萬人，而一些大城市高達(dá)上千萬人。每個(gè)人在出生后就可辦理社會保險(xiǎn)繳費(fèi)，在繳費(fèi)、享受待遇時(shí)都會形成社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，一直持續(xù)到其死亡。這些檔案記錄一直要保存到當(dāng)事人亡故之后，由于檔案保存時(shí)間跨度長，所以形成社保檔案數(shù)量巨大。

（二）內(nèi)容種類復(fù)雜。社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的主要有養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險(xiǎn)等五個(gè)方面。社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料的歸檔范圍主要包括：參保登記、參保人員申報(bào)、審批及信息變更管理材料，保險(xiǎn)基金征繳材料，個(gè)人帳戶和稽核管理材料，退休人員社會化管理服務(wù)材料，醫(yī)療保險(xiǎn)住院待遇核定材料，失業(yè)備案材料，工傷認(rèn)定材料等。參保者在其參與社會保險(xiǎn)后，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案會隨著人員的流動而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社會保險(xiǎn)的繳費(fèi)情況也會依據(jù)人員收入的增減而相應(yīng)變化。有些社會保險(xiǎn)項(xiàng)目（如醫(yī)療保險(xiǎn)）還會經(jīng)常發(fā)生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中形成相應(yīng)的記錄，因此形成了內(nèi)容種類相當(dāng)復(fù)雜的社保業(yè)務(wù)檔案。

（三）檔案性質(zhì)特別。一是權(quán)益性。參保人員參保后，每個(gè)人都會形成相應(yīng)的檔案，社保業(yè)務(wù)檔案是個(gè)人參與社保原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要證據(jù)。這些檔案記錄一直要保存到當(dāng)事人亡故之后。記錄一生，服務(wù)一生。二是規(guī)范性。社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。各類社會保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，都按規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。三是共存性。伴隨著科技進(jìn)步發(fā)展，社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)工作開展的實(shí)際，分別建立了參保對象帳戶和基金管理的數(shù)據(jù)庫，工作人員通過社保數(shù)據(jù)庫隨時(shí)掌握參保對象的情況及資金的來源和發(fā)放情況，完成各類報(bào)告生成和管理。社保業(yè)務(wù)檔案不僅有紙質(zhì)文件，同時(shí)也有相應(yīng)的電子文件，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的載體形態(tài)是紙質(zhì)和數(shù)字共存，互為補(bǔ)充，都為社保工作發(fā)揮了重要作用。

（四）利用需求廣泛。當(dāng)前，先進(jìn)的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理提供了技術(shù)支撐。強(qiáng)化檔案信息化管理不但可以提高參保人員數(shù)據(jù)資料查詢的保密性、安全性和真實(shí)性，而且在此過程中，數(shù)據(jù)系統(tǒng)具有可維護(hù)的管理特點(diǎn)，為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)構(gòu)建起了一個(gè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化和紙質(zhì)檔案信息查詢智能化、紙質(zhì)檔案綜合管理服務(wù)多元化的綜合信息管理實(shí)踐平臺，從而極大提高了社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作效率，方便了參保者辦理社保業(yè)務(wù)。社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)建立參保對象帳戶和基金管理的數(shù)據(jù)庫中，對社保業(yè)務(wù)檔案管理軟件中的相關(guān)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)讀取，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案資料查詢管理的無縫對接，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理過程中的不足，逐漸滿足了檔案管理的數(shù)據(jù)兼容以及安全穩(wěn)定和模糊檢索、精確檢索、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)交互等多種不同的功能需求。

三、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理與利用

檔案管理是檔案利用的基礎(chǔ)，社保業(yè)務(wù)檔案的開發(fā)利用是建立檔案的最終目的，檔案管理工作的效果直接關(guān)系到檔案服務(wù)利用水平的高低。社保業(yè)務(wù)量大，所形成的檔案較多，給檔案管理工作增加了難度和壓力。如何把強(qiáng)化社保業(yè)務(wù)檔案管理與提高服務(wù)利用質(zhì)量相結(jié)合，是當(dāng)前迫切需要探討解決的問題。

（一）加強(qiáng)規(guī)范管理，提升質(zhì)量效率

嚴(yán)格按照《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》的要求推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)?？筛鶕?jù)實(shí)際工作需要，不斷細(xì)化完善社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限，在檔案的收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)制定操作性強(qiáng)的工作細(xì)則。由于社保業(yè)務(wù)檔案具有動態(tài)性的特征，參保單位和參保人員的檔案宜以單個(gè)參保單位、每個(gè)人為保管單位進(jìn)行整理，按其性質(zhì)和特征分類組卷，統(tǒng)一編目，集中管理。社保數(shù)字檔案應(yīng)于每年年底形成本年度參保單位、參保個(gè)人、繳費(fèi)、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。社?；饡?jì)材料的整理應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理和管理。在管理方式上應(yīng)堅(jiān)持雙軌制原則，既要定期做好各種數(shù)據(jù)的備份和整理歸檔工作，又要注意將能夠轉(zhuǎn)儲到紙張上的電子文件及時(shí)轉(zhuǎn)儲到紙張，形成紙張文件。同時(shí)，加快推進(jìn)檔案信息化融入社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)一體化建設(shè)，不斷提高檔案服務(wù)利用工作成效。

（二）充分整合資源，實(shí)現(xiàn)信息共享

社保業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一、系統(tǒng)化、信息化管理，可滿足參保人員個(gè)體對社保檔案的系統(tǒng)利用，還可滿足社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和公安、民政、銀行、保險(xiǎn)等對相關(guān)檔案的系統(tǒng)利用。因此，在規(guī)范管理社保業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，應(yīng)全力整合檔案資源，構(gòu)建檔案利用平臺，以最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，從而為建設(shè)統(tǒng)一的社會保障檔案信息中心奠定良好基礎(chǔ)。一是建立社保業(yè)務(wù)檔案目錄檢索中心。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)將本單位所有檔案的目錄編制為三份，一份本單位留存使用，一份交人社部門保管并向社會提供使用，一份交檔案館保管并向社會提供使用。二是完善社保業(yè)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)。以檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)為基礎(chǔ)，加快完善檔案數(shù)字化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案全文信息查詢，不斷完善信息管理系統(tǒng)功能。三是實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化共享。建立社保網(wǎng)站、微信訂閱號等，在網(wǎng)上公布有關(guān)社保法律法規(guī)、政策和相關(guān)信息，方便參保單位和參保人員查閱政策、了解工作。通過網(wǎng)絡(luò)平臺還可以實(shí)現(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率。參保者也可以通過社保網(wǎng)站，輸入自己的社保號就可以查詢到社保繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等工作環(huán)節(jié)。