淺析數(shù)字化檔案的建設(shè)策略

文·孫祥雷

當(dāng)前人類社會(huì)生活中充斥著海量的數(shù)據(jù)，不同的數(shù)據(jù)在我們的生活扮演著不同的角色，數(shù)據(jù)資源成為我們?nèi)粘Ｉ畈豢苫蛉钡闹匾M成。擁有并做好信息資源的管理工作，對(duì)于人類社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展有著極為重要的意義。檔案管理工作作為一種充分體現(xiàn)寶貴信息資源價(jià)值的活動(dòng)，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理信息體系的建設(shè)，已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）提升檔案管理的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，不僅需要大量的空間存儲(chǔ)檔案資源，而且還要嚴(yán)格地按照要求，做好紙質(zhì)檔案信息的防潮、防火以及防蟲等工作，增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。信息化技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理加以推廣和應(yīng)用，也就相應(yīng)的減少了紙質(zhì)檔案管理工作強(qiáng)度，保證檔案管理中的效率的提升。利用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理，將時(shí)空拘束予以沖破，檔案管理和社會(huì)發(fā)展同步性節(jié)奏加快，檔案管理效率也就不斷的提升。

（二）提升檔案保存全面性

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言保存較為零散，因此在整理時(shí)經(jīng)常會(huì)有檔案資料不全的狀況或者是信息不對(duì)稱的問題，究其根本就是紙質(zhì)檔案的這一保管特征決定的。通過數(shù)字化檔案管理形式，將檔案材料的相關(guān)內(nèi)容輸入至網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后統(tǒng)一地進(jìn)行檔案信息內(nèi)容的編碼和保存，確保所有的檔案及時(shí)歸檔。這樣，人們進(jìn)行檔案資料的查閱，檔案數(shù)據(jù)的專業(yè)性也就不斷提升，通過檢索就可以快速地實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的查詢，促進(jìn)檔案的保存。

二、檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)的策略

數(shù)字化檔案的管理實(shí)際中，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比優(yōu)勢(shì)較大。因此，作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視信息化檔案的管理，建立健全數(shù)字化檔案以及信息化檔案的建設(shè)網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作的效率提升。

（一）構(gòu)建數(shù)字化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制

檔案管理部門在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式時(shí)，必須嚴(yán)格地按照要求做好計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)出口的控制工作。根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求，所有的網(wǎng)絡(luò)鏈接以及檔案電子數(shù)據(jù)信息必須經(jīng)過加密處理后才能進(jìn)行傳輸和保存。為提升檔案信息的安全性能，作為檔案管理部門，在進(jìn)行檔案資料的查詢中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的身份認(rèn)證以及防火墻等形式，保證數(shù)據(jù)的安全性能，對(duì)于數(shù)字化檔案加強(qiáng)監(jiān)控，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)密地監(jiān)控，保證數(shù)字檔案管理細(xì)節(jié)的嚴(yán)密性，同時(shí)對(duì)于數(shù)字化檔案需要定期的進(jìn)行檢查以及維護(hù)工作，以有效地解決系統(tǒng)漏洞，有效地避免數(shù)據(jù)檔案信息的缺失問題，為檔案工作的展開創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。

（二）完善檔案的數(shù)字化技術(shù)管理模式

1.電子副本的建立。由于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息在查閱活動(dòng)調(diào)取等過程中，有可能會(huì)出現(xiàn)抽、撤、改等檔案原始材料的現(xiàn)象，所以檔案管理工作人員必須先做好紙質(zhì)檔案的分類和識(shí)別工作，然后再利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的整理，最終形成符合要求的檔案數(shù)據(jù)資料。在這一進(jìn)程中，作為檔案管理人員需要結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行相應(yīng)的電子版數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，防止原始檔案出現(xiàn)損毀以及丟失等問題出現(xiàn)，同時(shí)對(duì)于檔案之間的交接以及清點(diǎn)，也降低了難度，保證了檔案管理效率的提升。

2.建立充分體現(xiàn)行業(yè)特點(diǎn)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。為了充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理模式具有的高效、安全、優(yōu)越等各方面的優(yōu)勢(shì)，檔案管理部門必須充分重視體現(xiàn)行業(yè)特點(diǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的重要性。按照行業(yè)的特點(diǎn)，做好檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，充分發(fā)揮軟件系統(tǒng)的安全、高效等優(yōu)勢(shì)，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)搜索引擎的建立。檔案管理工作的效率的提升，需要檔案管理部門的全力配合，其應(yīng)當(dāng)依據(jù)當(dāng)前的時(shí)代要求，建設(shè)更為簡(jiǎn)單方便的信息搜索引擎，以此更好地做好管理人員的記錄以及對(duì)檔案的出庫(kù)、入庫(kù)可以第一時(shí)間知曉，檔案管理流程有效縮減，保證了檔案管理工作的效率。

（三）加快數(shù)字化檔案管理工作

1.重視檔案價(jià)值，以此更好地保證我國(guó)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)?，F(xiàn)代信息化時(shí)代之下，紙質(zhì)檔案管理諸多劣勢(shì)已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展要求，因此檔案管理部門需要強(qiáng)化進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作，同時(shí)一些重點(diǎn)項(xiàng)目配合紙質(zhì)檔案的規(guī)范。

2.根據(jù)當(dāng)前的時(shí)代規(guī)范需要，進(jìn)行數(shù)字檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。對(duì)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)資源予以整合歸納，結(jié)合以人為本的理念，有效地推動(dòng)信息化建設(shè)工作的展開，保證檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的水平，真正發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際效應(yīng)。

3.檔案信息化專業(yè)人才培養(yǎng)力度的加強(qiáng)。檔案管理人員自身理論技術(shù)與管理水的高低是影響數(shù)字信息化檔案管理效率高低的重要因素。所以，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)數(shù)字信息化檔案管理的要求，選拔和培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高、政治素質(zhì)過硬、具備高度責(zé)任心且掌握現(xiàn)代化數(shù)字信息化檔案管理技術(shù)和方法的優(yōu)秀人才，同時(shí)加大檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培養(yǎng)的力度，才能在促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)管理效率不斷提升的同時(shí)，確保檔案信息管理的準(zhǔn)確性與安全性。

綜上，數(shù)字化時(shí)代信息檔案化管理已成為時(shí)代的主流，作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這一潮流，改革傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理規(guī)范，更加合理地推進(jìn)我國(guó)檔案管理信息化的進(jìn)程。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的影響下，人才已經(jīng)成為了社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的核心資源，所以檔案管理部門必須采取積極有效的措施，提高自身檔案管理水平的不斷提高，才能從根本上促進(jìn)檔案利用效率的有效提高。