高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑與保障措施

文·趙東龍

世界多極化、經(jīng)濟(jì)全球化、文化多樣化和社會(huì)信息化是時(shí)代發(fā)展的顯著特征。大數(shù)據(jù)和人工智能等科學(xué)技術(shù)方法越來越多地被應(yīng)用到檔案管理工作中，影響越來越直接、越來越具體，改變著檔案管理工作的方式方法，甚至導(dǎo)致檔案管理理論的變化，使檔案管理工作面臨著技術(shù)與方法的根本變革及由此引發(fā)的各種挑戰(zhàn)。高校檔案管理記錄著高校變遷與發(fā)展的全部歷程，承載著高校教育教學(xué)與組織管理的全部信息，已經(jīng)成為高校文化的重要組成部分，其重要性不言而喻。隨著高校的快速發(fā)展，新型檔案載體、檔案內(nèi)容等檔案信息資源呈幾何式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)檔案工作形勢(shì)的變化，尤其是高校檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)程普遍滯后于檔案工作需要，很多高校在檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)上缺乏頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案管理信息系統(tǒng)無法與學(xué)校的OA系統(tǒng)全面對(duì)接，“信息孤島”矛盾十分突出，導(dǎo)致沒有電子化處理的檔案信息無法在全校網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)使用；有的高校沒有按照國(guó)家檔案法律法規(guī)的要求，制定相應(yīng)的規(guī)范化的檔案管理制度，檔案管理專業(yè)化人才缺乏，信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，檔案管理知識(shí)培訓(xùn)不及時(shí)，影響了檔案管理工作整體水平的提升，加強(qiáng)高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。

一、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）科學(xué)定位，以制度規(guī)范推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展

高校檔案工作在推動(dòng)學(xué)科建設(shè)和學(xué)術(shù)研究、輔助教學(xué)和人才培養(yǎng)、構(gòu)建和傳播獨(dú)特的校園文化、促進(jìn)國(guó)內(nèi)和國(guó)際交往等方面都具有非常重要的作用。一方面，要把檔案工作制度貫穿于高校檔案工作全過程。檔案法規(guī)制度與規(guī)范是實(shí)現(xiàn)高校檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，是高校檔案管理的規(guī)矩。要不斷強(qiáng)化檔案工作者的法制意識(shí)與服務(wù)理念。“思想決定感覺，感覺決定行為，行為決定結(jié)果”。檔案法制工作的核心理念就是有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。要從“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的高度充分認(rèn)識(shí)檔案工作法制化建設(shè)的重要性。臨沂大學(xué)在創(chuàng)建山東省檔案管理科學(xué)化示范單位工作中，一條重要的成功經(jīng)驗(yàn)，就是建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法，使檔案工作有法可依，有據(jù)可行，順利開展。另一方面，在制度規(guī)范的框架下推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新與協(xié)調(diào)發(fā)展。要從中心意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)、機(jī)遇意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)等六個(gè)方面，強(qiáng)化檔案工作的觀念創(chuàng)新，即要突出檔案工作的整體性，也要關(guān)注系統(tǒng)的力量；即要觀念創(chuàng)新，又要在工作模式、技術(shù)引領(lǐng)、多學(xué)科方法等方面同步推進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展，作到規(guī)律、自律、音律相統(tǒng)一，共同彈好檔案工作這架鋼琴。

（二）建立科學(xué)的檔案管理體制，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在高校檔案管理工作實(shí)踐中推行較為完善的三級(jí)管理體制，即學(xué)校檔案管理委員會(huì)、檔案館、全校專兼職檔案管理隊(duì)伍。檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)研究、決定學(xué)校檔案工作的大政方針，宏觀把握全校檔案工作；檔案館作為委員會(huì)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)相關(guān)任務(wù)的具體實(shí)施；全校各單位設(shè)立檔案工作負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，分別負(fù)責(zé)本部門檔案工作組織協(xié)調(diào)以及檔案的積累、整理和移交。這一體制機(jī)制有效實(shí)行的重要保證措施是要有一支高素質(zhì)的專兼職檔案員隊(duì)伍。就當(dāng)前高校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在的薄弱環(huán)節(jié)主要還是表現(xiàn)在檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高，特別是專業(yè)化、技能化人才十分匱乏，隨著檔案信息化工作的逐步推進(jìn)，這一矛盾表現(xiàn)得越來越突出。隊(duì)伍建設(shè)問題仍然是高校檔案工作面臨的最突出和緊迫的問題。

（三） 突出重點(diǎn)，扎實(shí)做好館藏資源建設(shè)

如何構(gòu)建科學(xué)的檔案資源管理體系是一個(gè)始終沒有根本解決的老問題。從新中國(guó)檔案館初創(chuàng)時(shí)期提出的“加強(qiáng)檔案收集”，到80年代以“豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)”為主要內(nèi)容的館藏建設(shè)思想，再到90年代加強(qiáng)重點(diǎn)檔案和地方特色檔案收集等，檔案資源建設(shè)工作不再盲目追求檔案數(shù)量而忽視質(zhì)量和種類，更加注重從社會(huì)整體的視角思考和探索檔案資源建設(shè)。一方面，檔案不是簡(jiǎn)單的資料收集。目前，高校檔案資源建設(shè)基本上是建立在進(jìn)館范圍基礎(chǔ)上的接收模式，很難做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。另一方面，高校在檔案館資源建設(shè)的法規(guī)制度上缺少嚴(yán)格的執(zhí)行機(jī)制。一些管理部門和二級(jí)學(xué)院對(duì)檔案資源建設(shè)重視不到位，檔案管理人員更換頻繁，很難做到專人專職，導(dǎo)致檔案缺失遺失等問題非常突出。高校檔案資源建設(shè)要統(tǒng)籌兼顧教書育人、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、文化傳承等各領(lǐng)域的檔案收集，用反映學(xué)校整體發(fā)展的“大視角”指導(dǎo)館藏資源建設(shè)。重視高校特色檔案文化建設(shè)具有十分重要的實(shí)踐意義。高校特色檔案反映學(xué)校發(fā)展歷程，體現(xiàn)學(xué)校的地域特色，集合了學(xué)校的教學(xué)特點(diǎn)，展現(xiàn)學(xué)校獨(dú)有的校園風(fēng)尚，對(duì)陶冶學(xué)生情操，營(yíng)造良好學(xué)習(xí)氛圍，傳遞學(xué)校教學(xué)精神，展示學(xué)校風(fēng)貌起著不可替代作用。一流大學(xué)一定是有傳統(tǒng)、有歷史積淀的大學(xué)。

（四）順勢(shì)而為，加快推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代檔案工作已經(jīng)步入了數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字檔案館建設(shè)成為一流檔案管理的主要標(biāo)志之一。高校必須緊跟信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案信息化體制和機(jī)制的設(shè)計(jì)，加快推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。在具體實(shí)施中，要把握好兩個(gè)原則。一是“雙軌制”原則。建立以傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案為正本，數(shù)字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲(chǔ)管理模式。二是“全周期”管理原則。全周期管理指檔案管理不再是以往的檔案的存儲(chǔ)和使用管理，而是從檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、使用一直到銷毀的全過程管理。

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，建設(shè)任務(wù)十分艱巨，需要大量的人力和資金投入。當(dāng)前，信息化檔案管理專業(yè)人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行的重要因素。應(yīng)從兩個(gè)方面著手解決，首先加強(qiáng)對(duì)學(xué)?，F(xiàn)有檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的基本技能和綜合素質(zhì)；其次，加大外部專業(yè)人才引進(jìn)力度，重點(diǎn)引進(jìn)檔案管理信息化專業(yè)人才，為高校檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

（五）圍繞中心，提升檔案服務(wù)水平

一是檔案對(duì)教育教研具有借鑒與參考作用。高校檔案見證了高校形成、變化及發(fā)展的全過程，還貫穿高校教育教學(xué)及組織管理各個(gè)方面。檔案非常真實(shí)地記載著高校運(yùn)行、教學(xué)管理的軌跡，屬于高校的信息資源。二是檔案是教育教學(xué)管理的依據(jù)與載體。高校檔案是隨著教育教學(xué)活動(dòng)逐漸形成的，屬于第一手資料。高校發(fā)展的相關(guān)材料、優(yōu)秀教師事跡報(bào)告、工作總結(jié)等，均是教育教學(xué)的依據(jù)與經(jīng)驗(yàn)。三是檔案還是高校文化的組成部分。正是基于檔案的極端重要性，中國(guó)人民大學(xué)馮惠玲教授提出了“信息資源綜合貢獻(xiàn)力”思想。提升檔案服務(wù)水平，發(fā)揮檔案工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)力，要求高校檔案工作的落腳點(diǎn)必須放在服務(wù)學(xué)校中心、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研、服務(wù)師生等各個(gè)方面，形成檔案管理工作與學(xué)校整體發(fā)展的良性互動(dòng)。

二、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的保障措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案工作的全員意識(shí)

提升高校檔案工作水平，首先要加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)決摒棄檔案工作僅僅是資料記載和收集的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，確立起檔案工作重要地位。其次，要構(gòu)建完善的管理體系，建立健全檔案管理隊(duì)伍和檔案管理體制。三是加強(qiáng)宣傳，提高全體教職工的檔案意識(shí)。教育教職工樹立檔案意識(shí)，自主維護(hù)檔案的完整性和安全性。

（二）創(chuàng)新發(fā)展，建立服務(wù)型檔案管理新模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式，注重的是收集、保管和收藏檔案資料，是一種被動(dòng)式管理方式。要最大限度開發(fā)和利用檔案信息，必須建立開放式、服務(wù)型的檔案管理模式，樹立以用戶為中心的服務(wù)理念，以服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)師生需求和服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)為宗旨，不斷改進(jìn)和優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式，建立服務(wù)型檔案管理新模式。

（三）開放互動(dòng)，努力打造“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案服務(wù)新平臺(tái)

高校檔案屬于社會(huì)整體檔案管理中的一個(gè)子系統(tǒng)，時(shí)刻都處于社會(huì)資源、經(jīng)濟(jì)及信息的相互交流之中。高校檔案管理必須要打破封閉僵化的框架，逐漸走向靈活開放的格局，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)手段，建立檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，逐步在高校與社會(huì)間形成全方位、立體化的信息共享機(jī)制。

（四）加大投入，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括三個(gè)方面，即檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化要求檔案管理部門要配備現(xiàn)代化多媒體硬件設(shè)備，以多媒體技術(shù)應(yīng)用支持檔案的信息化。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化需要將傳統(tǒng)的手動(dòng)操作歸檔到現(xiàn)代操作，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體文件檔案數(shù)字化。檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化必須依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及管理軟件實(shí)現(xiàn)資源的開發(fā)利用和共享。沒有一定的財(cái)力物力和人力投入，檔案信息化建設(shè)無法實(shí)現(xiàn)。

（五）提高素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

要從政治覺悟、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德四個(gè)方面，全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力打造一支具有良好思政素質(zhì)，樂于奉獻(xiàn)品質(zhì)，擁有崇高敬業(yè)精神，掌握現(xiàn)代技術(shù)手段的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。