慈善檔案管理工作存在的問題與對策

文·劉瑞亭

慈善事業(yè)屬于公益性事業(yè)，涉及內(nèi)容廣泛。慈善事業(yè)的蓬勃發(fā)展產(chǎn)生了大量檔案，對慈善檔案的科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化管理，直接關(guān)系到慈善事業(yè)的正常運(yùn)行。2007年，我國出臺了《慈善事業(yè)檔案管理辦法》，伴隨著這一法律文件的出臺，我國慈善事業(yè)的行為準(zhǔn)則和行業(yè)規(guī)范都有了比較明顯的界定，諸多省市的慈善檔案管理問題有了明顯的改觀，但從宏觀角度來看依然存在著不盡如人意的地方。

一、慈善檔案管理工作存在的問題

（一）慈善檔案管理意識淡化

慈善事業(yè)相對于其他事業(yè)而言有一定的特殊性，主要側(cè)重于公益性質(zhì)，其所能產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益常處于隱性狀態(tài)。而慈善檔案管理工作的重要性在這種隱性作用的沖擊下不斷被淡化，這就造成慈善檔案管理工作者在工作職責(zé)堅守上容易出現(xiàn)失位狀況，表現(xiàn)為沒有足夠的工作積極性，缺乏對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)為檔案管理只是慈善事業(yè)的一個無關(guān)緊要的部分。這種對檔案管理輕視慢待的態(tài)度肆意蔓延，導(dǎo)致了檔案管理工作最終受到邊緣化待遇。

（二）檔案管理制度不夠完備

制度是做好工作的保證，小到機(jī)構(gòu)大到國家，其科學(xué)高效地運(yùn)行，離不開嚴(yán)謹(jǐn)正確的制度管理。由于我國諸多慈善機(jī)構(gòu)的制度還不完善，慈善機(jī)構(gòu)檔案管理工作缺乏制度的規(guī)范性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量存在各種缺陷。比如，機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理混亂，檔案工作運(yùn)行效果不佳，檔案管理的目錄編號和案卷標(biāo)題設(shè)置都帶有很大的隨意性，等等。

二、改進(jìn)慈善檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的考核力度

慈善機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在的問題，與人的管理不善關(guān)系重大，所以首先要加強(qiáng)檔案管理人員的考核力度，從制度上規(guī)范其行業(yè)行為和規(guī)范。比如，在慈善機(jī)構(gòu)檔案管理人員的業(yè)績考量方面，可以實(shí)施權(quán)、責(zé)、利三個基本點(diǎn)相融合的考核方法，將權(quán)力，責(zé)任和效益三個指標(biāo)有機(jī)地統(tǒng)一起來，使檔案管理的目標(biāo)更加清晰化、明確化。此外，也可以將考核結(jié)果與懲獎措施相掛鉤，將月期考核與季度考核相結(jié)合，將考核的過程和考核評價結(jié)果融合到一起，從而實(shí)現(xiàn)考核的公平化、執(zhí)行的規(guī)范化、結(jié)果的落實(shí)化。在加大檔案管理人員的考核力度之外，也要著手建設(shè)檔案管理責(zé)任劃分與追究制度，健全經(jīng)濟(jì)約束和法律限制，增強(qiáng)檔案管理工作人員的風(fēng)險意識和危機(jī)意識，從而強(qiáng)化他們的責(zé)任心。這個過程中，要特別注重對那些因?yàn)楣ぷ魇д`和工作態(tài)度差而導(dǎo)致的檔案管理不當(dāng)和檔案遺失的管理人員進(jìn)行處理和判罰，以強(qiáng)制的方式扭正他們的工作行為和規(guī)范。而在激勵機(jī)制方面，要加快建立健全檔案管理約束制度，從而實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員的全面跟蹤，并對其工作能力、專業(yè)素養(yǎng)、道德水準(zhǔn)和敬業(yè)精神這幾個方面實(shí)施全面審查。慈善機(jī)構(gòu)可以在了解每一位員工的個性和特殊需求的基礎(chǔ)上，制定出一對一或多對一的激勵措施。從而實(shí)現(xiàn)在獎勵與懲戒兩個方面促使機(jī)構(gòu)員工充分發(fā)揮其檔案管理的主觀能動性，在工作崗位上積極向上、主動作為，提升機(jī)構(gòu)的慈善管理水平。

（二）加大工作人員的培訓(xùn)力度

社會企業(yè)越來越注重員工的意見，企業(yè)的工作也逐漸圍繞員工展開，充足的人力資源投入是管理工作正確實(shí)施和開展的前提。慈善機(jī)構(gòu)的檔案管理工作也是如此，只有擁有了高素質(zhì)的檔案管理人才，才能逐步提升慈善檔案管理的綜合基礎(chǔ)和實(shí)力水平。因此，慈善機(jī)構(gòu)需要定期開展針對其內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)活動，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和管理素養(yǎng)。通過相關(guān)的檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，讓他們掌握檔案管理的基本知識和基本工作內(nèi)容，了解基本理論和方法，具備更深層次地理解和管理檔案工作的能力。此外，還要重視慈善單位的內(nèi)部的培訓(xùn)活動，通過建立公司檔案管理培訓(xùn)機(jī)制、設(shè)置公司內(nèi)部培訓(xùn)部門等方法，實(shí)現(xiàn)多渠道的培訓(xùn)模式，引導(dǎo)和激勵員工自身的工作熱情和積極性，不斷鼓勵員工積極參與培訓(xùn)活動中，發(fā)揮個人主動性，組織員工開展好檔案管理培訓(xùn)資料的編制和培訓(xùn)模塊的設(shè)置?？荚u人員要對培訓(xùn)成績、測評成績、出勤率和培訓(xùn)效果進(jìn)行調(diào)查和全面評估。

當(dāng)前慈善事業(yè)發(fā)展勢頭和速度都比較強(qiáng)勁，充分彰顯了我國社會的進(jìn)步和發(fā)展，這也對慈善事業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。盡到分內(nèi)職責(zé)，做好慈善檔案管理工作，充分開發(fā)并利用檔案的價值潛力，廣泛系統(tǒng)性地搜集慈善事業(yè)發(fā)展的相關(guān)資料和信息，增強(qiáng)慈善事業(yè)的社會效益，對于科學(xué)制定實(shí)施慈善事業(yè)規(guī)劃，增強(qiáng)慈善機(jī)構(gòu)的社會影響力和抗風(fēng)險能力，都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。