提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張桂玲　陳婷　 張浩

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）11-00-01

隨著科學(xué)信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，并且已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理需要完成的重要任務(wù)。但是與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)還有不足之處。因此，在未來(lái)的檔案管理技術(shù)發(fā)展中，有必要加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，以保障事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展。

一、檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

檔案信息化，可遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享;提高檔案信息利用的時(shí)效性。檔案人員要管好檔案，應(yīng)該熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯著的效果和收益。 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案部門(mén)最為常見(jiàn)的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其它信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計(jì)算機(jī)的功能和作用;應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理館藏檔案;建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、檔案信息化建設(shè)策略

1.加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)和引進(jìn)

應(yīng)配備必要的服務(wù)于檔案信息化的設(shè)備，滿足檔案信息資源開(kāi)發(fā)，信息處理與傳輸對(duì)技術(shù)裝備的要求。要想保證檔案資料長(zhǎng)期有效的保存，就必須確保硬件設(shè)施性能的穩(wěn)定，并且做好對(duì)硬件設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)，盡可能避免出現(xiàn)故障。只有這樣，才能使事業(yè)單位檔案管理工作的水平不斷得到提升，才能讓檔案資料得到科學(xué)有效的保存。除此之外，還需要注重對(duì)一些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)和利用，使電子存儲(chǔ)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)得到最大化的發(fā)揮，儲(chǔ)存量得到進(jìn)一步的提升。

2.大力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，檔案管理工作人員需要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)能力和素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，為其樹(shù)立正確的工作態(tài)度。在檔案信息化管理工作中，相關(guān)工作人員的觀念及其操作能力對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量有著重要的影響。因此，檔案管理工作人員要不斷更新自己的思想觀念，不斷調(diào)整自身心態(tài)，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技能，強(qiáng)化自身對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行整理和分類的能力，使檔案信息化管理的功能和價(jià)值得到最大化的發(fā)揮，從而滿足事業(yè)單位的管理發(fā)展需要。

3.制定合理的總體規(guī)劃

事業(yè)單位在對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)劃時(shí)，應(yīng)以事業(yè)單位自身的發(fā)展戰(zhàn)略為基礎(chǔ)，對(duì)單位的自身特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行分析后，再進(jìn)行深入的調(diào)查和論證，制定出科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)的近期計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，使其形成一個(gè)大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。除此之外，還需要對(duì)系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果加以關(guān)注，重視其對(duì)事業(yè)單位信息服務(wù)的總體目標(biāo)支持，最大化地發(fā)揮系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，并為將來(lái)的發(fā)展留下足夠的拓展空間。

4.建立完善的檔案管理規(guī)章制度

科學(xué)的管理制度是促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的有力保障。事業(yè)單位的管理必須結(jié)合單位的實(shí)際情況來(lái)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，促使檔案管理工作向科學(xué)、信息、規(guī)范的方向發(fā)展，從而推進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。同時(shí)，將績(jī)效考核制度納入到日常管理中，進(jìn)一步提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，有利于各項(xiàng)管理制度的完善和實(shí)施。只有這樣，才能使檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

5.建立實(shí)用的檔案管理操作系統(tǒng)

事業(yè)單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況建設(shè)檔案管理操作系統(tǒng)，這也是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。檔案管理操作系統(tǒng)的主要功能應(yīng)包括：以網(wǎng)頁(yè)形式為相關(guān)的工作人員提供檔案信息服務(wù)，網(wǎng)上查詢、整理和下載電子檔案以及其他瀏覽使用服務(wù)。檔案管理操作系統(tǒng)的建立不僅僅是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的重要標(biāo)志，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一個(gè)重要手段。因此，事業(yè)單位要不斷提高對(duì)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)能力，促進(jìn)檔案信息資源的共享。只有這樣，才能使事業(yè)單位的檔案管理工作契合新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)積極聯(lián)系一些國(guó)內(nèi)外擁有較強(qiáng)技術(shù)實(shí)力的軟、硬件公司，為事業(yè)單位打造一套能夠適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展需要的檔案管理操作系統(tǒng)，提高檔案信息更新?lián)Q代的頻率，進(jìn)而滿足事業(yè)單位對(duì)數(shù)據(jù)信息有效使用和管理的目的。

6.加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

檔案信息化的首要任務(wù)就是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設(shè)，并嚴(yán)格按照制度要求貫徹實(shí)施，層層把關(guān)，責(zé)任到人。根據(jù)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實(shí)、完整和安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。 在新時(shí)期的檔案管理工作中，應(yīng)該不斷提高自身的信息化管理水平，并結(jié)合單位自身實(shí)際情況，探索有利于自身工作發(fā)展的新途徑，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)為基礎(chǔ)，科學(xué)有效地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平。