大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)研究

丁利紅

摘 要：在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案管理與利用服務(wù)發(fā)生了巨大的改變，以往的檔案管理與利用模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前國(guó)家及社會(huì)對(duì)檔案管理與利用的需求。本文簡(jiǎn)單闡述大數(shù)據(jù)的概念及其對(duì)檔案管理的重要意義，分析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用服務(wù)的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，重點(diǎn)討論了大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 檔案利用服務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）11-00-01

引言

近年來(lái)，國(guó)家持續(xù)推動(dòng)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，已經(jīng)將大數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。在國(guó)家政策的推動(dòng)下，大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)落地進(jìn)程加快，產(chǎn)業(yè)價(jià)值被進(jìn)一步發(fā)掘。據(jù)權(quán)威調(diào)查數(shù)據(jù)表明，2017年中國(guó)大數(shù)據(jù)規(guī)模市場(chǎng)已達(dá)358億元，年增速達(dá)到47.3%。在這一背景下，各行各業(yè)都出現(xiàn)了海量的數(shù)據(jù)信息。就檔案管理工作而言，其主要內(nèi)容就是對(duì)這些海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)、整理并歸檔，這就需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)完成。從當(dāng)前的檔案管理發(fā)展來(lái)看，如何正確借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)工作，已經(jīng)成為檔案管理中急需解決的重要問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)的概念及其對(duì)檔案管理的重要意義

大數(shù)據(jù)自誕生以來(lái)，一直是一個(gè)較為模糊的概念。麥肯錫全球研究所對(duì)大數(shù)據(jù)給出了這樣的定義：“一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合。”簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)就是通過(guò)分析挖掘全量的非抽樣的數(shù)據(jù)輔助決策，或者可以說(shuō)成是超級(jí)存儲(chǔ)。大數(shù)據(jù)的核心作用是數(shù)據(jù)價(jià)值化，也就是讓數(shù)據(jù)產(chǎn)生各種價(jià)值。大數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)的應(yīng)用基本可概括為兩個(gè)方向，分別為精準(zhǔn)化定制和預(yù)測(cè)，比如說(shuō)通過(guò)搜索引擎搜索同樣的內(nèi)容，每個(gè)人的結(jié)果都是大不相同的。

在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)，可通過(guò)垂直擴(kuò)展（大內(nèi)存高效能）、水平擴(kuò)展（大磁盤(pán)大集群）等對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、計(jì)算與處理。這不僅有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面管理，提升信息整合管理效果，也有利于滿(mǎn)足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份工作需求，對(duì)檔案管理與利用服務(wù)模式的創(chuàng)新、檔案管理與利用服務(wù)工作的落實(shí)有重要意義。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用服務(wù)的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

1.問(wèn)題分析

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理與利用服務(wù)中存在的人才短缺、管理安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題日益嚴(yán)重。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)施檔案管理與利用服務(wù)工作，需要收集并分析海量數(shù)據(jù)，基于分析結(jié)果做出決策，這就要求檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)分析知識(shí)與技能。但是，大多管理人員只掌握了基本的檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)軟件操作技能，不具備專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)分析知識(shí)與技能。另外，檔案管理逐漸遷移至網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)建立了必不可分的聯(lián)系。由于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)本身存在漏洞，再加上防火墻建立不完善，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全造成威脅。

2.挑戰(zhàn)分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)也給檔案管理與服務(wù)利用打來(lái)了不可避免的挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)持續(xù)增長(zhǎng)、數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)與信息安全服務(wù)要求不斷增高。比如，檔案信息檢索，人們?cè)跈z索檔案信息的過(guò)程中，不再滿(mǎn)足查看原始檔案，而是需要查看有自身需求有或多或少相關(guān)性的檔案，這就要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的集中性分析，并從海量數(shù)據(jù)中獲取更有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，無(wú)形中增加了檔案管理人員的工作量。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)的有效策略

1.強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍是否具備專(zhuān)業(yè)性較高的數(shù)據(jù)分析知識(shí)與技能，直接影響管理與服務(wù)工作的具體落實(shí)，關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值的挖掘。所以，相關(guān)部門(mén)需要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一方面，根據(jù)實(shí)際檔案管理與利用服務(wù)需求，引入專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人才，調(diào)整當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)，有效遏制管理隊(duì)伍向老齡化發(fā)展。另一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，建立其檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)，使其掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)、軟件知識(shí)與大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，提高其檔案管理能力。

2.完善檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是落實(shí)檔案管理與利用服務(wù)工作的重要保障，在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)中起到指導(dǎo)性作用。所以，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)完善檔案信息化管理制度。其一，完善電子文件歸檔與管理制度，在各科室內(nèi)部設(shè)置1-2名兼職檔案員，并為其安裝電子檔案管理系統(tǒng)，由兼職檔案員負(fù)責(zé)科室內(nèi)電子文件的收集、整理及歸檔，最后由綜合檔案室對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，要求移交檔案室的電子文件為一式三套，一套本地封存、一套異地封存、一套提供利用。其二，完善安全保密制度，定期更改數(shù)字檔案系統(tǒng)登陸賬號(hào)及密碼，交由專(zhuān)人妥善保管，要求檔案管理人員根據(jù)電子檔案實(shí)際內(nèi)容設(shè)置條文和原文的網(wǎng)上查詢(xún)利用級(jí)別，并按照用戶(hù)需求設(shè)置該用戶(hù)網(wǎng)上查詢(xún)權(quán)限，規(guī)定電子檔案僅限于部門(mén)內(nèi)部人員查詢(xún)。其三，完善數(shù)字檔案查詢(xún)利用制度，要求部門(mén)內(nèi)部人員開(kāi)通檔案管理系統(tǒng)登錄賬號(hào)，規(guī)定外來(lái)人員必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢(xún)操作，并根據(jù)數(shù)字檔案內(nèi)容劃分檔案利用權(quán)限。

3.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理與利用服務(wù)工作對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴(lài)性更強(qiáng)。所以，相關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等軟硬設(shè)施的建設(shè)力度。例如，充分考慮當(dāng)前的資金條件，在條件允許范圍內(nèi)，淘汰老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，定期或不定期優(yōu)化病毒庫(kù)與防火墻，并建設(shè)辦公局域網(wǎng)，構(gòu)建具有良好穩(wěn)定性與安全性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)，將計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至可脫機(jī)保存的載體上，如只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)，再把載體直立存放在防光、防塵、防磁、防有毒氣體的裝具中，控制其溫度在17-20攝氏度范圍內(nèi)、濕度在35%-45%的范圍內(nèi)。保存專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件時(shí)，先將其轉(zhuǎn)換為通用型文件。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)的背景下，相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理與利用服務(wù)中，同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案信息化管理制度，加大相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，以提高管理質(zhì)量與服務(wù)水平。

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