淺談大數(shù)據(jù)背景下電子檔案信息管理存在的問題及對策

高衛(wèi)清　申文宏

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息流通越來越快速，信息量也越來越大，這使得檔案管理部門工作量也不斷增加。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足人們對檔案管理的要求了，因此，電子檔案信息管理勢在必行，然而在實際的應(yīng)用中，電子檔案信息管理還是存在許多不足的，本文就這種情況進(jìn)行簡要分析并提出對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 電子檔案信息管理 存在的問題 對策

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

當(dāng)前的社會處在一個大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)都在積極的迎接挑戰(zhàn)和機遇，構(gòu)建信息化平臺。電子檔案信息管理有利于提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，然而實際管理工作中，由于各種原因，檔案管理工作仍存在不少問題，找出并解決這些問題，才能更好的推進(jìn)電子檔案信息管理工作的高效進(jìn)行。

一、電子檔案信息管理的重要性

傳統(tǒng)檔案管理工作大都采用紙質(zhì)形式對檔案進(jìn)行保存，這使得檔案管理工作量很大，又不利于保管?；馂?zāi)、受潮和蟲害都會對紙質(zhì)檔案造成破壞，為了確保檔案能正常使用，這就需要有專人負(fù)責(zé)管理和保存，增加了人力和財力的負(fù)擔(dān)。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在使用上不夠方便，查閱難度大。電子檔案信息的出現(xiàn)，不僅可以解決檔案資料存放的問題，提升檔案的安全性，還能方便人們進(jìn)行檢索、查閱資料、提升檔案的利用率，突出檔案資料的作用[1]。因此，在大數(shù)據(jù)背景下做好電子檔案信息管理具有重要意義。

二、電子檔案信息管理存在的問題

1.檔案管理意識不強，缺乏服務(wù)意識

很多情況下，人們并不重視檔案管理工作，在一定程度上影響了電子檔案信息的有效發(fā)展，導(dǎo)致文件丟失率偏高，檔案資料得不到合理利用。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案信息繁多紛雜，這些信息都是要經(jīng)過技術(shù)化處理再保存的，如果檔案管理意識薄弱，不僅影響管理效率還會造成資源的浪費，影響檔案管理工作的開展。當(dāng)前許多檔案管理部門的服務(wù)意識薄弱，都是被動的服務(wù)，沒有積極主動的服務(wù)客戶，客戶不問絕不會多說一句話，這也是制約電子檔案信息有效發(fā)展的重要原因之一。

2.檔案管理軟件不能通用

雖然目前電子檔案信息管理有了很大的進(jìn)步，但新型的檔案管理軟件還是存在著一些問題，影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。比如檔案管理軟件之間不能通用，電腦型號不一樣，軟件就不能兼容，直接影響了檔案資源的貢獻(xiàn)，給電子檔案信息管理工作的有序開展造成不利影響。

3.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子檔案信息管理

標(biāo)準(zhǔn)化的管理有利于保證檔案信息庫中的信息真實性，有利于提升檔案信息管理的安全性。然而目前的檔案管理中，由于各種原因，如工作領(lǐng)域、部門和機構(gòu)間的工作差異等，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行編制，影響信息庫的真實性，從而造成電子檔案信息管理工作的開展緩慢[2]。

4.電子檔案信息存在安全隱患

為了方便員工操作，電子檔案管理系統(tǒng)一般都是采用驗證登錄名和密碼雙重保護(hù)，這種方法萬一密碼泄露，被心懷不軌的人登入系統(tǒng)，對檔案資料進(jìn)行惡意的篡改、偽造，直接威脅到檔案資料使用的安全性。另外，電子檔案信息具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲存信息多樣的特點，如果電腦系統(tǒng)崩潰或者病毒入侵，會造成無法挽回的損失。

5.相關(guān)法律法規(guī)不完善

當(dāng)前有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)大都是針對傳統(tǒng)的檔案管理模式，大數(shù)據(jù)背景下要求法律法規(guī)要跟上時代發(fā)展的腳步，定期頒布與電子檔案信息管理相關(guān)的法律法規(guī)，為促進(jìn)電子檔案信息工作的發(fā)展提供法律依據(jù)。

二、促進(jìn)電子檔案信息管理工作發(fā)展的對策

1.轉(zhuǎn)變管理理念，提升服務(wù)意識

電子檔案信息管理要想進(jìn)行的順利、進(jìn)行的徹底，首先要轉(zhuǎn)變管理理念。把傳統(tǒng)的管理理念和互聯(lián)網(wǎng)思維結(jié)合起來，優(yōu)化管理手段，提升服務(wù)意識，重視對檔案的管理，提高管理效率，使檔案信息更加真實，更加全面。改變被動服務(wù)的狀態(tài)，檔案管理員通過整理收集，在不違反保密性的前提下，把檔案資料整理成各類報告進(jìn)行公示，方便大家進(jìn)行查閱，提高檔案資料的利用率。

2.加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案軟件通用

電子檔案信息管理的目的是為了檔案資源的共享，加強信息化建設(shè)，有利于實現(xiàn)檔案軟件的通用，最大限度的發(fā)揮檔案資源的作用。因此，檔案館管理部門要注重對先進(jìn)信息技術(shù)的引進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)自動化處理，提高檔案的檢索、利用。例如可以利用計算機技術(shù)對管理軟件進(jìn)行編程，實現(xiàn)軟件的兼容。通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸檔案資料，可以不受時間、空間的進(jìn)行共享，還能避免檔案資料不易保存的問題。

3.統(tǒng)一規(guī)范電子檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

建立健全的管理體系，形成統(tǒng)一性原則的電子檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案信息管理具有重要的意義。隨著社會的發(fā)展，對檔案的管理手段和管理水平也在不斷的進(jìn)步，建立統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，有利于系統(tǒng)軟件之間的通用，有利于實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高檔案信息管理效率和質(zhì)量。

4.有效提高電子檔案信息管理的安全性

檔案資源是信息資源中重要的一環(huán)，為我國的政治建設(shè)和社會經(jīng)濟建設(shè)提供信息基礎(chǔ)，發(fā)揮著重要的作用。因此，在電子檔案信息管理過程中，要提高檔案管理的保密性和安全性，建立完善的安全保障機制。首先，要強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，提高警惕，主動采取有效的措施預(yù)防不法分子的入侵。其次，管理部門要加強對電子檔案的信息管理，密切監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)安全，經(jīng)常進(jìn)行殺毒，隔離計算機的內(nèi)網(wǎng)和外圍，確保檔案信息的安全[3]。

5.建立完善的法律法規(guī)

我國是法制國家，建立完善的法律法規(guī)，能為電子檔案信息管理提供堅實的保障，做到有法可依，有章可循，為電子檔案信息的未來發(fā)展做出貢獻(xiàn)。同時要加強對檔案管理隊伍的建設(shè)，定期進(jìn)行交流培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而更好的為讀者服務(wù)，為數(shù)據(jù)庫的安全運營出一份力。

結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，加強電子檔案信息管理工作的建設(shè)，對可持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。要跟隨時代的腳步，抓住機遇，通過對檔案管理設(shè)備的更新、人員的培訓(xùn)，在保證檔案安全的前提下，解決面臨的問題，推動電子檔案信息管理工作的開展，從而充分發(fā)揮檔案資料的實際作用。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)卉.加強電子檔案信息安全管理工作[J].信息通信，2019（01）：184-185.

[2]劉曉慧.電子檔案信息安全管理和技術(shù)措施分析[J].東方企業(yè)文化，2018（S2）：94.

[3]陳思寧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，26（17）：233