探究在一流企業(yè)建設(shè)中辦公室的綜合與協(xié)調(diào)職能

魏嘉

國家電投集團(tuán)新疆能源化工有限責(zé)任公司辦公室 新疆烏魯木齊 830011

辦公室作為企業(yè)的辦事機(jī)構(gòu)，其工作的核心就是對各部門工作的協(xié)調(diào)與指揮。在塑造辦公室文化系統(tǒng)時，需要對其工作模式進(jìn)行控制，并在走向的管理過程中，保證各部門協(xié)調(diào)狀態(tài)。而為了實現(xiàn)這一管理目標(biāo)，需要對辦公室的協(xié)調(diào)職能做出分析，以此配合領(lǐng)導(dǎo)決策，并優(yōu)化單位與企業(yè)的工作效率。

1 辦公室協(xié)調(diào)職能概述

辦公室的首要工作任務(wù)，是對上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)指示與文件精神的傳遞。同時，也通過對下屬單位工作情況與請示內(nèi)容的收集與轉(zhuǎn)達(dá)，形成上下級結(jié)構(gòu)中的信息綜合反饋，以便為上級部門決策提供基礎(chǔ)。為此，辦公室工作人員，需保持對領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，在建立良好上下級關(guān)系的同時，使基層單位提出的想法與建議，可以更好地起到作用[1]。另外，在組織機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)體系中，需要多個部門的協(xié)同配合，才能完成企業(yè)的運行管理。這就需要辦公室在各部門領(lǐng)導(dǎo)間，建立起有效的通報與協(xié)調(diào)機(jī)制，在組織各領(lǐng)導(dǎo)級會議的同時，統(tǒng)一調(diào)配各部門的領(lǐng)導(dǎo)間的溝通與協(xié)作，以此保證企業(yè)管理的有效執(zhí)行。而這一內(nèi)容，也可以減少企業(yè)的運營中的內(nèi)部消耗，在消除內(nèi)部矛盾的基礎(chǔ)上，維護(hù)企業(yè)的良性運行狀態(tài)。

2 辦公室工作的基本原則

基于辦公室的工作職能與崗位作用，需要在建設(shè)一流企業(yè)具體工作中，設(shè)定明確的工作原則，以此對辦公室工作方案的執(zhí)行情況形成指揮，使其可以更好的發(fā)揮自身價值，完成自身對于企業(yè)或單位的協(xié)同管理。內(nèi)容上，辦公室的工作原則，可總結(jié)為以下幾點。第一，需要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，將其作為辦公室工作的基本保障條件，在局部服務(wù)全局的條件下，完成崗位服務(wù)工作。第二，需堅持服務(wù)型工作模式，履行服務(wù)職責(zé)為根本，在為企業(yè)各層級、各部門提供服務(wù)的同時，不斷優(yōu)化自身的崗位服務(wù)效果，體現(xiàn)部門價值。第三，瞄準(zhǔn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，企業(yè)辦公室需對自身定位進(jìn)行明確，在堅守“參與不干預(yù)，參謀不決策，管家不當(dāng)家，到位不越位”原則基礎(chǔ)上，守好部門本分。第四，需落實部門服務(wù)整體原則。在靈活處理各內(nèi)部關(guān)系的同時，從宏觀角度出發(fā)，以長遠(yuǎn)利益、大局觀為核心，整理企業(yè)各部門關(guān)系，輔助各部門完成協(xié)調(diào)工作，確保企業(yè)運轉(zhuǎn)正常。

3 優(yōu)化辦公室協(xié)調(diào)工作的基本方案

3.1 調(diào)整部門定位，明確職權(quán)內(nèi)容

由于辦公室在企業(yè)中，帶有一定的特殊性，因此，更要在部門的崗位定位管理中明確自身的職權(quán)內(nèi)容，在忠于職守的過程中擺正姿態(tài)，更好地處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，并重點關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)與辦公室工作人員、領(lǐng)導(dǎo)工作與辦公室實踐的聯(lián)系。尤其在部門定位管理上，務(wù)必明確把握工作“界限”，在優(yōu)化工作流程的基礎(chǔ)上，按程序完成工作，避免出現(xiàn)越權(quán)處理工作的現(xiàn)象。執(zhí)行“參與不干預(yù)，參謀不決策，管家不當(dāng)家，到位不越位”的過程中，在職權(quán)范圍的限制內(nèi)完成工作，絕不過問超出職權(quán)范圍的事物。

3.2 優(yōu)化內(nèi)部協(xié)調(diào)，保證業(yè)務(wù)順暢

企業(yè)辦公室工作中，協(xié)調(diào)功能是其工作業(yè)務(wù)的核心，也是其對接其他職能部門的有效手段。這一工作內(nèi)容的有效執(zhí)行，自然將辦公室內(nèi)部的協(xié)同運行條件作為基礎(chǔ)，在保證內(nèi)部運行效率化的條件下，更好地對接外部協(xié)調(diào)工作。

由此，要求辦公室工作人員，能夠在各工作流程內(nèi)容中，維護(hù)崗位操作的規(guī)范性，并在嚴(yán)格執(zhí)行管理制度的基礎(chǔ)上，保障各工序環(huán)節(jié)的有效對接，以維護(hù)內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)性基礎(chǔ)。而在與外部部門進(jìn)行對接的過程中，也要延續(xù)這一規(guī)范性條件，在深刻落實管理制度內(nèi)容的基礎(chǔ)上，時刻關(guān)注協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的問題，并在促進(jìn)有效交流的同時，形成默契配合，以此保證工作執(zhí)行效果。另外，在內(nèi)部協(xié)調(diào)性工作內(nèi)容中，需要發(fā)揮不同人才的個性化素質(zhì)優(yōu)勢，在充分挖掘組織力量的過程中，使骨干人才優(yōu)勢，得到塑造與鍛煉，以便其更好地適應(yīng)辦公室協(xié)調(diào)工作，在提高工作效率上發(fā)揮積極作用。

3.3 補(bǔ)充學(xué)習(xí)能力，加強(qiáng)隊伍建設(shè)

辦公室工作中，為了更好地完成工作任務(wù)，應(yīng)當(dāng)平衡日常工作與崗位學(xué)習(xí)的關(guān)系。在辦公室工作人員的培訓(xùn)教育中，以提高綜合素質(zhì)、培育優(yōu)良作風(fēng)、履行服務(wù)職責(zé)為根本，將工作與學(xué)習(xí)有機(jī)地結(jié)合起來，做到在學(xué)習(xí)中成長，在工作中錘煉的成長性個人與團(tuán)隊。這一工作模式引導(dǎo)下，不能以工作忙為借口而拒絕學(xué)習(xí)，也不能帶有學(xué)習(xí)無用的推托思想。在辦公室的工作氛圍環(huán)境中，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，通過補(bǔ)充學(xué)習(xí)能力，平衡辦公室的工作與成長屬性，使其內(nèi)部工作人員，可以更好地將理論內(nèi)容與實踐方法結(jié)合起來，以此為部門的綜合協(xié)調(diào)工作，提供基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)能力，并為其工作的創(chuàng)新突破帶來優(yōu)勢動力條件[2]。

3.4 落實準(zhǔn)備工作，提高防范意識

辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作中，需要提高準(zhǔn)備工作的地位，在加強(qiáng)防范意識的同時，通過提前介入與合理準(zhǔn)備，為更好地完成工作任務(wù)進(jìn)行未雨綢繆的準(zhǔn)備。內(nèi)容上，需要在以下四種類型上進(jìn)行準(zhǔn)備。第一，在重大決策執(zhí)行前；第二，在重要活動組織前；第三，在重大會議召開前；第四，在重要工作部署前。

同時，在做到提前介入的基礎(chǔ)上，還要對項目工作進(jìn)行全程監(jiān)督管理，利用事中的協(xié)同管理與及時協(xié)調(diào)，保證工作項目的執(zhí)行效果。而在項目完成之后，也要對其中的協(xié)同工作進(jìn)行總結(jié)與分析，并通過客觀、理性的評價，研究本次項目工作中的執(zhí)行方法，經(jīng)過對不足工作內(nèi)容的總結(jié)，分析出產(chǎn)生問題的原因，為今后的工作優(yōu)化提供方法指導(dǎo)[3]。

4 結(jié)語

綜上，針對當(dāng)前社會發(fā)展?fàn)顟B(tài)，辦公室在企業(yè)與單位中的地位愈發(fā)明顯，在維護(hù)企業(yè)管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)性的同時，體現(xiàn)出核心崗位價值。尤其在企業(yè)結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜的前提下，強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)能力，不僅可為推動一流企業(yè)建設(shè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，也在一定程度上，成為促進(jìn)辦公室核心業(yè)務(wù)成長的有效措施。