城鄉(xiāng)居民社保檔案的特征及管理優(yōu)化策略

涂雅涵

（463500 新蔡縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險中心 河南 新蔡）

隨著我國醫(yī)改的不斷深入，社保檔案已成為城鄉(xiāng)居民重要的檔案資料，且檔案是不可以丟失的。隨著我國檔案管理工作的提高，城鄉(xiāng)居民的社保檔案在管理方法和管理形式上也不斷進行改進，但仍存在一定的問題。管理部門需要通過標(biāo)準(zhǔn)化的管理，提升內(nèi)部管理效率，不斷地對社保檔案管理進行優(yōu)化，才能充分發(fā)揮社保檔案的作用。

1 城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的特征

社保檔案里面詳細(xì)記載了城鄉(xiāng)居民有關(guān)辦理社保中的文字、聲像等資料，包括了城鄉(xiāng)居民的個人信息和社保信息等主要內(nèi)容，是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老的證明材料，該檔案由國家機關(guān)部門記錄在案，具有法律效力。社保檔案體現(xiàn)了城鄉(xiāng)居民辦理的全過程，是居民社保的內(nèi)容全部體現(xiàn)。

1.1 檔案管理信息化要求較高

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機的普及應(yīng)用，城鄉(xiāng)居民的社保檔案也提出了信息化管理的要求，檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不斷完善，社保檔案管理更加的科學(xué)、高效，信息化技術(shù)的應(yīng)用，進一步提升了檔案管理的水平，提高了檔案的管理效率。將檔案信息統(tǒng)一錄入電腦，方便查詢，也加強了檔案管理的安全性。

1.2 社保檔案保存時間較長

檔案一般都有一定的保存期限，就城鄉(xiāng)社保而言，因為是有關(guān)養(yǎng)老保險檔案，按照我國目前人們的退休年紀(jì)，社保檔案的保存將是一個長期的過程。隨著人口的不斷增加，城鄉(xiāng)居民的社保辦理量會持續(xù)增加，社保檔案也隨之增多。每個城鄉(xiāng)居民的社保資料都要進行資料采集、建檔，都要專門建立每個人的檔案，這也使檔案管理工作量持續(xù)加大。

1.3 社保檔案安全要求高

根據(jù)國家退休制度，城鄉(xiāng)居民在辦理退休時需要相關(guān)的證明材料才予辦理，這其中社保檔案最為重要，是直接的證明材料。因此城鄉(xiāng)居民的社保檔案的安全系數(shù)要求非常高，不允許出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，以免影響到居民的養(yǎng)老保險領(lǐng)取。目前社保檔案的形式有紙質(zhì)也有電子版本，由于檔案的唯一性和不可替代，社保檔案的管理部門要建立安全的保管措施，嚴(yán)加保管，由于檔案信息體現(xiàn)著居民的個人信息等，還要嚴(yán)禁泄露、惡意篡改居民信息的情況出現(xiàn)。

2 城鄉(xiāng)居民社保檔案管理優(yōu)化措施

2.1 加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高社保檔案管理意識

隨著我國的大力投入，社會保險覆蓋面也越來越廣泛，社保從業(yè)的隊伍也在不斷壯大中，但由于人們對于保險工作的認(rèn)識不清，還存在一定的問題。對于社保檔案的管理存在消極怠工的現(xiàn)象，并沒有意識到社保檔案的重要性，在工作中對于檔案沒有認(rèn)真對待，出現(xiàn)隨意放置，雜亂無序，給后面的工作帶來了很大的因擾。這些思想和行為已嚴(yán)重阻障了我國的城鄉(xiāng)居民檔案的管理。

政府部門要組織檔案管理人員進行培訓(xùn)，包括檔案管理的細(xì)則、社保檔案的重要性和社會檔案的作用。檔案管理員要熟悉檔案管理的流程，明確自己的職責(zé)范疇，社保檔案從建立到維護、保存要實行規(guī)范化操作。檔案管理部門要嚴(yán)抓管理質(zhì)量，提高部門人員管理意識，提高檔案管理員素質(zhì)，使其重視檔案管理工作。社保管理部門要建立專人保管制度，保證管理的安全性和規(guī)范性，并且專人進行統(tǒng)計、歸檔，提高了檔案的管理水平和工作效率。

2.2 采取科學(xué)地檔案管理方法

城鄉(xiāng)居民社保檔案由于特性導(dǎo)致管理工作的內(nèi)容多、難度大。對此檔案管理部門要順應(yīng)時代的發(fā)展，采取科學(xué)的管理方法，優(yōu)化現(xiàn)有管理手段，以應(yīng)對不斷增加的管理需要。將新興技術(shù)和新興的管理方法應(yīng)用到檔案管理中，建設(shè)新型的管理模式?？梢圆扇》诸惖墓芾磙k法進行優(yōu)化。優(yōu)化管理是將檔案進行分類，進行差異性歸檔，實現(xiàn)管理的科學(xué)化。在分類時制定一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，如可以按照檔案的文號、類型或文件時間，還可以根據(jù)養(yǎng)老保險的記錄管理部門、時間等來進行分類，這樣使檔案雜而不亂，實現(xiàn)有序管理。城鄉(xiāng)居民社保檔案要進行科學(xué)編號，編號連續(xù)不間斷，規(guī)范編號步驟，方便查找和歸檔。在管理中還要注意社保檔案的動態(tài)性，要根據(jù)國家的相關(guān)檔案管理辦法，進行檔案管理的合法性管理。在管理過程中對于特別重要的檔案資料要進行備份處理，進行雙重保障。

當(dāng)前我們正處在高速發(fā)展的信息時代，城鄉(xiāng)檔案管理可以借助信息化管理手段，加快信息化管理進程，加大信息化投資力度，加強檔案管理的相關(guān)配置，從而實現(xiàn)檔案管理的科技化、智能化、自動化。由于網(wǎng)絡(luò)化管理也存在一定的不安全性，所以還要加強對電子版檔案的安全管理，加強電腦的維護、升級，保證資料的安全、不泄露，以此推動城鄉(xiāng)居民社保檔案管理工作的健康發(fā)展。由于檔案管理的長期性要求，同時要采取一定的技術(shù)方法保證檔案資料的完整性，以免受到外在環(huán)境的損傷。

3 結(jié)束語

城鄉(xiāng)居民社保檔案是城鄉(xiāng)居民最主要養(yǎng)老保障資料，國家的相關(guān)檔案管理部門要配置專業(yè)化的檔案管理人員，同時配置相應(yīng)的計算機等先進的管理設(shè)備，進行檔案管理工作的不斷優(yōu)化。檔案管理部門要針對目前存在的檔案管理中的不足，如加強檔案的有序管理、城鄉(xiāng)居民查詢的便捷性等方面進行管理優(yōu)化?，F(xiàn)階段對于城鄉(xiāng)居民社保檔案管理工作提出了更高的要求，只有對檔案管理工作不斷優(yōu)化、不斷完善，才能真正發(fā)揮社保檔案的作用，提高社保檔案管理中的效率，提高人們的滿意度，促進社會的進步和發(fā)展。城鄉(xiāng)居民社保檔案管理質(zhì)量的高低，不僅反映著我國檔案部門的管理水平，也涉及到城鄉(xiāng)居民的切身利益。要通過對當(dāng)前檔案管理問題的分析、研究，制定相應(yīng)的管理優(yōu)化方案，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，更好地造福民生。