淺析電子郵件的公證保全

徐 進

江蘇南京市南京公證處，江蘇 南京 210000

顧名思義，電子郵件就是通過電子信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)男偶ｏ@然電子郵件擁有存儲和收發(fā)信息數(shù)據(jù)的功能，是時下網(wǎng)絡中重要的信息交流工具之一。電子郵箱可以接收任何發(fā)送方所發(fā)的電子郵件，同時能存儲格式大小不一且等多樣的電子文件。發(fā)送電子郵件是一種基于互聯(lián)網(wǎng)而迅速傳遞電子數(shù)據(jù)，是利用網(wǎng)絡傳遞和存儲信息為載體來輸送信函、文件、圖像甚至語音等各類型的電子信息。由此可見，電子郵件就是電子數(shù)據(jù)的一種。在2012年通過的《民事訴訟法》第63條第1款中確定了電子數(shù)據(jù)列為法定證據(jù)，這是適應時代發(fā)展的表現(xiàn)。在訴訟過程中有些電子證據(jù)甚至可以影響案件的裁判，依據(jù)《民事訴訟法》第69條規(guī)定：“經(jīng)過法定程序公證證明的，法律行為、法律事實以及具有法律意義的文書，人民法院應當作為認定事實的根據(jù)。但有相反證據(jù)足以推翻公證證明的除外”。足以說明經(jīng)過公證的證據(jù)其在訴訟當中的作用。中公協(xié)也出臺了《辦理互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)保全指導意見》，這為公證部門辦理有關電子證據(jù)的保全做了程序上的指導和保證。在法院工作過的筆者，明白經(jīng)過公證過的證據(jù)，在庭審過程中免去質證環(huán)節(jié)而直接采納的可能性是極大的。本文僅就筆者進入公證行業(yè)五年以來，所接觸到的電子郵件證據(jù)保全，展開一點思考。

一、電子郵箱的歸屬問題

電子郵件證據(jù)保全的申請，原則上是需持有人本人到場，但對于公司的郵箱，即有公司的授權書，法人不需要到場，全權交由受托人處理。但是其中對于郵箱能否合法的使用，也就是關于郵箱的歸屬問題，真的很難考察，筆者咨詢過多名經(jīng)驗豐富的公證員，均表示在實務中，對于郵箱的歸屬問題，只能通過詢問筆錄的問答，讓申請人確認自己對于郵箱的支配權力，目前能做到的就只有這一步的形式審查，對于申請人來說，如果能夠在保全過程中輸入賬號和密碼，承辦公證員基于如此判斷其對此郵箱是有一定的支配權，如若日后申請電子郵件時需要提交本人身份信息或者公司信息，那么進行歸屬的實質審查也是指日可待的。

二、電子郵件保全的緣由和內容

所謂的證據(jù)保全，無非就是對于自己的利益的保護，或者就是將現(xiàn)狀保存下來，以便將來用于對質公堂，能作為有利證據(jù)，通常情況下是在公司企業(yè)之間的業(yè)務來往，或者是個人與公司之間的郵件往來，還有就是個人與個人之間的糾紛。關于這些在電子郵箱中的承載，筆者覺得它主要是體現(xiàn)在兩方面，一種是進入郵箱后，直接在郵件正文中，加入有關文字或著圖片，還有一種就是進入郵箱后下載附件中的文件到指定的位置之后，再進行打開。所以對于電子郵箱的證據(jù)保全，目前而已以這兩種類型存在較多，但在筆者接觸的關于電子郵件的證據(jù)保全中，多數(shù)已于第二種形式存在：

(一)第一類，雖然說是進入電子郵箱之后的操作，但是其性質猶如網(wǎng)頁保全一樣，只不過是將進入某某網(wǎng)址之后所呈現(xiàn)出來的東西，換成了進入某某郵箱之后所呈現(xiàn)出來的東西，其性質是一樣的，之所以可以將其稱為電子郵件的證據(jù)保全，是因為其內容承載于郵件的內容上。

(二)第二類，目前普遍就是這種類型。確定了收發(fā)件人后，對電子郵件所載的附件進行審查，其內容呈現(xiàn)必然要借助計算機，離開了計算機，即為打印件。于普通人而言，在電子郵箱的收件箱中篡改電子郵件絕非易事，因收件箱中的電子郵件通常是所載附件，無法直接刪改，如果要刪改也是將其下載后在改，那么就達不到電子郵件保全的連續(xù)性了，而另存為也只是改變文件所有存儲的位置，文件的屬性則未改變，仍是“doc”或“docx”、“xls”或“xlsx”等其他文件形式的文件。一眼能看到的，電子郵件都帶有發(fā)收件人的名稱、郵箱地址、發(fā)收件時間等詳細信息。故對這類電子郵件只要上述信息清楚，即作為證據(jù)認定。

三、電子郵件保全的注意事項

(一)公證員必須全程親自參與。如果公證員不能全程加以監(jiān)督，則證據(jù)的客觀存在很難保證，進而影響證據(jù)的效力。在這里的親自取證，是指由公證員或本處的專業(yè)技術人員進行取證，堅決不能讓申請人自己動手操作計算機，因為申請人與其需保全的電子郵件證據(jù)具有法律上的利害關系，由其操作可能會導致證明力受到影響，怕日后對質公堂，對方對程序提出異議。

筆者在最早接觸的保全過程中，在程序上公證員是動手操作流程，而筆者在其后面進行攝像的程序，對于這樣的操作程序，筆者認為當時公證員的想法可能是自己的操作流程全程都受到監(jiān)控，按照當事人的意思來進來操作，并沒有弄虛作假的，或者跳過某些步驟。但是隨著證據(jù)保全的程序越來越完善，這樣的程序后來就幾乎沒有在操作過，一方面是因為需要將全部的電腦界面攝入進去，還要將操作流程詳細的呈現(xiàn)出來，這在攝像機里是很難做到的，對攝像機的要求相當?shù)母?，這種操作目前已經(jīng)可以使用相關的屏幕錄像軟件進行全程的記錄，比如本處常用的“屏幕錄像專家”；另一方面，筆者覺得也是主要方面，作為國家公證機構的公證人員，自己在辦理公證的操作過程還需要用攝像機記錄下來，顯然是不合理的。

(二)保全途徑需合法。電子郵件證據(jù)保全公證時，如果到達電子郵件的操作過程需要由當事人先進行提供，且要說明侵權的方式或者理由，然后由公證員按照程序進行操作采集，同時通過合法、干凈的軟件進行保全。

(三)出于保證公證程序合法有效的目的，實踐中辦理電子郵件證據(jù)保全，場所上需要在公證處進行，同時使用的電子設備也需要屬于公證處，而盡量不要在申請人所提供的電子設備上進行取證，如果必須要，則由公證處的專業(yè)技術人員先對其提供的電子設備進行檢查，確保其清潔性?；谌绱?，在公證處配置一臺專門用于電子郵件證據(jù)保全或者其他電子數(shù)據(jù)保全公證的電腦是確有必要，并采取相關的措施保障該電腦的安全、穩(wěn)定、清潔。與此同時，公證員應做好工作記錄，這其中包括現(xiàn)場人員、上網(wǎng)地點、上網(wǎng)方式、保全開始時間、如何操作的步驟、保全結束時間等。

四、電子郵件的保全的發(fā)展

經(jīng)過公證的證據(jù)具有法定效力?！豆C法》第十一條也明確規(guī)定保全證據(jù)是公證處的辦理的事項。足以證明電子郵件的證據(jù)保全擁有法定的證明效力。電子郵件經(jīng)過公證的保全，讓主要的事實有了證明作用，排除電子郵件能否為證據(jù)的質疑，也減少了電子郵件作為證明力大小的煩惱。

電子郵件的通信方式極為便利，方便溝通交流甚至資源共享，同時也是目前企業(yè)商務來往的聯(lián)絡手段之一。電子郵件的日漸繁華，必不可少的會出現(xiàn)各種各樣的矛盾，伴隨著現(xiàn)在人的法律意識越來越強，訴訟至法院的事情也屢見不鮮了，這時候當事人需要訴前采納證據(jù)的，公證處便成為了首選。電子數(shù)據(jù)被納入《民事訴訟法》的法定證據(jù)后，再加之中公協(xié)出臺的《辦理互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)保全指導意見》，使之辦理具有了程序上的依據(jù)，電子郵件的證據(jù)保全會朝著更加符合規(guī)定，更加嚴謹?shù)姆较蛉グl(fā)展，這也為當事人或申請人提供了有利的保障。相信不久的將來，電子郵件的保全公證會越來越完善。