從一起案例看合同履行證據(jù)保留的重要性

任書娟

（471000 中國空空導(dǎo)彈研究院 河南 洛陽）

現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來均需要依靠合同來確立雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同在市場經(jīng)濟(jì)中起著保障社會經(jīng)濟(jì)秩序和健康運行的重要作用。企業(yè)對于合同的簽訂工作普遍制定了較為詳細(xì)的操作流程，但是對于合同簽訂完成后的履行過程的重視程度還不夠，特別是對于合同履行中證據(jù)的收集、保留等缺乏足夠的重視和有效的制度規(guī)范，發(fā)生糾紛時往往因為無法提供有效的證據(jù)而在訴訟中處于不利地位。

本文結(jié)合一起真實案例，闡述了法律上對證據(jù)的認(rèn)定及缺席審判下的證據(jù)舉證規(guī)則，剖析了案例反映的企業(yè)在合同履行證據(jù)管理中存在的缺陷和經(jīng)驗教訓(xùn)，然后從證據(jù)意識的提高、內(nèi)部文件的管控、合同履行證據(jù)保存的重點范圍和類型、合同履行證據(jù)保存的方式方法四個方面，對合同履行中證據(jù)的保留提出了一些建議。

一、案件回顧

L公司與F公司存在長期供貨關(guān)系，2009年6月雙方簽訂了《產(chǎn)品購銷合同》，合同約定的付款方式為“預(yù)付款30%，余額帶款提貨”，交付時間為2009年12月。

2009年9月，L公司以銀行匯款的方式一次性向F公司支付了100萬元，100萬元貨款包括以前年度的欠款，也包括2009年6月簽訂的合同的預(yù)付款。L公司付款后，立刻聯(lián)系F公司，要求其安排生產(chǎn)，此時F公司告知L公司，公司銀行帳戶已被凍結(jié)、公司將積極籌集資金。此后雖然L公司業(yè)務(wù)人員多次電話催促F公司盡快安排生產(chǎn)，但F公司均以資金緊張為由拖延。2009年12月，L公司采購員到F公司催貨，F(xiàn)公司出具了書面的《致歉函》，《致歉函》中承諾“會盡快解決貴單位問題，月末將100-170萬發(fā)票開出，來年補(bǔ)清所有發(fā)票。”但之后F公司并未履行該承諾。

2015年5月，L公司向F公司所在地法院提起訴訟，要求F公司向L公司退還30萬元預(yù)付款，并開具200多萬元的增值稅發(fā)票。L公司提交的證據(jù)包括雙方簽訂的《工礦購銷合同》、L公司向F公司付款的銀行匯票、對賬單（未經(jīng)F公司簽字）、F公司于2009年12月向L公司出具的《致歉函》、L公司于2011年、2012年和2014年3次向F公司郵寄的《貨款催收函》等。

被告F公司經(jīng)法院公告送達(dá)后未到庭應(yīng)訴，法院進(jìn)行了缺席審理。一審法院認(rèn)為L公司提供的證據(jù)，僅是L公司單方對F公司拖欠貨款、拖欠發(fā)票事實及數(shù)額的證明，不能證明訴訟時F公司是否拖欠L公司貨款及發(fā)票，更不能證明拖欠貨款及發(fā)票的數(shù)額。因此，L公司要求F公司退還已支付的預(yù)付款并賠付相應(yīng)利息，開具貨物增值稅發(fā)票的訴訟請求，證據(jù)不足，判決駁回L公司訴訟請求。L公司不服提起上訴，二審法院維持一審判決，駁回L公司上訴。

二、法律上對證據(jù)的認(rèn)定及認(rèn)定規(guī)則

前述案件最終以L公司敗訴終結(jié)。為什么L公司事實上付了款，F(xiàn)公司事實上未交貨，L公司也提交了關(guān)于合同履行的相關(guān)證據(jù)，但法院卻認(rèn)為這些證據(jù)不能作為F公司拖欠L公司貨款和發(fā)票的證據(jù)呢？

要理解法院對此案的判決理由，需要厘清法律上關(guān)于證據(jù)的概念，以及缺席判決情況下法院對證據(jù)的認(rèn)定規(guī)則。

（一）法律上的證據(jù)

《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第二條確立了“誰主張誰舉證”的舉證規(guī)則，大部分類型的案件都遵從這一原則。該規(guī)定同時規(guī)定，法律上認(rèn)可的證據(jù)需具有“真實性、合法性、關(guān)聯(lián)性、證明力”四個要素，這四個要素缺一不可。如果一方提交的證據(jù)雖然具有真實性、合法性，但與待證事實之間沒有關(guān)聯(lián)或者證明力不夠，將不會被法院采納。

（二）缺席判決下的證據(jù)認(rèn)定規(guī)則

“誰主張誰舉證”是一般的舉證規(guī)則，但在被告缺席的情況下，庭審中的辯論程序和質(zhì)證程序都變成單方面的，在被告沒有提供任何證據(jù)的情況下，法官并不會簡單地作出被告對原告提供的證據(jù)“自認(rèn)”的判定，特別是在被告下落不明情況下的缺席判決，法院對證據(jù)的認(rèn)定會更加慎重。法官為了防范自身的審判風(fēng)險，只有在原告能提供原始的、直接的證據(jù)支持其所主張的訴訟請求的情況下，才會僅依據(jù)原告提交的證據(jù)支持原告的主張，這實際上對原告方的舉證責(zé)任提出了更高的要求。

本案所涉及的案例就是一個典型的缺席審理的案件，法官采取了一種較為嚴(yán)格的證據(jù)認(rèn)定方式。

三、對本文案例的思考

前述案例L公司敗訴的關(guān)鍵是法院認(rèn)為“L公司沒有證據(jù)證明在訴訟時，F(xiàn)公司仍然拖欠著L公司的貨款及發(fā)票，更不能證明拖欠貨款和發(fā)票的具體數(shù)額?！盠公司在訴訟中提交的關(guān)于證明F公司拖欠貨款及發(fā)票的主要證據(jù)是F公司出具的《致歉函》，從《致歉函》的內(nèi)容看，雖然描述了F公司拖欠L公司發(fā)票的事實和2019年12月將要補(bǔ)開的發(fā)票數(shù)額，但是沒有描述F公司拖欠L公司貨物的情況，也沒有描述拖欠的貨物和發(fā)票的具體金額。同時這份《致歉函》開立的時間為2009年12月，至2015年L公司起訴時，已經(jīng)長達(dá)5年多。時隔5年，F(xiàn)公司是否交付了貨物，是否仍然沒有開具發(fā)票，在被告沒有出庭的情況下，法院確實很難僅憑L公司提供的《致歉函》和L公司付款的憑證就認(rèn)定F公司仍然存在拖欠行為。

在此案中，如果業(yè)務(wù)員在拿到《致歉函》時認(rèn)真審查，對《致歉函》中未明確的“拖欠貨物、發(fā)票的數(shù)額及交貨、補(bǔ)開發(fā)票的時間”加以補(bǔ)正，并在F公司未能按照《致歉函》約定的時間交付貨物及補(bǔ)開發(fā)票后，立即以書面形式催告，并取得F公司簽字蓋章的對賬單或者類似對債務(wù)和發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)的書面證據(jù)，就能夠構(gòu)成完整的證明F公司拖欠L公司貨物和發(fā)票的證據(jù)鏈，同時盡快起訴，完全可以勝訴。但因業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人員證據(jù)意識欠缺，未能取得相關(guān)的書面證據(jù)，導(dǎo)致在缺席審理的情況下無法提供有效的證據(jù)而敗訴。

四、加強(qiáng)合同履行中證據(jù)保留的建議

結(jié)合本文案例和筆者多年的工作經(jīng)驗，提出以下建議：

（一）提高證據(jù)意識

業(yè)務(wù)部門在合同履行中，一方面應(yīng)當(dāng)堅決摒棄“有事好商量”的老觀念，樹立證據(jù)意識，妥善保管合同履行中的往來文件，發(fā)生爭議時要及時固定證據(jù)；另一方面在溝通中要注意不要擅自作出承諾或發(fā)表對己方不利的言論，以防被對方錄音從而形成不利證據(jù)。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部文件的管控

在企業(yè)內(nèi)部文件中，可能存在對企業(yè)自身不利的描述。如匯報材料中關(guān)于相關(guān)事項的利弊分析，這類文件一旦被對方掌握就容易形成對己方不利的證據(jù)。在筆者處理的案件中，就存在業(yè)務(wù)人員將企業(yè)內(nèi)部流程性審批文件交給對方單位，差點形成企業(yè)自認(rèn)債務(wù)的證據(jù)。因此一方面要加強(qiáng)對內(nèi)部文件的管控，另一方面要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)人員的普法教育。

（三）明確合同履行證據(jù)保存的重點范圍和類型

在合同履行中，證據(jù)保存的重點主要包括兩個方面：

一是合同正常履行產(chǎn)生的證據(jù)。如交付貨物的交接單；銀行匯款單、發(fā)票、收據(jù)等相關(guān)的付款憑證；驗收過程中雙方簽字的驗收單。特別需要注意的是驗收證據(jù)，根據(jù)《合同法》的規(guī)定，在加工承攬、建設(shè)工程合同中，驗收既是接收方（定作方/發(fā)包方）的一項權(quán)利，也是一項義務(wù)。如果接收方在合同約定的期限內(nèi)或者合理期限內(nèi)沒有進(jìn)行驗收，視為其怠于行使自己的權(quán)利。因此，對此類合同，一旦在驗收中發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量等問題的，應(yīng)立即在驗收記錄上寫明存在的問題，并要求對方簽字確認(rèn)，如果對方不簽字的，應(yīng)當(dāng)立即以書面形式函告。

二是合同變更、解除或發(fā)生履行爭議的相關(guān)證據(jù)。主要包括變更或解除協(xié)議、關(guān)于爭議、糾紛處理的往來函件、會議紀(jì)要、溝通備忘錄、向?qū)Ψ桨l(fā)送的通知/告知/信函、對對方通知/告知/信函等的回復(fù)及其他履行合同的相關(guān)資料（包括文書、傳真、電子郵件、短信、微信等）。

合同履行證據(jù)保存的類型主要包括書證、物證、視聽資料幾種類型。

（四）合同履行證據(jù)保留的方式方法

1.妥善保留原始證據(jù)

根據(jù)法律規(guī)定，“無法與原件、原物核對的復(fù)印件、復(fù)制品”是不能單獨作為認(rèn)定案件事實的依據(jù)的。因此，對于合同履行中形成的證據(jù)資料，特別是原始資料，應(yīng)當(dāng)與合同原件一并加以妥善保管，并指定專人妥善保管。

2.妥善保留送達(dá)證據(jù)

對于通知對方才生效的證據(jù)，如債權(quán)轉(zhuǎn)讓通知、債務(wù)催收通知等，需要取得已經(jīng)履行了通知義務(wù)的事實或行為的證據(jù)。一般情況下，能夠取得對方單位簽收證據(jù)的，應(yīng)當(dāng)取得簽收證據(jù)，對方單位不簽收的，應(yīng)采用EMS郵寄方式并在投遞完成后將郵局提供的回單或?qū)⒕W(wǎng)上查詢結(jié)果作為送達(dá)的依據(jù)，需要注意的是以郵寄方式投遞時，應(yīng)在信封上注明文件內(nèi)容及份數(shù)，如“《關(guān)于催收××合同款（共計人民幣××元）的通知函》一份”。

3.電子證據(jù)的保留

根據(jù)目前的司法實踐，電子郵件，短信、微信等形式的證據(jù)可以作為認(rèn)定事實的依據(jù)的，但需要注意的是，在作為證據(jù)使用時，在發(fā)送人的身份信息和證據(jù)的內(nèi)容方面容易發(fā)生爭議。為了保證電子證據(jù)的有效性，應(yīng)從以下幾個方面做好證據(jù)的固定工作：

一是在合同中事先固定雙方的聯(lián)系信息，如在合同中明確合同雙方的聯(lián)系人、聯(lián)系方式（固定電話、手機(jī)號、微信號、傳真號、電子郵件地址等）。

二是在通過微信、短信、電子郵件等方式溝通時，采用規(guī)范的語言，寫明具體的溝通內(nèi)容，完整填寫涉及的合同名稱、設(shè)備名稱等；郵件主題中要明確溝通的主要內(nèi)容，回復(fù)對方郵件時在原郵件上回復(fù)且完整保留對方發(fā)送的原郵件內(nèi)容。

三是及時備份溝通過程中的微信、短信、電子郵件等，防止因網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備問題造成相關(guān)證據(jù)被刪除、無法使用等問題。

四是采取公證方式固定證據(jù)，發(fā)生爭議的，對作為證據(jù)的電子郵件、微信、微博等及時進(jìn)行公證。

4.視聽證據(jù)的保留

視聽證據(jù)，如錄音、錄像等是法律認(rèn)可的證據(jù)類型。但需要注意的是，視聽證據(jù)的取得方式一定要合法，不能采取裝竊聽器等違法形式取證，一般要選擇在公開場合進(jìn)行，在錄音、錄像中，明確表明談話的時間、地點、參加人員等。如果要使用監(jiān)控設(shè)備中的證據(jù)的，應(yīng)及時提取，防止因監(jiān)控設(shè)備定期刪除存儲信息導(dǎo)致證據(jù)滅失。

五、結(jié)語

在合同履行中發(fā)生爭議，需要解決時，如果沒有相關(guān)的證據(jù)，就容易發(fā)生糾紛，而進(jìn)入訴訟程序后，也會因為沒有法律證據(jù)而敗訴。因此提高證據(jù)意識，掌握合同履行證據(jù)保留的知識、完善證據(jù)管理制度、加強(qiáng)合同履行資料管理，對于保障合同的順利履行、避免糾紛的發(fā)生和維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益具有非常重要的意義。