高校檔案資源建設(shè)的思考

摘 要 本文通過闡述檔案資源對學(xué)校發(fā)展的作用，揭示建設(shè)開發(fā)高校檔案資源的必要性和重要性，以信息時代、智慧時代、大數(shù)據(jù)、大檔案為背景，給出了高校檔案資源優(yōu)化建設(shè)的幾條可行性途徑。

關(guān)鍵詞 高校檔案 資源建設(shè)

中圖分類號：G273.5文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校檔案資源建設(shè)是高校檔案工作的一項戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性工作，關(guān)系著高校檔案事業(yè)的穩(wěn)定，關(guān)系著高校檔案工作的發(fā)展前景。信息時代、智慧時代、人工智能時代的背景下，檔案信息資源的需求、利用日益加大，如何以最優(yōu)的姿態(tài)發(fā)展好高校檔案工作，充分開發(fā)檔案信息資源是擺在高校檔案工作者面前的一項意義非凡的課題。

高校檔案記錄了學(xué)校成長的過去和現(xiàn)在，也承載了學(xué)校發(fā)展的未來。高校檔案資源建設(shè)是檔案館最基本的業(yè)務(wù)工作之一，是檔案館面向校內(nèi)師生、面向社會大眾提供檔案服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)和必需的前提條件。加強(qiáng)學(xué)校檔案資源的建設(shè)力度，不斷豐富檔案館藏，調(diào)整優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，對于奠定學(xué)校檔案事業(yè)基礎(chǔ)，推動高校教育事業(yè)發(fā)展都具有非常重要的意義。

1檔案資源對學(xué)校發(fā)展的重要作用

高校的檔案資源反映了學(xué)校建立、發(fā)展、變革的過程，記錄了學(xué)校教育教學(xué)管理的過程和成果，也體現(xiàn)了組織管理的發(fā)展和變化。檔案資源對于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展具有不可替代的作用。

第一，具有憑據(jù)參考的作用。高職檔案中包含有學(xué)校在教育辦學(xué)管理過程中應(yīng)當(dāng)遵循的國家教育法律法規(guī)、各項方針政策以及具體落實的措施。這些資料不僅是高校辦學(xué)管理必不可少的政策依據(jù)，還是學(xué)校未來發(fā)展方向的政策指南，是學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的政策性綱領(lǐng)性依據(jù)。

第二、具有總結(jié)經(jīng)驗的作用。高職檔案就是一部高校發(fā)展的史書。通過對歷史資料的審視和反思，運用批判的眼光繼承歷史成功的經(jīng)驗和優(yōu)秀成果，吸取和總結(jié)歷史教訓(xùn)，從而揚(yáng)長避短，避免失誤。在社會經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型、社會變革不斷加深的當(dāng)代社會，高校已經(jīng)從傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)體制之下轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟(jì)體制，面對不斷出現(xiàn)的新情況新矛盾，高校需要不斷適應(yīng)新形勢，找到新的發(fā)展之道離不開檔案留下的寶貴歷史財富。

第三、具有宣傳和教育的作用。高職檔案保存的信息資源可以生動的再現(xiàn)學(xué)校的校史沿革、教學(xué)成果以及突出的人物事跡，各類具體的實物檔案具有極強(qiáng)的事實說服力，反映和體現(xiàn)學(xué)校老一輩教育工作者艱苦奮斗、自強(qiáng)不息的坎坷建校過程。通過對檔案資源的挖掘和展現(xiàn)，可以極大地增強(qiáng)師生的愛校情懷和自豪之情，從而激勵師生奮發(fā)向上，為校爭光的信心和決心。

2檔案資源建設(shè)的幾條途徑

2.1樹立“大檔案”意識，不斷開拓視野、解放思想，擴(kuò)大高職檔案收集范圍

作為高校的檔案工作者要樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗。目前西方國家檔案館的成功經(jīng)驗很多，其中非常重要的一條經(jīng)驗就是檔案收集范圍非常廣泛，超出了傳統(tǒng)檔案收集范圍，形成了一種“大檔案”的檔案收集格局。我們可以學(xué)習(xí)和借鑒這種“大檔案”的經(jīng)驗做法，突破傳統(tǒng)檔案收集的條框限制，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、形式多樣、特色突出的高校檔案館藏體系。

加強(qiáng)館藏檔案資源層次性建設(shè)。除按照傳統(tǒng)檔案收集范圍對學(xué)校黨群、行政、教學(xué)、科研、財務(wù)、基建、設(shè)備、外事等各類活動形成的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)收集之外，要加強(qiáng)對校外民間檔案的收集力度。具體做法，一是征集學(xué)校歷屆領(lǐng)導(dǎo)、歷屆校友、知名教師學(xué)者的私人檔案，宣傳學(xué)校的檔案征集政策，鼓勵以上人士捐贈檔案;二是在學(xué)科建設(shè)、重大改革的過程中，盡可能多地征集散存在教師個人手中的各種學(xué)術(shù)、建設(shè)資料。征集檔案的類型，不能局限于文字資料，圖紙、模型、教具實物、照片、影音資料等具有較高學(xué)術(shù)和史料價值的資料都可以作為檔案征集的范圍，盡可能全面地體現(xiàn)學(xué)科建設(shè)過程和重大事件發(fā)展的全貌。

2.2開展檔案與學(xué)校其他相關(guān)部門的資源整合和聯(lián)系

檔案資源建設(shè)要與學(xué)校發(fā)展緊密聯(lián)系，特別是在推動學(xué)校學(xué)科建設(shè)和“雙高”建設(shè)過程中，積極發(fā)揮檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的作用。在進(jìn)行學(xué)校文化建設(shè)的過程中，不僅可以利用現(xiàn)有檔案資源，還應(yīng)該積極拓展“口述校史”“校史記憶”等口述檔案的形式，從多個角度、側(cè)面、生動、真實地再現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程，以“大眾記憶”的方式彌補(bǔ)學(xué)校現(xiàn)有館藏檔案資源無法滿足的歷史空白。

在大檔案視角下，高?？梢愿鶕?jù)實際情況，將學(xué)校檔案館、校史館、文博館、圖書館等文化資源部門融為一體，整體構(gòu)思、統(tǒng)一布局，形成高校信息資源的宏觀概念。運用網(wǎng)絡(luò)信息工程的技術(shù)和手段，實現(xiàn)信息資源的共建和共享。

2.3對學(xué)校檔案資源進(jìn)行有序、規(guī)范的數(shù)字化加工

檔案資源的信息化是高校檔案工作步入現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。目前在我國發(fā)達(dá)地區(qū)的各級各類檔案館中，有很多已經(jīng)實現(xiàn)了檔案館藏資源的數(shù)字化，包括目錄級以及全文的數(shù)字化。另外，很多政府部門和高校正在實現(xiàn)電子檔案的在線歸檔，跨部門間的協(xié)同合作，從而實現(xiàn)信息資源的共享利用。在高校，檔案資源信息化起步較晚，建設(shè)進(jìn)度也比較慢，但是在開放、共建、共享的新時代理念倡導(dǎo)下，應(yīng)該建設(shè)以現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫、檔案信息發(fā)布平臺為基礎(chǔ)的檔案利用平臺。具體操作中，一是要以現(xiàn)有檔案資源為基礎(chǔ)，首先扎扎實實地進(jìn)行檔案實體基本整理。二是要按照規(guī)范性、安全性、真實性、效率性的原則，以利用率為導(dǎo)向，有條不紊、按部就班、逐步推進(jìn)開展檔案資源的數(shù)字化加工工作。三是反復(fù)調(diào)研學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作流程，制定學(xué)校檔案數(shù)字化工作方案，選擇適合學(xué)校實際情況的數(shù)字化加工形式。目前，國內(nèi)高校檔案數(shù)字化加工工作外包的案例很多，檔案數(shù)字化外包不僅解決了檔案部門在技術(shù)、人員、設(shè)備等方面的短板，數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化高，使得檔案數(shù)字化加工的效率能夠有效地得到保障，規(guī)避因檔案人員技術(shù)不熟練、人員短缺、設(shè)備操作難題等原因造成的加工周期長、質(zhì)量得不到保障的問題。與此同時，還可以為檔案部門的人員提供現(xiàn)場學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)機(jī)會，節(jié)約了檔案人員培訓(xùn)的費用和時間成本，有利于提高檔案工作的利用質(zhì)量和工作效率。四是針對紙質(zhì)檔案、照片檔案、音頻檔案、視頻檔案、縮微膠片等不同類型的檔案資料務(wù)必要遵循“忠于原文”的基本要求，選擇通用性的文件格式進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，逐步實現(xiàn)目錄級數(shù)字庫建立，全文級數(shù)字化掛接的基礎(chǔ)工作。

2.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，拓展形式多樣的檔案利用服務(wù)方式

要緊緊把握數(shù)字化校園、智慧校園建設(shè)的有利契機(jī)，將檔案信息化管理系統(tǒng)對接智慧校園平臺，與其他業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)對接，從而實現(xiàn)檔案資源的在線歸檔，檔案信息資源的在線服務(wù)和共享。高校檔案館應(yīng)緊跟時代步伐，在大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等智慧城市建設(shè)新技術(shù)的引導(dǎo)下，建設(shè)新型智能型數(shù)字檔案館，嵌入智能管理機(jī)制，為學(xué)校和社會提供更加靈活高效的檔案服務(wù)。

檔案資源的利用服務(wù)要改變傳統(tǒng)死板被動的服務(wù)理念，檔案利用服務(wù)工作要以檔案數(shù)字信息管理系統(tǒng)為平臺，主動開發(fā)檔案資源，變被動服務(wù)為主動開放。不僅要利用現(xiàn)代化檔案管理手段，為用戶提供高效、準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)，還應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)的手段，開展內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案資源展覽、檔案宣傳、檔案知識培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)教學(xué)等，利用線上、線下相結(jié)合的方式，拓寬檔案利用服務(wù)的渠道。檔案館應(yīng)積極與教學(xué)科研部門探討服務(wù)形式，檔案館可以建立大學(xué)生檔案實習(xí)實訓(xùn)基地，利用館藏檔案資源，為教師的教學(xué)工作，為大學(xué)生的社會實踐、畢業(yè)設(shè)計、畢業(yè)實習(xí)等學(xué)習(xí)環(huán)節(jié)提供優(yōu)質(zhì)教學(xué)基地和資源，從而，發(fā)揮出檔案工作在學(xué)校教學(xué)、育人培養(yǎng)方面的重要作用。

基金項目：遼寧科技大學(xué)青年基金項目，項目編號：2016QN07。

作者簡介：孫彬斌，（1981.11-），女，漢族，遼寧鞍山人，碩士，遼寧科技大學(xué)檔案館講師，研究方向：檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳曉茹，蘆彥波，何靜靜.哈佛大學(xué)檔案資源建設(shè)及其啟示[J].檔案與建設(shè)，2018（08）.

[2] 袁煥新.學(xué)校檔案資源建設(shè)的策略與路徑選擇[J].浙江檔案，2018（01）.

[3] 李瓊.智慧社會環(huán)境下檔案資源建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）.