高值耗材備貨管理流程的建立和相關(guān)實(shí)踐

蘇義武，肖輝

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 信息中心，湖北 武漢 430071

引言

高值耗材具有價(jià)值高、體量小、規(guī)格型號(hào)繁多的特點(diǎn)，一般定義為直接作用于人體、對(duì)安全性有嚴(yán)格要求、臨床使用量大、價(jià)格相對(duì)較高、社會(huì)反映強(qiáng)烈的醫(yī)用耗材[1-3]。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，醫(yī)院需要使用的醫(yī)用高值耗材品種和數(shù)量也不斷增加，按傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行實(shí)庫(kù)存管理，既占用醫(yī)院的資金，又要花費(fèi)更多的人、財(cái)、物，不僅不能提高高值耗材耗材的管理水平，還會(huì)造成醫(yī)院資金、物資的大量浪費(fèi)、積壓。

由于作為需求方的醫(yī)生在供應(yīng)鏈中處于強(qiáng)勢(shì)地位，大多數(shù)醫(yī)院對(duì)高值耗材的供應(yīng)都采用寄售制的模式，即供應(yīng)商將耗材直接存放于醫(yī)院庫(kù)房。待病人使用收費(fèi)后，醫(yī)院形成出入庫(kù)單據(jù)，同供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。目前醫(yī)院的信息系統(tǒng)大多據(jù)此流程設(shè)計(jì)，該模式具有管理簡(jiǎn)單、占用人力成本低的優(yōu)點(diǎn)，但存在耗材使用環(huán)節(jié)和庫(kù)存管理環(huán)節(jié)缺失，收費(fèi)信息與結(jié)算信息未進(jìn)行匹配，易造成錯(cuò)費(fèi)、漏費(fèi)現(xiàn)象的問(wèn)題，同時(shí)供應(yīng)商對(duì)寄售庫(kù)存的掌握與控制能力較差。而作為寄主的醫(yī)院方由于風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)嫁，沒有動(dòng)力去關(guān)注庫(kù)存策略[4-9]，更嚴(yán)重的是主管部門無(wú)法監(jiān)控高值耗材進(jìn)院使用的流向及臨床科室對(duì)高值耗材的使用及收費(fèi)情況[10]。

在“高效率、低成本”的理念下應(yīng)運(yùn)而生的高值耗材備貨管理模式，其本質(zhì)是在申請(qǐng)、采購(gòu)、配送、計(jì)費(fèi)、付款等多個(gè)環(huán)節(jié)，耗材不以實(shí)物庫(kù)存的形式存在，而是處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)，從而達(dá)到提高資本增值率、降低積壓風(fēng)險(xiǎn)的一種管理模式[11]。其顯著的特點(diǎn)是：各個(gè)環(huán)節(jié)形成閉環(huán)，過(guò)程嚴(yán)謹(jǐn)、流轉(zhuǎn)高效；備貨虛擬庫(kù)存自動(dòng)補(bǔ)足，缺貨現(xiàn)象減少；計(jì)費(fèi)與耗材使用一一對(duì)應(yīng)，各環(huán)節(jié)追溯化管理。我院從醫(yī)用高值耗材的使用特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合我院實(shí)際工作模式，建立了高值耗材備貨管理的流程[12]，下面以手術(shù)室為例進(jìn)行具體說(shuō)明，完整流程圖，見圖1。

1 準(zhǔn)備工作

（1）產(chǎn)品基礎(chǔ)信息維護(hù)，由于采用條碼追溯管理方式，所以需要仔細(xì)梳理納入手術(shù)室備貨的產(chǎn)品字典信息是否完整，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、廠家、供貨商、進(jìn)價(jià)、條碼、批號(hào)等，該步驟一般由設(shè)備處完成。

圖1 手術(shù)室二級(jí)庫(kù)備貨管理流程圖

（2）產(chǎn)品收費(fèi)信息維護(hù)，一般需要根據(jù)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)政策要求，生成產(chǎn)品對(duì)應(yīng)的收費(fèi)項(xiàng)目字典，并維護(hù)物價(jià)編碼與收費(fèi)標(biāo)記，同時(shí)將收費(fèi)字典與醫(yī)保目錄進(jìn)行對(duì)照，該步驟一般由物價(jià)部門與醫(yī)保部門協(xié)作完成。

（3）備貨物資庫(kù)存量確定，需要與手術(shù)室負(fù)責(zé)人溝通確定備貨基礎(chǔ)庫(kù)存數(shù)量，以滿足臨床使用最低需求，由于備貨管理基于消耗自動(dòng)補(bǔ)貨機(jī)制，需供應(yīng)商及時(shí)補(bǔ)足基礎(chǔ)庫(kù)，確保手術(shù)用量保證，該步驟一般由設(shè)備處牽頭，與手術(shù)室及相關(guān)使用科室協(xié)商完成。

（4）供應(yīng)商門戶啟用，需要對(duì)耗材供應(yīng)商進(jìn)行基礎(chǔ)的培訓(xùn)，通知供應(yīng)商啟用網(wǎng)上訂單管理的時(shí)間，并確認(rèn)送貨頻率。同時(shí)最重要的事情就是歷史已使用且未開發(fā)票的耗材及時(shí)補(bǔ)辦發(fā)票登記手續(xù)，該步驟主要由設(shè)備處完成。

（5）使用科室硬件添置，由于需要掃描產(chǎn)品條碼完成計(jì)費(fèi)，所以需要添置計(jì)費(fèi)終端和高精度掃碼槍（無(wú)線款式最佳），終端建議使用小型的一體機(jī)，可以盡量節(jié)省空間，此外需要打印耗材使用登記單，還需要配置打印機(jī)，該步驟一般由使用科室、設(shè)備處和信息部門共同完成。

2 實(shí)現(xiàn)步驟

2.1 備貨

如圖1所示，手術(shù)室根據(jù)業(yè)務(wù)量需求制定備貨需求單，設(shè)備處采購(gòu)員審核后提交備貨采購(gòu)訂單，此時(shí)供應(yīng)商收到訂單短信提醒后處理訂單并進(jìn)行配送，訂單耗材經(jīng)設(shè)備處驗(yàn)收后，手術(shù)室?guī)旃軉T進(jìn)行入庫(kù)接收，系統(tǒng)自動(dòng)形成手術(shù)室高值耗材備貨庫(kù)。

2.2 掃碼計(jì)費(fèi)

掃碼計(jì)費(fèi)，我院目前采用手術(shù)室代計(jì)費(fèi)模式。手術(shù)計(jì)費(fèi)護(hù)士在計(jì)費(fèi)模塊中錄入住院號(hào)或者掃描患者腕帶條碼帶出患者信息，同時(shí)計(jì)費(fèi)模塊與手麻系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，自動(dòng)顯示手麻系統(tǒng)手術(shù)安排的主刀醫(yī)生等手術(shù)信息，然后使用掃碼槍掃描產(chǎn)品主條碼和批次條碼各一次，保存、審核、記賬后，計(jì)費(fèi)信息自動(dòng)同步到HIS系統(tǒng)，此時(shí)貨庫(kù)存自動(dòng)扣減并生成備貨需求單。該過(guò)程有三點(diǎn)值得注意，其一，保存、審核、記賬可以分別由不同的操作員進(jìn)行，以滿足例如手術(shù)室計(jì)費(fèi)，臨床科室審核的需求；其二，我院目前模式，核算科室默認(rèn)為主刀醫(yī)生所在科室，系統(tǒng)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活配置；其三，記賬操作后打印出耗材使用登記單，并將產(chǎn)品條碼貼在登記單上，醫(yī)生簽字后，一份送設(shè)備處留存、一份放入病案歸檔，這一步是實(shí)現(xiàn)耗材可追溯管理的最重要環(huán)節(jié)。

2.3 付款

上一步計(jì)費(fèi)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫(kù)記錄單，設(shè)備處根據(jù)入庫(kù)記錄單辦理出庫(kù)手續(xù)，以供應(yīng)商為單位形成出庫(kù)單，供應(yīng)商開具發(fā)票并同出庫(kù)單一起給臨床護(hù)士長(zhǎng)簽字確認(rèn)，設(shè)備處收到臨床確認(rèn)的單據(jù)后辦理應(yīng)付款業(yè)務(wù)，最后財(cái)務(wù)處付款結(jié)束流程。

3 應(yīng)用效果對(duì)比分析

我院采用備貨模式之后，形成了高值耗材全流程管理流程，各環(huán)節(jié)合法合規(guī)，工作效率得到大大提升，形成應(yīng)用效果對(duì)比表，見表1。

4 應(yīng)用意義

耗材使用與計(jì)費(fèi)同步，同時(shí)進(jìn)行條碼化管理，一物一碼，一碼一人，實(shí)現(xiàn)了高值耗材全流程化可追溯管理，大大降低了醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，提高了工作效率。

高值耗材出庫(kù)和收費(fèi)同步，由于高值耗材使用過(guò)程的特殊性，大部分高值耗材都是先使用后計(jì)費(fèi)， 使用和收費(fèi)的分離導(dǎo)致高值耗材的入出庫(kù)數(shù)據(jù)和病人收費(fèi)數(shù)據(jù)不一致，甚至有些醫(yī)院的高值耗材名稱和收費(fèi)詞條的名稱規(guī)格都不一樣，管理部門無(wú)法統(tǒng)計(jì)出一段時(shí)間內(nèi)某種高值耗材的使用和費(fèi)用信息[10]。備貨管理計(jì)費(fèi)模型則很好地解決了這類問(wèn)題，同時(shí)對(duì)比使用數(shù)據(jù)和出庫(kù)記錄，可以很精確得到是否存在違規(guī)收費(fèi)的情況。

表1 備貨前后效果對(duì)比表

解決入出庫(kù)滯后，臨床科室積壓發(fā)票的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，管理部門根據(jù)科室確認(rèn)的使用數(shù)量，辦理入出庫(kù)手續(xù)．生成月報(bào)表報(bào)財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部將其列入科室支出。如果科室根據(jù)需要積壓發(fā)票或者集中確認(rèn)，使得當(dāng)月實(shí)際使用的耗材數(shù)量與當(dāng)月計(jì)入科室支出的耗材數(shù)量不一致，一方面給財(cái)務(wù)做賬增加了困難，造成財(cái)務(wù)核算違反權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，另一方面由于當(dāng)月列入科室的支出與收入不配比，影響了科室的績(jī)效評(píng)價(jià)[13-14]，管理層沒辦法獲取真實(shí)的數(shù)據(jù)。備貨管理模式自動(dòng)根據(jù)計(jì)費(fèi)生成入出庫(kù)記錄，患者一旦計(jì)費(fèi)成功，管理部門已經(jīng)有了使用和收入數(shù)據(jù)，不再過(guò)度依賴科室確認(rèn)，同時(shí)亦可以根據(jù)系統(tǒng)告警信息督促科室盡快完成入庫(kù)報(bào)銷和平賬工作。

備貨管理模式完成了對(duì)高值耗材從入庫(kù)、出庫(kù)、使用、計(jì)價(jià)、收費(fèi)各個(gè)環(huán)節(jié)的追蹤管理[15]，實(shí)現(xiàn)了高值耗材可追溯機(jī)制。通過(guò)使用條形碼的全程跟蹤，實(shí)現(xiàn)高值耗材從購(gòu)買到最終使用的全流程管理，隨時(shí)可以查詢庫(kù)存和實(shí)時(shí)消耗情況，做到每個(gè)耗材向上追溯到生產(chǎn)廠商，向下追溯到患者[16]。

5 展望

我院在手術(shù)室高值耗材備貨管理模式取得了不錯(cuò)的應(yīng)用效果后，目前已經(jīng)陸續(xù)推廣建立了多個(gè)臨床高值耗材二級(jí)庫(kù)（包括神經(jīng)外科、內(nèi)科心血管、消化內(nèi)科、眼科等12個(gè)），下一步將逐步推廣到全院所有有需要的科室。該模式一方面使得醫(yī)院管理部門可實(shí)時(shí)了解重點(diǎn)耗材的庫(kù)存和實(shí)時(shí)消耗情況，能夠規(guī)范醫(yī)院的高值耗材流轉(zhuǎn)，對(duì)高值耗材供應(yīng)計(jì)劃達(dá)到可控的目的，另一方面確保了高值耗材出庫(kù)和患者計(jì)價(jià)信息的同步，提高了高值耗材使用和計(jì)費(fèi)環(huán)節(jié)操作的規(guī)范性，是實(shí)現(xiàn)高值耗材信息化管理的一個(gè)行之有效的管理模式。