電子文件前端控制模式與傳統(tǒng)管理模式的區(qū)別

沈玉瑾

摘 ?要：在現(xiàn)代科技信息時(shí)代，企業(yè)的檔案工作與辦公環(huán)境密不可分。以O(shè)A、ERP、PDM等為代表的各類應(yīng)用系統(tǒng)得到了廣泛應(yīng)用，不僅能夠保障公務(wù)處理效率，也讓傳統(tǒng)文件處理和歸檔模式了有了巨大改變。該文簡(jiǎn)述了文件前端控制理論的含義，從文件的收集與歸檔、整理、鑒定及利用等方面闡述電子文件前端控制模式與傳統(tǒng)管理模式的區(qū)別。

關(guān)鍵詞：電子文件 ?前端控制模式 ?傳統(tǒng)管理模式 ?區(qū)別

中圖分類號(hào)：G276 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）10（b）-0082-02

傳統(tǒng)的檔案工作處于文件管理生命周期的中末端，管理對(duì)象主要是紙質(zhì)實(shí)體檔案。而現(xiàn)代企業(yè)檔案工作則是利用信息化手段，通過(guò)把檔案管理的各類需求提前置入OA、ERP、PDM等軟件管理系統(tǒng)，并且與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)以電子文件為管理對(duì)象的前端控制。

1 ?文件的前端控制理論

前端控制作為現(xiàn)代文件與檔案管理理念中的關(guān)鍵部分，結(jié)合文件生命周期理論，將文件形成、永久保存和銷毀等階段視為完整的過(guò)程。前段控制能夠系統(tǒng)分析與科學(xué)整理管理過(guò)程各目標(biāo)、要求以及規(guī)劃，能夠?yàn)殡娮游募坦芾硖峁┛煽勘Ｕ希⒎从吵鋈?、系統(tǒng)與優(yōu)化等思想[1]。

1.1 紙質(zhì)檔案的前端控制

《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作?！边@就是前端控制思想的一種初期體現(xiàn)，在紙質(zhì)文件的管理實(shí)踐中已經(jīng)貫穿著這種思想。

1.2 電子文件的前端控制

進(jìn)行前端控制的時(shí)候，必須從電子文件特點(diǎn)出發(fā)，以文件全生命周期理論為基礎(chǔ)，遵循全程控制原則，在電子文件管理目標(biāo)、要求與規(guī)則等方面做出全面分析，從所需電子文件形成階段和管理功能在OA、ERP、PDM等系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段做出統(tǒng)一規(guī)劃與要求，文件形成與維護(hù)階段要加大監(jiān)督力度，避免影響電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性[2]。

2 ?電子文件前端控制模式與傳統(tǒng)管理模式的區(qū)別

傳統(tǒng)的紙質(zhì)的文件管理流程有著線性特點(diǎn)，在檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等方面，主要按照順序進(jìn)行，雖然該線性流程能夠取得較好的效果，但是缺點(diǎn)是效率不高。其實(shí)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，并非是簡(jiǎn)單的在以往手工管理流程上做出單一復(fù)制與簡(jiǎn)單模擬，應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)、高效與合理的原則，在檔案管理上做出“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”[3]。電子文件的前端控制模式將檔案管理工作提前到OA、ERP、PDM等事務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中去實(shí)現(xiàn)，如檔案管理中的檔案的收集與歸檔、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的利用等這些傳統(tǒng)的檔案部門的工作。

2.1 檔案的收集與歸檔

檔案的收集與歸檔工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的管理模式下，文件的形成者并不是文件的收集者，以往紙質(zhì)文件形成后，會(huì)臨時(shí)保管在收集者中，之后向檔案部門遞交并歸檔保存。在電子文件收集和歸檔過(guò)程中，因?yàn)殡娮游募纬梢?guī)律與記錄方式較為獨(dú)特，與以往管理模式存在很大差異，主要體現(xiàn)在歸檔時(shí)間、形式和要求等方面。在電子文件形成之時(shí)便通過(guò)系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，由相應(yīng)的程序模塊自動(dòng)+人工輔助來(lái)實(shí)現(xiàn)著錄、分類、歸檔、鑒定等工作，系統(tǒng)根據(jù)已有元數(shù)據(jù)管理體系獲取相關(guān)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息等，實(shí)現(xiàn)電子文件的數(shù)字文件及元數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)歸檔。當(dāng)電子文件完成審簽等流程之后即進(jìn)行邏輯歸檔，文件的管理權(quán)限便移交給檔案部門，只有實(shí)時(shí)開(kāi)展邏輯歸檔工作，能夠讓電子文件的真實(shí)性與完整性得到可靠保障。同時(shí)電子文件也將實(shí)現(xiàn)永久保存，并避免出現(xiàn)安全問(wèn)題，確保各業(yè)務(wù)部門與管理部門正常使用已有的檔案文件。

2.2 檔案的整理

檔案整理涉及眾多內(nèi)容，如系統(tǒng)整理、科學(xué)編目等。對(duì)系統(tǒng)整理是在檔案上做出分類與排列，科學(xué)編目是對(duì)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的檔案進(jìn)行固化、編制檢索工具和進(jìn)行著錄。就檔案整理而言，電子文件前端控制模式與傳統(tǒng)管理模式亦有很大區(qū)別。

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件整理工作都是在文件移交歸檔之后，由檔案工作人員根據(jù)各種文件的整理要求，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按該單位的分類方案和排列順序?qū)γ恳环菸募M(jìn)行分類、編目、著錄等工作。而前端控制管理模式下電子文件的整理已經(jīng)提前至文件形成階段，通過(guò)將元數(shù)據(jù)功能設(shè)置于OA、ERP、PDM等電子文件管理系統(tǒng)中，將檔案管理環(huán)節(jié)中的分類、編目、著錄等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移到事務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中去實(shí)現(xiàn)。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)捕獲生成數(shù)據(jù)，如文件形成時(shí)間、文件形成者等，然后通過(guò)文件形成者人工著錄文件主題、內(nèi)容等。電子文件分類、編目和著錄等，要與文件形成全生命周期相結(jié)合，信息與文件同步形成。電子文件前端控制下的文件整理通過(guò)在時(shí)間、方式與對(duì)象上的改變，改變了傳統(tǒng)管理模式中的速度慢、錯(cuò)誤率高的缺點(diǎn)，變得便捷、全面及高效。

2.3 檔案的鑒定

檔案鑒定的內(nèi)容就是選留文件和劃分保管期限，通過(guò)科學(xué)鑒定，才能把有價(jià)值的文件轉(zhuǎn)為檔案，使知識(shí)信息精華得到有效保存。傳統(tǒng)管理模式中的檔案鑒定工作由檔案鑒定小組（主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員以及檔案工作人員等組成）成員閱讀每份文件的具體內(nèi)容并分析，判斷每一份檔案是否具有保存價(jià)值，確定每份檔案的重要程度與保管期限等。而在前端控制模式下，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等在OA、ERP、PDM等系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定文件性質(zhì)、類別、重要程度以及保管期限等，在電子文件生成時(shí)即由計(jì)算機(jī)自動(dòng)提取為主，人員確定為輔來(lái)完成。另外，電子文件鑒定除了對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值鑒定外，還要對(duì)電子文件的四性（真實(shí)性、完整性、可用性和安全性）進(jìn)行技術(shù)檢測(cè)。

從鑒定效率方面來(lái)說(shuō)，以往管理模式歸檔時(shí)間固定，造成大量文檔被積壓。電子文件鑒定分散了鑒定需求，鑒定時(shí)間更從容，總體速度也更快。利用OA、ERP、PDM等系統(tǒng)從流程上進(jìn)行控制，使得檔案鑒定工作由定期化向日?；?、固定化的模式轉(zhuǎn)變。

2.4 檔案的利用

電子前端控制模式與傳統(tǒng)管理模式的檔案利用不同，主要表現(xiàn)在時(shí)間、地點(diǎn)和形式上。以往管理中查詢利用是在文件歸檔之后進(jìn)行的。在前端控制模式下，文件成文并簽署完整后已及時(shí)歸檔，所以檔案文件查詢利用與使用能保持同步，大幅度減少了等待時(shí)間。以往檔案的利用地點(diǎn)僅限于保存有該檔案的檔案館（室）。前端控制中突破了地點(diǎn)的限制，主要在檔案館現(xiàn)場(chǎng)查詢利用，或者借助電郵、傳真、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)冗M(jìn)行遠(yuǎn)距離查詢利用。前端控制模式下的檔案利用還不受文件數(shù)量的限制，同時(shí)讓多人共享得到滿足，復(fù)用性、靈活性和交互性較好。

一份文件存在兩種價(jià)值：現(xiàn)行價(jià)值和史料價(jià)值?，F(xiàn)行價(jià)值就是文件形成之后為處理事務(wù)而被流轉(zhuǎn)使用;史料價(jià)值就是歸檔完畢并解密之后的開(kāi)放式查詢利用。檔案價(jià)值是隨著檔案形成時(shí)間日益遞減的，因此利用OA、ERP、PDM等系統(tǒng)軟件與檔案管理軟件的無(wú)縫銜接，使文件的檔案價(jià)值提前釋放，使得工作事務(wù)處理與檔案業(yè)務(wù)的并發(fā)，實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值最大化。

3 ?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，前端控制模式可有效保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。通過(guò)業(yè)務(wù)流程和遷移整合，優(yōu)化管理功能，提高管理效率。要實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制，除了應(yīng)該具備前端控制管理思想以外，也要應(yīng)用前端控制技術(shù)，加快標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)建設(shè)的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：14，73.

[2] 劉越男.從一個(gè)新的視角審視“前端控制”思維[J].浙江檔案，2001（7）：22-24.

[3] 周永軍，韓瑛，杭付云.電子文件與紙質(zhì)文件管理中的前端控制思想比較研究[J].重慶圖情研究，2007（4）：16-20.