淺析秘書人員日常工作語言的基本特點(diǎn)

張麗婭

摘要：秘書日常事務(wù)工作的內(nèi)容和特性決定了從事秘書工作的人員在日常工作時(shí)的語言要具有與眾不同的特點(diǎn)，就是在平實(shí)、簡潔的語言中又要透出靈活與優(yōu)文雅。。

關(guān)鍵詞：秘書工作;口語;語言特點(diǎn)

荀子說：“口能言之，身能行之，國寶也。”現(xiàn)代社會(huì)是開放性的社會(huì)，人與人之間的交往日益頻繁，口語成為重要的交際手段。秘書作為飛速發(fā)展社會(huì)中的一個(gè)必不可少的職業(yè)，直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管、雇主等提供輔助管理、綜合服務(wù)，在各領(lǐng)導(dǎo)、各部門之間處于樞紐的位置，起到上傳下達(dá)、左右溝通、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的作用。一名合格的秘書，必須能說會(huì)道，才能建立良好的人際關(guān)系，在社交場(chǎng)合施展才華。秘書工作的好壞，口語表達(dá)能力的強(qiáng)弱，不僅代表個(gè)人的形象，同時(shí)也影響領(lǐng)導(dǎo)的形象，有的秘書還可能代表所在企業(yè)的形象。因此，秘書人員重視自己的本職工作，要從各方面提升自己的能力，其中很重要的一個(gè)方面就是在日常工作中的口語表達(dá)能力。當(dāng)然，要提升口語表達(dá)能力，就必須了解秘書日常工作口語的特點(diǎn)。秘書日常事務(wù)工作的內(nèi)容和特性決定了從事秘書工作的人員在日常工作時(shí)的語言要具有與眾不同的特點(diǎn)，就是在平實(shí)、簡潔的語言中又要透出靈活與優(yōu)文雅。

一、平實(shí)

就是自然，不加雕飾。要求語言清晰準(zhǔn)確，通俗易懂。秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，基本每天都要向上級(jí)匯報(bào)工作、請(qǐng)示問題、向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示和意見，在這種情況下秘書的語言要平實(shí)簡潔，不能說假話、空話、大話，要說實(shí)話。多用大眾的語言，讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的穩(wěn)重，不浮躁。同時(shí)，在與領(lǐng)導(dǎo)說話時(shí)，語調(diào)不要添加任何感情色彩，多用陳述句，而不是單調(diào)、呆板，沒有文采，給人一種輕浮的、聒噪的感覺。比如領(lǐng)導(dǎo)讓你整理會(huì)議記錄，你忙到很晚，第二天把整理好的記錄給領(lǐng)導(dǎo)，并說：“總算寫好了，我昨天足足忙了一夜，不知您是否滿意，”這會(huì)讓人覺得你有表功之嫌，還間接的體現(xiàn)了你自己的無能，如果是說“會(huì)議記錄寫好了，您看一下”，盡管不能引人注意，但幾次下來，會(huì)給人一種穩(wěn)重，有能力的印象，不會(huì)讓人厭煩。同樣的場(chǎng)景，相信領(lǐng)導(dǎo)更會(huì)賞識(shí)第二種情況，因?yàn)榈诙N情況中的秘書成熟穩(wěn)重不邀功，談吐大氣，容易得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)。從事秘書工作的人員在講究語言平實(shí)的同時(shí)還要注意禮貌用語，不至于讓人聽著不舒服。

二、簡潔

就是要求秘書人員說話要言簡意賅，說的話簡短但包含的信息量大。作為從事秘書工作的人員，語言要簡潔，既可以讓領(lǐng)導(dǎo)了解其中的意義又可以減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力，提高工作的效率，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)是秘書的日常工作之一，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)語言不僅要平實(shí)，更是需要簡潔，口頭匯報(bào)首先要做到口齒清晰，表達(dá)準(zhǔn)確，以最簡潔的語言傳達(dá)出最豐富且又有效的信息。如接到會(huì)議通知，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)會(huì)說：“經(jīng)理，X局有會(huì)議通知，X日上午X點(diǎn)在局第五會(huì)議室召開內(nèi)部工資調(diào)整會(huì)議，X局長主持，”這樣就能讓人清晰的了解。秘書在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事項(xiàng)時(shí)要提前整理，簡明扼要的說明整件事的重點(diǎn)，既不耽誤領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間又給人很精明的感覺。

三、靈活

指秘書人員說話要得體，有分寸。從事秘書工作的人員在工作時(shí)接觸的人多，且身份地位都不同的人，這就要求秘書人員要根據(jù)不同的環(huán)境和人物隨機(jī)應(yīng)變，調(diào)整自己說話的方式和內(nèi)容。這同時(shí)也是作為秘書應(yīng)有的基本功。如想要領(lǐng)導(dǎo)看一下檔，要問：“經(jīng)理，您現(xiàn)在有空嗎？可以請(qǐng)您看看這份檔嗎？”這樣問后領(lǐng)導(dǎo)就算當(dāng)下沒空，也會(huì)留下有時(shí)間再看，也不至于讓領(lǐng)導(dǎo)尷尬。

靈活不僅只是看人說話，還要注意語言環(huán)境。如果說話不注意，可能會(huì)影響交際結(jié)果。如果開會(huì)時(shí)間馬上要到了，還有人沒有到，秘書人員著急便自言自語道：“怎么回事啊，該來的還不來?！边@句話就會(huì)讓已到會(huì)的人感到不快，甚至是誤解。因此，秘書人員工作的語言環(huán)境是不可忽視的重要因素。

四、文雅、委婉

這就是秘書人員的個(gè)人素質(zhì)所決定的。文雅是指從事秘書工作的人員品德、素養(yǎng)等內(nèi)在因素。委婉是指從事秘書工作人員的一種說話的藝術(shù)，不僅可以幫助其建立良好的人際關(guān)系，避免不必要的尷尬。

秘書人員在日常工作中除了匯報(bào)，還要經(jīng)常接受指令。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)口述命令時(shí)，秘書人員不應(yīng)插話，聽清領(lǐng)導(dǎo)口述的全部內(nèi)容，再復(fù)述一遍，防止出現(xiàn)漏聽、偏聽的錯(cuò)誤，延誤工作。如果領(lǐng)導(dǎo)要你做一件你不想做的事情時(shí)，要學(xué)會(huì)運(yùn)用一些巧妙而委婉的拒絕方式和一些特殊的語言，使對(duì)方能高高興興地接受你所表達(dá)的“不”，不至于讓領(lǐng)導(dǎo)尷尬。

秘書人員時(shí)常接觸到一些要保密的問題，但有些問題其他人很感興趣，要來打聽，若簡單粗暴的拒絕會(huì)失禮于人，有損彼此的友誼。這時(shí)，作為一個(gè)秘書要有委婉拒絕的技巧，還要獲得別人的理解。第一，以談笑的方式發(fā)表議論，在談笑間將事情一笑帶過，不留話柄。第二，用“以問治問”的方式，如果對(duì)方問你關(guān)于調(diào)整工資福利的事情，你笑著回問，“你覺得呢？”這樣不僅能把事情帶過，還能在不得罪人的情況下還能保守秘密。第三，要學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)移話題，避免談一些敏感的話題，把話題轉(zhuǎn)移到雙方都感興趣的話題上，以免泄露相關(guān)信息。還要學(xué)會(huì)運(yùn)用含蓄的表達(dá)方式，適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┠：Z言以達(dá)到婉拒他人的效果。

這些僅是一些日常語言的的特點(diǎn)，但仍需要我們了解，熟練地掌握并運(yùn)用，這就需要我們?cè)谌粘?shí)踐中不斷地總結(jié)與發(fā)現(xiàn)。

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