信息化背景下關(guān)于改善高校網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)模式的探討

邵瓊

（寧波大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處，浙江 寧波315211）

1 引言

近年來(lái)，隨著高等教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)出規(guī)模日益增長(zhǎng)、來(lái)源日益多元化的現(xiàn)象，為應(yīng)對(duì)“取號(hào)難、排隊(duì)時(shí)間長(zhǎng)、報(bào)銷(xiāo)量有限”等報(bào)銷(xiāo)難情況，高校結(jié)合信息化手段推出了網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)模式，該模式在一定程度上緩解了報(bào)銷(xiāo)難問(wèn)題，但同時(shí)表現(xiàn)出了不少問(wèn)題。財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)作為高校財(cái)務(wù)管理極其重要的一部分，為提升財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)效率、提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平，改善現(xiàn)有模式，以便更好地適應(yīng)高校財(cái)務(wù)發(fā)展已迫在眉睫。

2 信息化背景下高校網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)現(xiàn)狀

網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)是基于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)建設(shè)的報(bào)銷(xiāo)模式，這種模式的產(chǎn)生來(lái)自于國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+教育”理念的提出。

現(xiàn)有網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)模式的流程大致可按人員身份分為兩大部分：第一部分人員身份為報(bào)銷(xiāo)人員，其所負(fù)責(zé)的內(nèi)容包括整理并填報(bào)單據(jù)、打印報(bào)銷(xiāo)單，提交負(fù)責(zé)人審批及投遞單據(jù)；第二部分人員身份為財(cái)務(wù)人員，其所負(fù)責(zé)的內(nèi)容包括審核單據(jù)、溝通反饋、賬務(wù)處理及結(jié)算付款，該流程具體如圖1所示。

圖1

3 網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)模式存在的問(wèn)題及其原因分析

3.1 填報(bào)審批時(shí)師生與財(cái)務(wù)人員之間信息不對(duì)稱(chēng)

因高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)所涉及的內(nèi)容較多且復(fù)雜，不同來(lái)源和性質(zhì)的經(jīng)費(fèi)有不同的管理方法和報(bào)銷(xiāo)要求，財(cái)務(wù)人員所具備的財(cái)務(wù)政策知識(shí)與報(bào)銷(xiāo)人員之間往往呈現(xiàn)出較高程度的不對(duì)稱(chēng)性。這一方面是由于報(bào)銷(xiāo)人員大多是教學(xué)科研人員，他們往往不具備專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，且不太會(huì)密切關(guān)注學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)方面的政策制度，只是被動(dòng)接受財(cái)務(wù)人員所指出的報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題。另一方面也是由于學(xué)校政策須跟隨財(cái)政政策的更新而更新，造成報(bào)銷(xiāo)人員有種政策頻繁變化無(wú)法適應(yīng)的感覺(jué)。以上兩方面的因素均造成兩者之間的信息不對(duì)稱(chēng)，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)無(wú)法一次順利完成。

3.2 審核時(shí)未真正實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”

按照目前的網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)流程，財(cái)務(wù)人員只有在報(bào)銷(xiāo)人員向財(cái)務(wù)處投遞成功報(bào)銷(xiāo)單后才會(huì)進(jìn)入審核流程，對(duì)于有問(wèn)題的報(bào)銷(xiāo)單，溝通反饋的壓力往往會(huì)積聚在報(bào)銷(xiāo)流程的后半段，且需要通過(guò)電話(huà)、短信等方式通知報(bào)銷(xiāo)人員前來(lái)計(jì)財(cái)處辦理，導(dǎo)致相關(guān)有問(wèn)題的業(yè)務(wù)仍然未實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的設(shè)想[1]。

3.3 溝通反饋時(shí)信息傳遞滯后失實(shí)

報(bào)銷(xiāo)人員成功投遞報(bào)銷(xiāo)單據(jù)后，雖然能夠通過(guò)電腦端、手機(jī)移動(dòng)端等系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看，但對(duì)于已提交未制單的業(yè)務(wù)，其無(wú)法主動(dòng)查看單據(jù)所處的狀態(tài)，包括是否已分單、審核以及所存在的問(wèn)題，只能被動(dòng)等待財(cái)務(wù)人員的通知。同時(shí)，因?yàn)閷?shí)際情況的復(fù)雜性，很多報(bào)銷(xiāo)人員往往并不是相關(guān)業(yè)務(wù)的實(shí)際經(jīng)手人，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在與報(bào)銷(xiāo)人員溝通時(shí)往往無(wú)法準(zhǔn)確了解相關(guān)信息，且由于財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)政策的復(fù)雜性，報(bào)銷(xiāo)人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)手人傳遞報(bào)銷(xiāo)信息時(shí)，往往也會(huì)出現(xiàn)偏差，進(jìn)而導(dǎo)致信息部分失實(shí)。

4 關(guān)于改善網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)模式的思考

4.1 普及財(cái)務(wù)知識(shí)降低信息不對(duì)稱(chēng)性

財(cái)務(wù)處可通過(guò)相關(guān)措施向報(bào)銷(xiāo)人員普及財(cái)務(wù)知識(shí)，以降低雙方之間的信息不對(duì)稱(chēng)性，具體包括：①針對(duì)目前已有的涉及財(cái)務(wù)方面的政策，可從專(zhuān)業(yè)角度進(jìn)行解讀，以此提醒報(bào)銷(xiāo)人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)所要關(guān)注的財(cái)務(wù)要點(diǎn)；②定期總結(jié)報(bào)銷(xiāo)所遇到的普遍性問(wèn)題，形成問(wèn)題集，可公布在財(cái)務(wù)處官網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，方便報(bào)銷(xiāo)人員有針對(duì)性地了解一般報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，提高報(bào)銷(xiāo)成功率；③可提供具有針對(duì)性的財(cái)務(wù)講解服務(wù)，如為各學(xué)院部門(mén)的外事秘書(shū)提供因公出國(guó)（境）方面的財(cái)務(wù)講解服務(wù)，為剛進(jìn)校的科研人員提供科研經(jīng)費(fèi)使用方面的財(cái)務(wù)講解服務(wù)，為各學(xué)院的學(xué)生秘書(shū)提供關(guān)于學(xué)生經(jīng)費(fèi)使用方面的財(cái)務(wù)講解服務(wù)等。

4.2 實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上負(fù)責(zé)人審批及財(cái)務(wù)審核

可將電子簽名技術(shù)、圖片上傳功能等內(nèi)置到現(xiàn)有的網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中，以此實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上的負(fù)責(zé)人審批及財(cái)務(wù)審核。具體操作如下，報(bào)銷(xiāo)人提前將整理粘貼好的票據(jù)上傳至系統(tǒng)中，系統(tǒng)按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)人選擇的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目自動(dòng)流轉(zhuǎn)到審批人處，審批人可查看單據(jù)及通過(guò)電子簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批，審批人審批完成后，系統(tǒng)可自動(dòng)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)審核處，由財(cái)務(wù)對(duì)該報(bào)銷(xiāo)單在網(wǎng)上審核，如果發(fā)現(xiàn)材料缺失或是存在問(wèn)題，可直接通過(guò)系統(tǒng)退給報(bào)銷(xiāo)人，報(bào)銷(xiāo)人在接到退單后可直接查看財(cái)務(wù)對(duì)該報(bào)銷(xiāo)單據(jù)提出的問(wèn)題，其在補(bǔ)充完材料后可繼續(xù)提交該業(yè)務(wù)。如果財(cái)務(wù)通過(guò)審核，報(bào)銷(xiāo)人可于預(yù)約期限內(nèi)向該財(cái)務(wù)審核人員遞交原始紙質(zhì)材料，待財(cái)務(wù)人員審核該紙質(zhì)材料與網(wǎng)上提交材料一致后，即可完成賬務(wù)處理。

4.3 提升財(cái)務(wù)人員知識(shí)儲(chǔ)備及專(zhuān)業(yè)能力

要真正有效提高報(bào)銷(xiāo)效率，提升財(cái)務(wù)人員的知識(shí)儲(chǔ)備及專(zhuān)業(yè)能力是必不可少的。具體包括：①及時(shí)對(duì)國(guó)家、學(xué)校出臺(tái)的相關(guān)政策及文件進(jìn)行財(cái)務(wù)解讀，以便財(cái)務(wù)人員能夠了解、掌握政策的相關(guān)要求及精神；②定期組織分享不同崗位的人員對(duì)于財(cái)務(wù)軟件的認(rèn)識(shí)與運(yùn)用，以便能夠從更加全面的角度來(lái)認(rèn)識(shí)和掌握財(cái)務(wù)軟件的不同功用；③定期組織財(cái)務(wù)人員外出接受培訓(xùn)，以便加強(qiáng)不同院校之間的財(cái)務(wù)溝通交流；④加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。