簡(jiǎn)析市政工程檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

祝浩峻

（元成環(huán)境股份有限公司， 浙江 杭州 310016）

1 市政工程檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 市政工程檔案信息化建設(shè)不夠完善

在信息技術(shù)不斷更新發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，雖然我國(guó)很多市政部門(mén)都開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)工作，將市政內(nèi)部檔案資源數(shù)字化，從紙質(zhì)檔案管理過(guò)渡到了信息化檔案管理。但是在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，卻仍舊存在諸多問(wèn)題，由于沒(méi)有一個(gè)建設(shè)市政工程檔案信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致市政檔案管理與市政工程之間的信息無(wú)法實(shí)時(shí)共享，降低了信息化數(shù)據(jù)的利用率。有些市政工程檔案部門(mén)沒(méi)有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，降低了檔案信息化管理的效率，再或者個(gè)別市政檔案部門(mén)無(wú)法保證數(shù)字檔案文件的安全性和完整性。

1.2 市政工程檔案資源利用率不高

實(shí)現(xiàn)市政工程檔案管理創(chuàng)新，能夠減少資料查閱時(shí)間，減少查閱資源的手續(xù)，提高工程檔案資源利用率和利用價(jià)值。但是在市政工程檔案管理實(shí)際工作中，很多檔案資源都沒(méi)有被充分使用，很多邊緣化的工程檔案資料沒(méi)有被重視，在信息化檔案管理系統(tǒng)中查詢(xún)不到。同時(shí)雖然有些市政單位進(jìn)行了市政工程檔案管理的改革，也得到了一定的成果，但是檔案信息化管理工作的本質(zhì)仍舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為基礎(chǔ)，再進(jìn)行稍加修補(bǔ)，根本沒(méi)有做到真正的市政工程檔案信息化管理工作的創(chuàng)新，許多檔案資源都無(wú)法發(fā)揮出其自身的價(jià)值和作用。

1.3 市政工程檔案管理重視程度不足

當(dāng)前，部分市政工程缺乏對(duì)檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無(wú)的環(huán)節(jié)。缺乏先進(jìn)的市政工程檔案管理手段，極易導(dǎo)致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價(jià)值以及利用價(jià)值。我國(guó)市政工程建設(shè)和管理領(lǐng)域，沒(méi)有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項(xiàng)目前期、項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門(mén)編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門(mén)之間和部門(mén)內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學(xué)管理機(jī)制，檔案管理缺乏細(xì)則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性打折。

2 市政工程檔案管理改進(jìn)建議

2.1 建立健全市政工程檔案管理機(jī)制

建立健全市政工程檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個(gè)市政工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設(shè)置專(zhuān)門(mén)的工程檔案管理部門(mén)，配置專(zhuān)職的檔案管理人員。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由建設(shè)單位牽頭，按照城建檔案館列出的標(biāo)準(zhǔn)化的市政檔案入庫(kù)清單，溝通協(xié)調(diào)各相關(guān)單位，收集該項(xiàng)目從前期到竣工驗(yàn)收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)將檔案入庫(kù)存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門(mén)的資料移交。

2.2 建立數(shù)據(jù)庫(kù)

市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)最為重要的工作是將文件轉(zhuǎn)變成數(shù)字，也就是說(shuō)檔案數(shù)字化管理關(guān)鍵是構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建檔案數(shù)字庫(kù)。檔案管理朝著信息化發(fā)展順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，代表了檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，以數(shù)字系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)作為核心，必須引起工程檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重視。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不可能一蹴而成，需要循序漸進(jìn)進(jìn)行開(kāi)展，根據(jù)檔案館的實(shí)際情況制定數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)計(jì)劃，購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)置，安裝數(shù)字化管理系統(tǒng)和相關(guān)軟件。

2.3 加強(qiáng)檔案人員及管理技術(shù)的提升

檔案管理人員是市政工程檔案管理創(chuàng)新的實(shí)際執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)和能力直接關(guān)系著市政工程檔案管理創(chuàng)新質(zhì)量和效果。因此，市政工程檔案部門(mén)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，通過(guò)組織工作交流會(huì)和聘請(qǐng)信息化管理專(zhuān)家培訓(xùn)等方式提高檔案管理人員的服務(wù)管理能力和水平，讓管理人員正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員工作觀(guān)念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，一方面培養(yǎng)在職檔案管理人員，另一方面要引進(jìn)高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的人才，給市政工程檔案管理創(chuàng)新隊(duì)伍注入新鮮血液，從而不斷提升市政工程檔案管理隊(duì)伍的綜合水平和素質(zhì)。

2.4 規(guī)范檔案數(shù)字化管理采集和輸入

市政工程檔案數(shù)字化采集要堅(jiān)持由簡(jiǎn)單到復(fù)雜原則，盡量先采集和輸入一般檔案，然后再輸入比較復(fù)雜檔案。工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具有搜索功能，檔案管理難度降低，將所有的工程檔案輸入系統(tǒng)中，通過(guò)平臺(tái)對(duì)其進(jìn)行有效管理。

2.5 提高市政工程檔案管理信息化水平

我國(guó)市政工程檔案有多年歷史，從建國(guó)初期至今，已經(jīng)在技術(shù)，管理等方面獲得重大進(jìn)展。我國(guó)在過(guò)去主要通過(guò)人工管理檔案，相較于現(xiàn)代化的管理方式較為傳統(tǒng)，不能有效順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。并且，紙制品受時(shí)間和環(huán)境因素影響嚴(yán)重，極易發(fā)霉變形，不利于保存。但是，在現(xiàn)今的社會(huì)背景下，檔案管理也要緊跟時(shí)代潮流，可以完全依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、翻閱等工作。一方面極大節(jié)省了儲(chǔ)存空間，節(jié)省社會(huì)資源；另一方面，員工工作效率也將大幅提高，并且降低工作強(qiáng)度。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案各管理單位之間的資源共享，讓城建檔案館和建設(shè)單位、業(yè)務(wù)單位之間進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的信息傳遞。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，市政工程檔案創(chuàng)新內(nèi)容是非常復(fù)雜的，它既包括了健全和創(chuàng)新市政檔案管理機(jī)制、統(tǒng)籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢(xún)與利用各相關(guān)環(huán)節(jié)；同時(shí)還要暢通市政檔案各相關(guān)部門(mén)銜接機(jī)制，大力推進(jìn)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改擴(kuò)建和維修管養(yǎng)過(guò)程中各種原始資料保存形式的標(biāo)準(zhǔn)化改革，希望通過(guò)本文研究能夠大大提高當(dāng)前市政檔案管理水平和管理效率。