人事檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設初探

■段曙光（新鄉(xiāng)市市政設施管理處）

我國人事檔案主要涉及人員的基本信息，只有做好人事檔案管理工作，才能準確評定人員的工資水平與勞動保障，因此，人事檔案管理具有非常重要的作用。在過去較長時期內(nèi)，人事檔案主要以紙質的形式存在，隨著科學技術的快速更新，當前已經(jīng)逐步過渡到電子化管理，出現(xiàn)了大量新型管理方法。在人事檔案管理當中，首先要建立完善的人事檔案管理制度，主要內(nèi)容涉及檔案材料的入檔、傳遞、統(tǒng)計、保密、審核、檢查等各個方面，每一個環(huán)節(jié)的管理制度均在人事檔案管理過程中具有不可低估的地位，所以在人事檔案管理過程中引入網(wǎng)絡信息技術有利于加快檔案管理速度，提高檔案管理水平。其中表現(xiàn)最為突出的當屬檔案管理的網(wǎng)絡化建設，筆者結合自身實際操作經(jīng)驗，就人事檔案網(wǎng)絡化建設提出了幾點措施。

一、人事檔案管理網(wǎng)絡信息化建設的重要性

人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網(wǎng)絡化、高效化作為核心，是當前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當前階段，計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間。通過對人事檔案管理工作進行信息化處理，能夠將具有價值的人事檔案信息轉變成為計算機系統(tǒng)可以識別的數(shù)字代碼，并利用數(shù)字系統(tǒng)對其中的信息進行識別、分類、存儲，實現(xiàn)網(wǎng)絡互連條件下的人事檔案資源信息共享。

在過去較長時期內(nèi)，人事檔案主要涉及一些實體內(nèi)容，是憑借投入大量人力來完成的，雖然消耗了大量人力物力，但卻沒有收到應有的效果。如在使用檔案材料過程中，管理人員首先要查找目錄，才能確定檔案材料所處的位置，再依據(jù)提示的位置查找具體材料，這種使用方式過于陳舊，需要消耗大量的時間。當前，各項管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了信息化與網(wǎng)絡化，檔案管理工作也不例外，利用在人事檔案管理中引入信息技術，大量原來人力操作的環(huán)節(jié)實行了自動化管理，只需將大量檔案信息輸入數(shù)據(jù)庫中，使用時通過檢索即可迅速找到，而且使用次數(shù)不受限制。再有，遇到有關部門需要調(diào)出有關人事檔案材料時，檔案管理部門在查找檔案材料時在搜索欄內(nèi)輸入關鍵詞，則可通過網(wǎng)絡呈現(xiàn)檔案材料內(nèi)容，這種操作方式不但可以充分利用檔案材料，而且使用頻率大大增加。

二、人事檔案管理暴露出的不足

第一，信息化建設，在人事檔案管理當中，管理人員必須掌握必要的操作技能，學會計算機操作技術與網(wǎng)絡操作技術，才能勝任當前管理工作。但在實際運行過程中，人事檔案管理人員數(shù)量有限，在過去較長時期內(nèi)，有的人員掌握了高超的管理能力，但卻不懂得計算機操作方法，只能從事一些簡單的操作，涉及計算機專業(yè)技術則無能為力，所以在使用計算機檢索有關檔案材料時，并不能在最短時間內(nèi)找到。再有，在信息化建設過程中，還必須要關注網(wǎng)絡中存在著大量風險，在信息化人事檔案建設過程中，一旦出現(xiàn)信息泄露問題，則可能引發(fā)不可限量的損失。當前，人事檔案管理人員還不具備高度的風險意識，這是當前人事檔案管理工作必須首先解決的問題，是引發(fā)各類安全隱患的主要因素。第二，體制機制不合理，導致人事檔案管理工作不能穩(wěn)定運行，只有具備完善的管理制度才能促進檔案管理工作的有序開展，但當前存在的問題是，人事檔案管理制度有所欠缺，不具備先進的人事檔案管理設備，大量現(xiàn)代化管理手段得不到有效應用，還以陳舊的檔案管理方式為主，再有，檔案管理信息不能及時交流，這也是阻礙人事檔案管理工作穩(wěn)定運行的重要原因，因此要盡快采取有效措施，實現(xiàn)信息的即時溝通。

在創(chuàng)建人事檔案管理制度時，雖然我國檔案法已經(jīng)對此提出了明確要求，但因為檔案法已經(jīng)推出了很長時間，有些條款已經(jīng)不再適用，有的單位并沒有建立完善的管理制度，由于缺乏詳細的指導細則，所以人事檔案信息化建設只能成為一句口號，甚至會阻礙管理工作的順利開展，大量人事檔案信息化建設存在著走過場擺形式等問題，而收不到應有的實際效果。

三、人事檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設的對策

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

為了確保人事檔案信息化工作的目標得以實現(xiàn)，相關部門必須制定針對檔案管理信息化的相關規(guī)章制度，使得人事檔案信息化建設工作能夠可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案使用主要是通過應用有效的信息技術與信息管理方法，在嚴格的管理制度約束下開展有效的服務及信息管理工作。只有通過這種方法才可以使得人事檔案管理工作達到主動服務的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關信息，則應該在制定的安全網(wǎng)絡中進行查詢，在獲得信息獲取權限之后，在對應的安全管理協(xié)議制度下，對人事檔案的信息進行有效的管理、合法的應用。同時，檔案的另一個基本價值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術環(huán)境下保證數(shù)字化檔案的真實性。當前，我國的相關法律法規(guī)及檔案管理制度應該進行相應的修改，保證檔案憑證功能得到充分發(fā)揮。

（二）及時購置先進的技術設備

檔案管理信息化建設逐步深入推進，要求政府部門不斷加大投入力度，積極引進先進的科學技術與設備，才能保證人事檔案信息化建設的順利開展，要想保證檔案信息化管理收到顯著的效果，首先要具備先進的硬件設施，這是保障檔案材料安全的基本條件，通過引入先進的管理技術，檔案信息管理工作才能全面推進。

（三）采用集中統(tǒng)一的管理體制

當前人事檔案的管理體制較為松散，使得大量的信息資源存在重復輸入、信息重復錄入等情況，使得信息資源沒有得到充分利用，相關的信息沒有得到有效的存儲、應用。這不但沒有充分發(fā)揮檔案信息資源的重要功能，而且給信息使用帶來了極大的不便。所以，必須集中的采集和應用人事檔案信息，建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理體制，以現(xiàn)代信息技術作為支撐，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化與共享。在信息化系統(tǒng)構建過程中，對應的人事檔案信息化軟件、硬件通常是保證自主開發(fā)的基礎上，確保檔案處理的各個環(huán)節(jié)，例如歸檔、編輯、傳遞、借閱等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)網(wǎng)絡化、數(shù)字化，并最終形成數(shù)據(jù)庫，保證人事檔案信息資源得以快速的整合、使用。

（四）人事檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

當前，在檔案管理工作信息化趨勢的背景下，缺乏復合型的檔案管理專業(yè)技術人才是檔案管理信息化建設面臨的主要問題。因此，在開展信息化建設工作中，要針對人事檔案從業(yè)人員進行專業(yè)技能培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，構建完善、高水平的檔案管理專業(yè)人才隊伍。在培訓工作中，要及時的更新工作人員的知識體系，確保其掌握信息的技術與知識，能夠在檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，可以為人事檔案管理工作提供更加優(yōu)質的服務。

（五）提升人事檔案管理服務技能

在檔案管理信息化建設過程中，充分發(fā)揮計算機技術的優(yōu)勢，將大量檔案內(nèi)容轉變?yōu)閳D片、文字、聲音、視頻等各種材料，因此要對其進行合理的分類，能夠有效節(jié)省查找時間，更好地利用檔案材料，這種管理模式還可以促使人事檔案管理工作得到大量社會民眾的認同，推動人事檔案管理工作的穩(wěn)定運行，突出檔案管理工作的重要性。

（六）保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行

人事檔案信息化管理處于不斷發(fā)展與更新當中，因此離不開隨時的維護與充實，必須要注意下面問題，第一，要輸入完整真實的信息，只有輸入完整的數(shù)據(jù)才有利于后續(xù)工作的順利開展。第二，檔案數(shù)據(jù)要定期更新，專業(yè)管理人員必須要掌握數(shù)據(jù)庫操作技術，定期檢查系統(tǒng)的運行情況。再有，檔案管理人員也處于不斷的流動當中，只有保證檔案信息的隨時更新才能更好地為社會公眾提供服務。

（七）高效應用人事檔案

人事檔案信息化建設主要涉及下面各個方面：第一，及時收集人事信息并整理；第二，及時更新信息數(shù)據(jù)并匯總。在收集信息過程中，管理人員要將其依據(jù)一定的標準進行分類，如可以依據(jù)姓氏或號碼進行分類，也可以依據(jù)人員所處的崗位進行分類，并據(jù)此建設電子檔案，主要內(nèi)容有人員的學歷情況、崗位情況、獎懲情況等，需要使用檔案材料時可以一起調(diào)出，得到人員的系統(tǒng)性評價。再有，遇到人員退休時，也可以及時查找到有關信息，大大加快了檔案管理速度。

四、結束語

總之人事檔案管理信息化建設處于不斷地變化與發(fā)展當中，要求管理者首先要建立完善的管理制度，積極引進先進的管理設備，在檔案管理過程中大膽創(chuàng)新，防止出現(xiàn)檔案信息泄露問題，及時充實檔案內(nèi)容，才能使人事檔案材料發(fā)揮更大的作用。