智慧醫(yī)院時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理的探討

張 鑫，高 凱

(1.延安大學(xué)附屬醫(yī)院社會(huì)事業(yè)拓展部；2.延安大學(xué)附屬醫(yī)院心腦血管病區(qū)行政綜合辦，陜西 延安 716000)

人事檔案管理工作不僅為醫(yī)院了解職工提供參考，更為職稱(chēng)評(píng)審、崗位聘任、人才梯隊(duì)建設(shè)等方面提供了重要參考依據(jù)[1]。隨著智慧醫(yī)院時(shí)代的來(lái)臨，人事檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中的重要環(huán)節(jié)，必須與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)管理模式向創(chuàng)新型管理模式轉(zhuǎn)變。如何在智慧醫(yī)院時(shí)代，利用先進(jìn)技術(shù)手段創(chuàng)新人事檔案管理，成為醫(yī)院管理者需要面對(duì)的一項(xiàng)重大課題。

1 智慧醫(yī)院時(shí)代人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在各種信息的采集、分類(lèi)、歸檔和保存方面一般以經(jīng)驗(yàn)管理為主，管理人員通過(guò)長(zhǎng)年累月的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出一套適合本單位的管理辦法。隨著國(guó)家智慧醫(yī)院項(xiàng)目的推進(jìn)和發(fā)展，傳統(tǒng)人力資源檔案管理已不能適應(yīng)智慧醫(yī)院在智慧決策應(yīng)用方面的需求，因此人事檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，建立人事檔案智慧管理平臺(tái)，通過(guò)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)將原有固態(tài)的信息數(shù)據(jù)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)信息，使檔案管理信息化與醫(yī)院整體智慧建設(shè)相銜接。下面從以下幾個(gè)方面，具體分析人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)。

1.1 人事檔案采集面臨的挑戰(zhàn)

人事檔案信息的采集大致分為入職、在職、離職和退休四個(gè)階段，在這期間產(chǎn)生了大量的信息。傳統(tǒng)的采集、收集信息的過(guò)程中會(huì)保留一些陳舊的紙質(zhì)文檔材料，已無(wú)法適應(yīng)智慧醫(yī)院時(shí)代數(shù)據(jù)信息化的要求[3]。智慧醫(yī)院時(shí)代的人事檔案管理在采集過(guò)程中被收集人線(xiàn)上申報(bào)信息，后臺(tái)將信息以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行錄入存儲(chǔ)，并通過(guò)技術(shù)手段完善信息的準(zhǔn)確性，使人事信息完整、全面、及時(shí)、客觀(guān)的為管理者提供所需的各類(lèi)依據(jù)。

1.2 人事檔案分類(lèi)面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的信息分類(lèi)以條目化分類(lèi)為主，管理人員根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)分類(lèi)各種人事信息，分類(lèi)方法及各類(lèi)表格都需修改和完善，以適應(yīng)信息數(shù)據(jù)管理的要求。在智慧醫(yī)院時(shí)代，結(jié)合“云計(jì)算”、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，將人事檔案信息進(jìn)行智能化分類(lèi)，通過(guò)建立精密完善的數(shù)字化人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，定制標(biāo)準(zhǔn)的信息模塊，依靠軟件提取數(shù)據(jù)格式，進(jìn)行智能分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)智慧決策，這樣才能最大程度體現(xiàn)人事信息的利用優(yōu)勢(shì)、高效優(yōu)勢(shì)和分析優(yōu)勢(shì)。

1.3 人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理以“集中統(tǒng)一、歸口管理”為原則，人事檔案集中存放在人力資源管理部門(mén)的資料室，借閱和收發(fā)都靠管理人員手動(dòng)完成，這種方式已不能適應(yīng)智慧醫(yī)院時(shí)代的發(fā)展，影響了人事檔案本應(yīng)發(fā)揮的作用。在智慧醫(yī)院時(shí)代，醫(yī)院人事檔案將以云平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)等形式存儲(chǔ)，并對(duì)存儲(chǔ)的進(jìn)行二次轉(zhuǎn)換，使文字以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)在整個(gè)智慧醫(yī)院平臺(tái)中[3]，借閱和收發(fā)依靠管理人員線(xiàn)上操作來(lái)完成，節(jié)約大量的人力成本，提高人事檔案管理的時(shí)效性。

1.4 人事檔案管理人員素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)醫(yī)院的人事檔案管理都以經(jīng)驗(yàn)管理為主，很多檔案管理人員都是傳承舊的工作經(jīng)驗(yàn)，依靠經(jīng)驗(yàn)在改進(jìn)檔案管理方法。這些人員如果不經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)已無(wú)法適應(yīng)智慧醫(yī)院時(shí)代的發(fā)展。智慧醫(yī)院時(shí)代的醫(yī)院人事檔案管理面對(duì)的是先進(jìn)的管理平臺(tái)和大量的數(shù)字化信息，管理人員的素質(zhì)也要得到相應(yīng)的提升，需要對(duì)管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和招聘相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理，建立一支擁有專(zhuān)業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)[4]，以適應(yīng)智慧醫(yī)院時(shí)代人事檔案管理的需求。

2 智慧醫(yī)院時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理的有效途徑

智慧醫(yī)院時(shí)代的到來(lái)，是傳統(tǒng)管理邁向現(xiàn)代化管理的一種標(biāo)志，不僅是醫(yī)院管理層面的提升，也對(duì)傳統(tǒng)管理提出了新的要求。智慧醫(yī)院時(shí)代的人事檔案管理，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理目錄，建立智能化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，組建專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。通過(guò)技術(shù)手段將人事檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)信息，將傳統(tǒng)的線(xiàn)下存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)樵贫舜鎯?chǔ)，將線(xiàn)下操作轉(zhuǎn)變?yōu)榫€(xiàn)上操作，為醫(yī)院整體信息化建設(shè)和未來(lái)互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院的發(fā)展提供基礎(chǔ)。

2.1 加強(qiáng)觀(guān)念轉(zhuǎn)變和人事檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

智慧醫(yī)院時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理工作必須要有智慧管理理念，只有更新理念才能實(shí)現(xiàn)人事檔案的最優(yōu)化。醫(yī)院人事檔案的信息龐大，如：在傳統(tǒng)檔案中的基本信息以外，還有科研成果、科研課題、發(fā)表論文信息、個(gè)人專(zhuān)業(yè)及亞專(zhuān)業(yè)發(fā)展需求、人才培養(yǎng)規(guī)劃需求、外出研修培訓(xùn)等其他信息，這些信息的獲取需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)、醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、各科室及部門(mén)子系統(tǒng)等多種渠道，醫(yī)院可以根據(jù)自身人事管理平臺(tái)信息采集的需求，對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行模塊歸類(lèi)，組建大數(shù)據(jù)人事檔案，實(shí)現(xiàn)量化的大數(shù)據(jù)，為醫(yī)院發(fā)展中人力資源的合理配置提供素材。另外需要加強(qiáng)信息化設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)，包括智慧醫(yī)院時(shí)代人事檔案信息化管理軟件建設(shè)、智慧醫(yī)院人事檔案管理人才培養(yǎng)和網(wǎng)絡(luò)化工作環(huán)境建設(shè)[2]。在當(dāng)下智慧醫(yī)療體系發(fā)展的過(guò)程中，首先需要建設(shè)醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理的信息化的建設(shè)，才是提高醫(yī)院整體智慧網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的關(guān)鍵。

2.2 健全和完善智慧化檔案管理系統(tǒng)框架構(gòu)建

構(gòu)建智慧化檔案管理框架，通過(guò)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)為人事檔案創(chuàng)新管理提供支持，建設(shè)智慧化的人事檔案管理系統(tǒng)是智慧醫(yī)院中智慧決策的支撐。智慧化人事檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，是利用網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)進(jìn)行管理，其規(guī)劃如下：首先，智慧醫(yī)院時(shí)代背景下的創(chuàng)新管理，是將原有的人事檔案更新?lián)Q代，利用信息技術(shù)、電子掃描技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，將所有紙質(zhì)人事檔案更新至智慧醫(yī)院管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的無(wú)紙化管理操作。其次，依靠智慧醫(yī)院管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)化、流通化。智慧醫(yī)院管理系統(tǒng)中的智慧化檔案管理將傳統(tǒng)人工收發(fā)功能移植于智慧管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的檢索工具實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上信息檢索與調(diào)用，提高人事檔案管理工作的工作效率。

2.3 組建專(zhuān)業(yè)的智慧醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

建立專(zhuān)職管理團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)信息采集、統(tǒng)計(jì)、各類(lèi)系統(tǒng)使用與管理；由人事檔案管理專(zhuān)家和業(yè)務(wù)科室人員組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，提出定制化的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用；組織醫(yī)院各部門(mén)負(fù)責(zé)人、資深人力資源管理人員，對(duì)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行預(yù)測(cè)、分析與評(píng)估，將原有信息進(jìn)行量化，完善績(jī)效考核與評(píng)估體系，制定相應(yīng)的激勵(lì)措施、人崗匹配的需求趨勢(shì)、可控時(shí)效的開(kāi)放管理模式和持續(xù)不斷的人才隊(duì)伍儲(chǔ)備計(jì)劃，并為院方?jīng)Q策提供科學(xué)、客觀(guān)的參考依據(jù)。通過(guò)信息資源整合、逐步建立協(xié)調(diào)、規(guī)范、科學(xué)的管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)以人為本現(xiàn)代化管理。

2.4 加強(qiáng)信息安全保密工作

借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為信息系統(tǒng)保駕護(hù)航。數(shù)據(jù)信息的收集與傳輸、采集與歸檔，人事檔案資源共享與開(kāi)放式管理，大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)使用過(guò)程中，會(huì)涉及海量的數(shù)據(jù)、多個(gè)渠道、多個(gè)相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)、多種技術(shù)支持的客觀(guān)事實(shí)，勢(shì)必要求管理人員在管理平臺(tái)的各個(gè)環(huán)節(jié)和使用的過(guò)程中加強(qiáng)安保意識(shí)。[5]要充分利用智慧醫(yī)院時(shí)代的特點(diǎn)，利用云計(jì)算與儲(chǔ)存等相關(guān)技術(shù)，保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的私密性、完整性和持久可用性，確保人事檔案管理系統(tǒng)的安全。最重要的是掌控管理的人員一定要有較強(qiáng)的職業(yè)操守，避免因人為原因造成的數(shù)據(jù)泄露，真正意義上利用好智慧醫(yī)院時(shí)代帶來(lái)的便利。

3 結(jié)語(yǔ)

國(guó)家對(duì)智慧醫(yī)院建設(shè)以及人事檔案信息化建設(shè)提出了明確的要求。人事檔案管理發(fā)展的方向，要從過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向現(xiàn)在的主動(dòng)服務(wù)。人事檔案管理要順應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)日新月異的快速發(fā)展，還要根據(jù)本單位的客觀(guān)實(shí)際，規(guī)劃新時(shí)期人事檔案管理建設(shè)的整體思路，清醒的認(rèn)識(shí)到智慧醫(yī)院時(shí)代所帶來(lái)的改變，智慧化檔案管理在人事檔案管理中的應(yīng)用將是智慧醫(yī)院時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，要不斷完善智慧化人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，使人事檔案管理與智慧醫(yī)院建設(shè)相融合，為智慧決策提供依據(jù)和參考。