“大智移云”時(shí)代高校財(cái)務(wù)報(bào)銷體系優(yōu)化研究

徐海燕

【摘 要】近年來(lái)，我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，隨之教育經(jīng)費(fèi)的數(shù)量也不斷增多，使得財(cái)務(wù)工作量越來(lái)越大，財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程也越發(fā)煩瑣，傳統(tǒng)報(bào)賬過(guò)程中存在的弊端也逐漸顯現(xiàn)。充分利用信息技術(shù)的紅利，發(fā)展遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心等創(chuàng)新型財(cái)務(wù)模式，是一條解決財(cái)務(wù)報(bào)銷難題的高效、便捷、安全之路。

【Abstract】In recent years， with the rapid development of knowledge economy in China， the scale of running a university is expanding， and the amount of education funds is increasing， which makes the financial workload larger， the process of financial reimbursement complicated， and the disadvantages of traditional reimbursement process are gradually showing. It is an efficient， convenient and safe way to solve the problem of financial reimbursement to make full use of the dividend of information technology and develop innovative financial modes such as remote financial center.

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)報(bào)銷;遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心;移動(dòng)辦公

【Keywords】 financial reimbursement; remote financial center; mobile office

【中圖分類號(hào)】G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）10-0079-02

1 當(dāng)前高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷體系下的弊端

1.1 報(bào)賬人員不專業(yè)，影響財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率

學(xué)校各部門的報(bào)賬人員大多沒有專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，常出現(xiàn)報(bào)賬單的信息填寫有誤，甚至對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)賬的流程都不甚了解。他們的報(bào)賬單往往需要去財(cái)務(wù)部門跑幾個(gè)來(lái)回才能正確提交，使得財(cái)務(wù)人員不得不分出精力去解決這些“新手”們的財(cái)務(wù)問題。不僅影響自己的正常工作，還影響了財(cái)務(wù)部門的工作效率。

1.2 報(bào)銷過(guò)程缺乏實(shí)時(shí)反饋

報(bào)賬人員提交完報(bào)銷單后，就等待財(cái)務(wù)部門處理報(bào)銷流程。這個(gè)過(guò)程中報(bào)賬人員并不能查詢報(bào)銷的進(jìn)度。如果報(bào)賬出現(xiàn)問題，如報(bào)銷單、發(fā)票等材料有疑問時(shí)，財(cái)務(wù)人員還要逐一通知并退還給報(bào)賬人員。如果財(cái)務(wù)人員忘記通知報(bào)賬人員，或者報(bào)銷中經(jīng)辦人有更換過(guò)，那還需要準(zhǔn)備一系列報(bào)銷交接工作，報(bào)銷的時(shí)間遙遙無(wú)期。

1.3 報(bào)賬流程繁復(fù)，審批簽字費(fèi)時(shí)費(fèi)力

一般報(bào)銷業(yè)務(wù)先由報(bào)賬人員按財(cái)務(wù)要求將報(bào)銷單據(jù)填寫好，并把相關(guān)發(fā)票和證明文件粘貼在報(bào)銷單上，然后根據(jù)金額數(shù)目的大小找各層領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，再到財(cái)務(wù)部門由會(huì)計(jì)審核，審核通過(guò)后記賬，再由出納登記并準(zhǔn)備付款。這個(gè)流程任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)就要重頭再來(lái)，尤其是審批簽字環(huán)節(jié)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，甚至經(jīng)常外出工作，為了能及時(shí)找到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，報(bào)賬人員往往在各領(lǐng)導(dǎo)的辦公室之間疲于奔波。

1.4 紙質(zhì)票據(jù)攜帶、保存不便，辦公成本高

傳統(tǒng)報(bào)銷體系中一般都采用紙質(zhì)報(bào)銷單和發(fā)票，這些紙質(zhì)文件不易久存，數(shù)量多時(shí)還不便攜帶，一旦丟失，便無(wú)法補(bǔ)救，對(duì)保存報(bào)銷憑證的工作造成了一定的影響。同時(shí)，紙質(zhì)報(bào)銷材料會(huì)消耗不可再生資源，不利于節(jié)能環(huán)保，也不符合現(xiàn)代辦公無(wú)紙化發(fā)展的趨勢(shì)。

2 依托“大智移云”技術(shù)，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷體系

2.1 報(bào)銷業(yè)務(wù)專人負(fù)責(zé)，定期組織網(wǎng)絡(luò)視頻培訓(xùn)

高校經(jīng)費(fèi)管理不斷規(guī)范化，幾乎每隔一段時(shí)間就會(huì)有關(guān)于報(bào)銷的新政策出臺(tái)。面對(duì)新形勢(shì)下財(cái)務(wù)報(bào)銷繁冗的細(xì)則規(guī)定，非專業(yè)的報(bào)賬人員對(duì)政策的解讀可能會(huì)產(chǎn)生偏差。為了解決這些問題，學(xué)校各部門可以固定負(fù)責(zé)報(bào)賬的人員。財(cái)務(wù)部門專業(yè)的人員通過(guò)上傳錄制視頻、網(wǎng)絡(luò)直播授課等靈活的形式，對(duì)這些報(bào)賬人員進(jìn)行培訓(xùn)。報(bào)賬人員可以根據(jù)自身的情況選擇空余時(shí)間學(xué)習(xí)，提高自己對(duì)報(bào)銷政策、報(bào)銷流程等業(yè)務(wù)的熟悉度，有助于報(bào)銷工作效率的提高。

2.2 建立遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心，打破信息壁壘

傳統(tǒng)報(bào)銷模式是以財(cái)務(wù)部門現(xiàn)場(chǎng)辦公為核心，局限在特定的空間和時(shí)間內(nèi)，處理財(cái)務(wù)報(bào)銷信息的數(shù)據(jù)量有限[1]。以目前的信息技術(shù)而言，高校完全有能力建立一個(gè)遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心。報(bào)賬人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)在線填寫報(bào)銷單，相關(guān)的報(bào)銷票據(jù)也可以用攝像頭上傳到遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心。這個(gè)過(guò)程中報(bào)賬人員可以隨時(shí)查詢報(bào)銷流程進(jìn)度，也能查詢資金發(fā)放的數(shù)額和進(jìn)度，能通過(guò)遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心處理業(yè)務(wù)，不用到現(xiàn)場(chǎng)辦理，大大節(jié)約了業(yè)務(wù)成本。同時(shí)，在財(cái)務(wù)中心網(wǎng)站上可以同時(shí)處理多個(gè)報(bào)銷業(yè)務(wù)，有效地解決了現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)等候費(fèi)時(shí)的問題，提高了財(cái)務(wù)工作效率。高校各部門日常財(cái)務(wù)活動(dòng)繁雜，除了報(bào)銷業(yè)務(wù)外，還涉及預(yù)算、審批、采購(gòu)、固定資產(chǎn)管理等。有了遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心功能，一個(gè)部門上傳網(wǎng)上的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，可以與各個(gè)部門一起共享，不同的業(yè)務(wù)區(qū)塊可以聯(lián)結(jié)在一起，即使是跨校區(qū)的財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)也可以在遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心上快速對(duì)接。同時(shí)，可以利用財(cái)務(wù)中心的公開性，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的用途和使用情況等信息進(jìn)行公示，做到財(cái)務(wù)信息透明化。但是，信息的高度開放亦是一把雙刃劍，內(nèi)部財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)共享帶來(lái)方便的同時(shí)也帶來(lái)了系統(tǒng)安全性方面的風(fēng)險(xiǎn)，需要時(shí)刻做好病毒防范工作，數(shù)據(jù)的保護(hù)工作，網(wǎng)絡(luò)的安全工作。

2.3 強(qiáng)化移動(dòng)辦公，提高報(bào)銷效率

以往報(bào)銷金額較大的業(yè)務(wù)需要由主管部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)、學(xué)校院長(zhǎng)等院領(lǐng)導(dǎo)層層審批，如遇領(lǐng)導(dǎo)出差，報(bào)銷業(yè)務(wù)便被擱置。有了遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心的在線審批功能，報(bào)賬人填寫提交報(bào)銷單后，系統(tǒng)會(huì)按照流程發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，即使領(lǐng)導(dǎo)不在學(xué)校內(nèi)也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，用電子簽名、掃描二維碼等方式授權(quán)審批報(bào)銷單據(jù)，解決了以往報(bào)銷單必須領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面簽字的空間難題，節(jié)約了大量的時(shí)間成本。上傳報(bào)銷單后，財(cái)務(wù)人員可以查看到報(bào)銷單中的信息并進(jìn)行預(yù)審核，如果信息有誤，可以即時(shí)退還給報(bào)賬人重新填寫，如果信息準(zhǔn)確無(wú)誤，審核通過(guò)后發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在線審批[2]。在預(yù)審過(guò)程中，報(bào)賬人員對(duì)照本部門網(wǎng)上顯示的報(bào)銷預(yù)算可以知道自己報(bào)賬的金額有沒有超過(guò)預(yù)算，避免了報(bào)賬大于預(yù)算導(dǎo)致報(bào)賬失敗的情況。待領(lǐng)導(dǎo)在線審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員可以將報(bào)銷單正式錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)處理。

2.4 實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬

遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上報(bào)銷，使得報(bào)銷無(wú)紙化辦公成為可能。財(cái)務(wù)人員不再需要檢查報(bào)賬單是否填寫規(guī)范、逐筆錄入摘要，因?yàn)榫W(wǎng)上報(bào)賬人員錄入報(bào)銷信息時(shí)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)通過(guò)設(shè)定好的算法和模塊，對(duì)所填的信息進(jìn)行了甄別和篩選，如果錄入有誤的，報(bào)賬人員將無(wú)法提交，直至修改無(wú)誤后才能上傳[3]。

未來(lái)甚至可以應(yīng)用人工智能輔助記賬，對(duì)報(bào)銷發(fā)票、財(cái)務(wù)賬目等進(jìn)行自動(dòng)收集和處理，代替人工做這些工作，將報(bào)銷人員從一些簡(jiǎn)單重復(fù)的財(cái)務(wù)工作解放出來(lái)，可以更高效地去處理復(fù)雜事務(wù)。目前，不少高校已經(jīng)實(shí)行網(wǎng)上銀行支付或是公務(wù)支付的模式，結(jié)合遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心的功能，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金結(jié)算，報(bào)銷人員不需要到財(cái)務(wù)處進(jìn)行現(xiàn)金交易就可以完成報(bào)銷全過(guò)程。無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬優(yōu)化了財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程，每一筆進(jìn)出賬都有電子賬單記錄可查，安全可靠，對(duì)賬方便快捷，同時(shí)又能節(jié)約報(bào)銷人員的時(shí)間，降低了業(yè)務(wù)成本[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)通信技術(shù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的發(fā)展，給高校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了前所未有的變革。高校發(fā)展遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心模式的新型財(cái)務(wù)形態(tài)是必然趨勢(shì)[5]。高校各部門應(yīng)該落實(shí)專職財(cái)務(wù)報(bào)銷人員的培訓(xùn)工作，搭建實(shí)時(shí)共享的財(cái)務(wù)中心平臺(tái)，推進(jìn)網(wǎng)上審批功能的落實(shí)，努力實(shí)現(xiàn)資金流向公開化、數(shù)據(jù)管理無(wú)紙化、財(cái)務(wù)往來(lái)無(wú)現(xiàn)金化，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)信息化發(fā)展。

與此同時(shí)，遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)中心模式的應(yīng)用也給高校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了前所未有的風(fēng)險(xiǎn)，高校需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析財(cái)務(wù)管理過(guò)程中存在的問題，并可以聯(lián)合科研、資產(chǎn)、人事、后勤、教務(wù)、學(xué)生處等多個(gè)部門，合理應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，從而有效減低財(cái)務(wù)成本，提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，進(jìn)一步建設(shè)面向未來(lái)的智能化校園服務(wù)。

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