利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

王士嬌

【摘 要】隨著技術(shù)的革新和發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高效、復(fù)雜、大容量的社會(huì)新形勢的需求。在信息化檔案管理的壓力日趨加重的背景下，轉(zhuǎn)變管理模式，借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)完成轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容。論文通過對大數(shù)據(jù)檔案管理工作基本理念的概述，進(jìn)一步介紹了檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展策略，希望借助大數(shù)據(jù)應(yīng)用增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)能力。

【Abstract】With the innovation and development of technology and the arrival of the era of big data， the traditional archives management mode has been unable to meet the needs of the new situation of efficient， complex and large capacity society. Under the background of the increasing pressure of information-based archives management， changing management mode and completing transformation and innovation with the advantages of big data have become the key content of current archives management. By summarizing the basic concept of big data archives management， this paper further introduces the innovative development strategies of archives management mode， hoping to enhance the serviceability of archives management with the help of big data application.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理模式;創(chuàng)新策略

【Keywords】big data era; archives management mode; innovation strategies

【中圖分類號(hào)】G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）10-0030-02

1 引言

大數(shù)據(jù)作為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要應(yīng)用技術(shù)，不僅能夠快速處理日益復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)，而且可以有效保證數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定以及存儲(chǔ)安全，是當(dāng)下眾多領(lǐng)域都在不斷探索和發(fā)掘應(yīng)用創(chuàng)新的重要技術(shù)。以信息管理為核心的檔案管理工作，將大數(shù)據(jù)融入其中可以有效解決面臨的檔案信息量大、復(fù)雜等問題，規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，提高工作效率和服務(wù)能力，是構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系的重要組成部分。

2 利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

檔案管理工作需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，包括工作內(nèi)容與管理模式等多個(gè)方面，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展不僅是因?yàn)槠浔旧砭褪钱?dāng)下社會(huì)發(fā)展的重要應(yīng)用技術(shù)，而且在于大數(shù)據(jù)與檔案管理工作具有密切的關(guān)聯(lián)性，對于檔案信息整合、資源開發(fā)以及服務(wù)能力提升都有巨大的促進(jìn)作用。

2.1 檔案信息整合需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的接連沖擊，導(dǎo)致檔案管理工作在短時(shí)間沒能及時(shí)進(jìn)行檔案信息的全面轉(zhuǎn)化，進(jìn)而造成很多信息記錄是由紙質(zhì)、圖像、數(shù)據(jù)等多種形式結(jié)合，而且在管理形式上出現(xiàn)各種不同類型、不同數(shù)據(jù)庫下的檔案信息管理，并且彼此間并不能完全兼容，出現(xiàn)孤島型檔案信息分布的情況。借助大數(shù)據(jù)可以盡快整合各類型檔案資源，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，一定程度上可以有效避免出現(xiàn)檔案信息遺漏丟失情況。

2.2 是檔案信息資源充分開發(fā)的需要

檔案管理工作主要就是國家、社會(huì)以及企業(yè)保存檔案信息并提供相關(guān)服務(wù)，機(jī)構(gòu)內(nèi)存儲(chǔ)著豐富的信息資源，但在以往工作中，由于信息處理能力有限，技術(shù)應(yīng)用不足，以及管理人員檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，這些信息資源的價(jià)值沒有被充分發(fā)掘出來，再加上現(xiàn)今更多的數(shù)據(jù)資源源源不斷地融入進(jìn)來，根本不是人力能夠處理完成的，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理分析并整合，盤活所有的檔案信息，將其中的價(jià)值發(fā)揮出來，具有巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益[1]。

2.3 是服務(wù)能力提升的需要

檔案管理工作制度的完善以及工作內(nèi)容的明確都需要利用大數(shù)據(jù)輔助實(shí)現(xiàn)，當(dāng)下的檔案管理已經(jīng)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理，不再是以往簡單進(jìn)行檔案信息借閱利用，用戶更多的是需要信息的分類整合、資源歸納，需要更加全面系統(tǒng)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。同時(shí)，海量的數(shù)據(jù)處理以及精準(zhǔn)的信息獲取都需要結(jié)合大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)，提高數(shù)據(jù)處理效率以及資源的完整性、促進(jìn)資源存儲(chǔ)成本降低、增加平臺(tái)互聯(lián)等，都能夠促進(jìn)服務(wù)能力提升，這對于檔案管理及服務(wù)趨向?qū)I(yè)化、規(guī)范化以及高效化都是重要的推動(dòng)力[2]。

3 借助大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理模式創(chuàng)新及服務(wù)能力提升的策略

3.1 創(chuàng)新管理工作思維，樹立大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念

在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)的不僅是相關(guān)技術(shù)，更是大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，是對傳統(tǒng)信息化檔案管理工作的創(chuàng)新，以推動(dòng)檔案管理工作中服務(wù)水平的提高。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，大數(shù)據(jù)理念需要充分融入檔案管理工作中，包括管理人員、管理制度、資源聯(lián)動(dòng)等，更有利于提升大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果。

首先，管理人員需要在工作中樹立大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，樹立起數(shù)據(jù)就是資源的工作意識(shí)。檔案信息本身就能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，很多社會(huì)中的數(shù)據(jù)也能夠轉(zhuǎn)化為檔案信息作為重要的應(yīng)用資源，所以要對工作人員多進(jìn)行相關(guān)思維方式以及工作敏感度的培養(yǎng)，使其在工作中不僅要以客戶實(shí)際需求為工作準(zhǔn)則，也要注意對數(shù)據(jù)資源的整合，進(jìn)行系統(tǒng)化地分析存儲(chǔ)[3]。

其次，在管理制度完善上借助大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念。堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)為體、創(chuàng)新為用的檔案管理制度基礎(chǔ)，充分結(jié)合共享性開發(fā)應(yīng)用理念，在管理制度的完善中秉持?jǐn)?shù)據(jù)開放，并構(gòu)建更加便捷的應(yīng)用模式，如將各類圖形圖表與文字結(jié)合，使信息資源更直觀;再如關(guān)聯(lián)的信息之間建立鏈接通道，使用戶可以更方便快捷獲取相關(guān)資源等。在資源共享過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息管理操控性的加強(qiáng)，促進(jìn)內(nèi)容的完善，使得管理形式在與社會(huì)充分結(jié)合的前提下進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。

最后，大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念在檔案管理資源聯(lián)動(dòng)上的應(yīng)用。不同于以往的檔案管理按照各種小規(guī)模存貯方式結(jié)合信息檢索進(jìn)行檔案的選調(diào)，當(dāng)下社會(huì)中數(shù)據(jù)量大大提高，數(shù)據(jù)內(nèi)容不僅繁多，而且對于數(shù)據(jù)的檢索獲取都提出更高的要求，傳統(tǒng)的管理模式效率不高，已經(jīng)無法滿足實(shí)際需要。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中應(yīng)建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使檔案處理具備跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫和跨系統(tǒng)的綜合應(yīng)用能力，以確保檔案管理人員對檔案信息進(jìn)行有效地檢索、管理和應(yīng)用，滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需要。

3.2 創(chuàng)新管理工作內(nèi)容，數(shù)據(jù)化結(jié)合數(shù)字化

檔案信息管理的數(shù)字化是基礎(chǔ)，但是數(shù)據(jù)化應(yīng)是核心，將各種信息轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制數(shù)字結(jié)構(gòu)可以輸入并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，但是如果不轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化，其本身不僅在整理分析上存在困難，而且不容易檢索，對于用戶信息的索取與利用造成很大阻礙，所以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的結(jié)合是重要的創(chuàng)新內(nèi)容。數(shù)字化在進(jìn)行管理和信息安全存儲(chǔ)上有很好的應(yīng)用效果，而數(shù)據(jù)化在信息分析處理和整合上能發(fā)揮出更高的價(jià)值，所以要利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建起二者之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，構(gòu)建起安全性綜合性兼?zhèn)涞墓芾眢w系。構(gòu)建起以數(shù)字化為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)化分析整理為核心的生命周期的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并在檔案管理者中堅(jiān)持共享與開發(fā)原則，建立起資源收集、資源分析、資源轉(zhuǎn)化、資源管理、提供服務(wù)以及數(shù)字化存儲(chǔ)的科學(xué)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)際的管理工作和具體操作，確保管理工作的質(zhì)量和效率。

3.3 創(chuàng)新管理工作形式，建設(shè)高效服務(wù)平臺(tái)

創(chuàng)新管理工作形式，建設(shè)高效服務(wù)平臺(tái)是提高檔案管理服務(wù)能力的重要環(huán)節(jié)，主要包括三個(gè)方面的建設(shè)工作：管理人員的能力建設(shè)、利用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建智慧檔案管理、落實(shí)管理制度，當(dāng)然這三個(gè)當(dāng)面多少與管理工作理念、管理工作內(nèi)容的創(chuàng)新有所關(guān)聯(lián)，一者是能力提升的基礎(chǔ)，二者是促進(jìn)服務(wù)能力更好發(fā)揮。

管理人員的能力建設(shè)，需要在大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念的基礎(chǔ)上進(jìn)行，經(jīng)常性進(jìn)行專業(yè)技術(shù)和服務(wù)能力的培養(yǎng)，多給予管理人員學(xué)習(xí)和開拓視野的機(jī)會(huì)，并注重以人為本理念，健全人才培養(yǎng)機(jī)制，營造良好的人才發(fā)展氛圍。同時(shí)，根據(jù)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展以及檔案管理部門實(shí)際的情況實(shí)現(xiàn)工作轉(zhuǎn)型，跟緊社會(huì)發(fā)展，打造一批檔案管理中堅(jiān)力量。

智慧檔案管理的建立，結(jié)合社會(huì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用，打造智慧檔案管理模式。一是通過在線管理系統(tǒng)，對用戶信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，根據(jù)用戶各種檔案信息的利用率，進(jìn)行檔案資源的合理配置，優(yōu)化檔案管理服務(wù)內(nèi)容;二是借助大數(shù)據(jù)分析，構(gòu)建滿足不同客戶需求的個(gè)性化服務(wù)項(xiàng)目，并打造全面的檔案資源管理平臺(tái)，盡可能多地滿足用戶需求。

落實(shí)管理制度，管理制度創(chuàng)新與落實(shí)是保證服務(wù)工作效果充分發(fā)揮的關(guān)鍵內(nèi)容，在具體工作中，需要建立詳細(xì)的制約機(jī)制，以健全剛性的考評(píng)制度作為核心，結(jié)合嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展與服務(wù)工作提供堅(jiān)實(shí)的保障基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的效果得到充分的發(fā)揮。

4 結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式創(chuàng)新和提高服務(wù)能力必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)應(yīng)用，不僅是重要技術(shù)，更是相關(guān)發(fā)展理念，結(jié)合管理內(nèi)容與管理形式上的創(chuàng)新，共同打造完整高效的檔案信息管理與服務(wù)平臺(tái)。同時(shí)，在未來的發(fā)展過程中，仍舊需要有效結(jié)合當(dāng)下新技術(shù)新理念的出現(xiàn)，緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐進(jìn)行管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，保持健康穩(wěn)健的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

【參考文獻(xiàn)】

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