醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索

摘 要：醫(yī)院辦公室檔案管理內(nèi)容主要包含有病例、人事、文書(shū)以及生相等等，這些都是醫(yī)院工作的原始記錄。在信息技術(shù)不斷發(fā)展之下，給醫(yī)院檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求，因而這就需要對(duì)其實(shí)施進(jìn)一步的優(yōu)化探索?；诖?，本文將從當(dāng)下檔案管理存在的問(wèn)題入手分析，最后重點(diǎn)探討優(yōu)化建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室檔案管理;優(yōu)化建設(shè)

一、 引言

在管理醫(yī)院辦公室檔案的過(guò)程中，實(shí)施信息化管理是非常重要的，但是目前在其管理當(dāng)中還是存在較大的問(wèn)題，比如信息安全比較弱、過(guò)于依賴各項(xiàng)設(shè)備等等。將其辦公室檔案進(jìn)行優(yōu)化能夠進(jìn)一步提升醫(yī)院的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，并進(jìn)一步促進(jìn)資源利用率的提升，確保檔案信息資源的作用可以被充分發(fā)揮出來(lái)。因此，這就需要對(duì)其檔案管理工作實(shí)施進(jìn)一步的優(yōu)化。

二、 存在的問(wèn)題

（一） 安全意識(shí)薄弱

有關(guān)檔案安全所涉及的內(nèi)容相對(duì)比較多，并且相關(guān)管理人員的安全意識(shí)一般都比較薄弱，所以這就導(dǎo)致檔案經(jīng)常會(huì)被損壞。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，比如，在梅雨天氣的時(shí)候以及其他陰雨天氣中不做好防潮措施就會(huì)致使文件被損壞;在晚上的時(shí)候倘若其管理人員沒(méi)有做好防盜工作，那么就有可能會(huì)導(dǎo)致檔案被丟失;在天氣比較干燥的時(shí)候如果沒(méi)有做好防火工作，那么就有可能會(huì)引發(fā)火災(zāi)。對(duì)于電子檔案而言，在進(jìn)行管理的過(guò)程中如果相關(guān)人員沒(méi)有加強(qiáng)安全防范，那么就會(huì)使整體網(wǎng)絡(luò)處于不安全的環(huán)境之中，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)被損毀，防火墻崩潰，進(jìn)而感染木馬病毒以及被黑客入侵，最終使檔案資料被盜或者是直接損壞;如果管理人員自身缺乏一定的安全意識(shí)，并未對(duì)資料進(jìn)行備份，那么在資料被損毀之后就有可能會(huì)無(wú)法復(fù)原;如果在調(diào)取檔案的時(shí)候，管理人員沒(méi)有在應(yīng)用完畢之后將其放回原處，那么也會(huì)導(dǎo)致檔案丟失。

（二） 與時(shí)代發(fā)展不符

信息技術(shù)在不斷進(jìn)步，時(shí)代在不斷發(fā)展，但是當(dāng)下很多醫(yī)院的檔案管理都是在使用傳統(tǒng)的管理方法，進(jìn)而導(dǎo)致無(wú)法滿足時(shí)代的基本需求。原先的檔案管理模式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還無(wú)法保證管理人員的工作效率;還有一些醫(yī)院其相關(guān)管理人員存在學(xué)歷低、專業(yè)能力薄弱以及科學(xué)知識(shí)缺乏等問(wèn)題，因而導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期以來(lái)都沒(méi)有實(shí)施良好的整理和歸類。傳統(tǒng)的管理模式在其檔案的查找、利用以及保存方面都存在一定的問(wèn)題，致使檔案自身的價(jià)值無(wú)法被有效發(fā)揮出來(lái)。所以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化就必須要以先進(jìn)的管理模式作為基礎(chǔ)。

三、 優(yōu)化建設(shè)措施

（一） 提升人員管理意識(shí)

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)應(yīng)該先對(duì)管理人員實(shí)施思想教育，使其明確檔案資料本身的重要性，進(jìn)而明確自身工作的重要性，這樣他們才會(huì)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，在具體工作的時(shí)候才會(huì)做到認(rèn)真仔細(xì)。對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，還需要讓其明確在收集檔案資料的過(guò)程中需要注意的各方面問(wèn)題，并在資料保存的過(guò)程中將天氣等因素考慮進(jìn)去，做好防潮、防火以及防盜等方面的工作，確保檔案資料可以一直處在安全的狀態(tài)之下，進(jìn)而才能夠在保存的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，破壞資料的完整性。

為了進(jìn)一步確保檔案管理工作，還應(yīng)該要進(jìn)一步強(qiáng)化源頭管理，建立起來(lái)相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)而提升管理人員的工作積極性與責(zé)任心，防止在工作的過(guò)程中出現(xiàn)失誤，這樣一來(lái)在給人員提供信息資料的時(shí)候就能夠保證及時(shí)性與準(zhǔn)確性。在具體實(shí)施源頭管理的時(shí)候還應(yīng)該要讓各個(gè)科室都參與進(jìn)來(lái)，并進(jìn)一步明確檔案管理的重要性，由此實(shí)現(xiàn)相互之間的協(xié)作管理。為了將各個(gè)科室人員的積極性提升上去，還需要在其年終評(píng)審的過(guò)程中將檔案管理加入進(jìn)去，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的可以給予相應(yīng)的物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而提升其管理責(zé)任心和管理意識(shí)。

（二） 運(yùn)用先進(jìn)的管理方式

原先的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下醫(yī)院的發(fā)展需求，所以，這就需要將這種傳統(tǒng)管理方式加強(qiáng)改進(jìn)。其中，可以先對(duì)用戶的真實(shí)情況加強(qiáng)調(diào)查與整理，從中找出相應(yīng)的信息重點(diǎn)，并將其當(dāng)作管理的突破口。在檔案管理過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，還需要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)。從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、流程簡(jiǎn)化以及立卷改革等內(nèi)容入手，逐一對(duì)其進(jìn)行突破和加強(qiáng)，進(jìn)而在確保經(jīng)濟(jì)效益的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的社會(huì)效益。在系統(tǒng)之中將醫(yī)院檔案錄入進(jìn)去，還應(yīng)該要細(xì)化工作的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)，然后再歸入同一個(gè)系統(tǒng)之中，進(jìn)而確保管理的有序性。為了進(jìn)一步確保檔案在管理的過(guò)程中保持基本的完整性，實(shí)現(xiàn)價(jià)值的進(jìn)一步延伸，還應(yīng)該要將電子文件管理流程和歸檔流程進(jìn)一步規(guī)范，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化和信息化。

（三） 工作開(kāi)展需要循序漸進(jìn)

在具體的檔案管理過(guò)程中還應(yīng)該始終運(yùn)用全局的眼光去對(duì)待。在其檔案管理過(guò)程中，要想利用和開(kāi)發(fā)信息資源的話，還應(yīng)該要對(duì)其結(jié)構(gòu)體系進(jìn)一步觀察，注重其完整性和科學(xué)性特征，這是因?yàn)檫@兩項(xiàng)特征主要與醫(yī)院的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益緊密相關(guān)。在具體實(shí)施檔案管理的時(shí)候，還應(yīng)該要循序漸進(jìn)，逐層遞進(jìn)，進(jìn)而保證實(shí)現(xiàn)管理工作的可持續(xù)發(fā)展。不僅如此，在具體實(shí)施管理工作的時(shí)候，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)信息化管理。并加強(qiáng)對(duì)管理方式的創(chuàng)新，最后促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展。

（四） 加強(qiáng)物質(zhì)與技術(shù)的支持

物質(zhì)支持主要包含有在檔案管理工作之中涉及的設(shè)備、存儲(chǔ)空間以及環(huán)境內(nèi)容等等;技術(shù)支持主要指具有極強(qiáng)專業(yè)性的管理人員所掌握的先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)等。物質(zhì)與技術(shù)支持兩者之間缺一不可，一旦兩者相互脫離，那么勢(shì)必會(huì)會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源開(kāi)發(fā)及管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)。因而，這就需要加強(qiáng)對(duì)其檔案管理物質(zhì)方面以及技術(shù)方面的支持，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的長(zhǎng)效性發(fā)展。

（五） 構(gòu)建起檔案信息資源開(kāi)放服務(wù)中心

實(shí)施檔案管理最主要的目的就是服務(wù)與醫(yī)院的工作難過(guò)，所以實(shí)施資源信息的科學(xué)合理開(kāi)放，是所有檔案管理人員最重要的職責(zé)與使命。因此，在其管理過(guò)程中還需要重視起來(lái)檔案信息資源開(kāi)放服務(wù)工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的良性發(fā)展。

四、 結(jié)束語(yǔ)

在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源優(yōu)化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)該要從意識(shí)與行為兩個(gè)方面入手。通過(guò)對(duì)這兩方面內(nèi)容的優(yōu)化建設(shè)，并在管理的過(guò)程中緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化及完善。在這之中要進(jìn)一步提升安全意識(shí)，在行為上要從源頭抓起，循序漸進(jìn);并強(qiáng)化物質(zhì)及技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益的提升。

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作者簡(jiǎn)介：

邱彬，四川省內(nèi)江市，內(nèi)江市市中區(qū)全安鎮(zhèn)衛(wèi)生院。