基于ARIS業(yè)務(wù)流程模型的崗位說明優(yōu)化

張琳

【摘 要】論文基于（Architecture of Integrated Information System，簡稱ARIS）ARIS強(qiáng)大的業(yè)務(wù)流程建模和分析功能，在企業(yè)業(yè)務(wù)流程模型中設(shè)計(jì)了一種可以分析、優(yōu)化崗位說明的關(guān)聯(lián)模型，建立企業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的崗位管理方法，拓展了業(yè)務(wù)流程體系和ARIS管理平臺(tái)的應(yīng)用實(shí)例，更好地發(fā)掘和利用流程模型資產(chǎn)庫的價(jià)值，起到積極示范效果。

【Abstract】Based on （Architecture of Integrated Information System， hereinafter referred to as ARIS） ARIS powerful functions of business process modeling and business analysis， in the enterprise business process model， we designed an association model that can analyze and optimize job descriptions， established a standardized and refined job management method for enterprises， and expanded the application examples of business process systems and ARIS management platforms， so as to better explore and use the value of the process model asset pool， and play a positive demonstration effect.

【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)流程模型;ARIS;崗位說明;崗位分析

【Keywords】business process model; ARIS; job description; position analysis

【中圖分類號(hào)】F272.92? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）10-0033-03

1 背景介紹

崗位管理是人力資源日常管理很重要的一項(xiàng)工作，以崗定責(zé)，崗責(zé)適配，是實(shí)施崗位設(shè)置管理的重要環(huán)節(jié)，崗位管理涉及企業(yè)全體員工的切身利益，是影響企業(yè)人才戰(zhàn)略實(shí)施和落實(shí)的核心要素，必須明確規(guī)定各類人員的崗位職責(zé)。

但在實(shí)際工作中由于學(xué)科及專業(yè)領(lǐng)域不同，工作性質(zhì)、成果等存在差異，人力資源對(duì)業(yè)務(wù)了解不夠，又缺少好的方法和工具，在崗位設(shè)置管理中要求制定的崗位說明書，很難形成統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，崗位職責(zé)往往與實(shí)際工作脫節(jié);崗位職責(zé)描述不夠清晰、明確，不同的崗位工作內(nèi)容、職責(zé)卻沒有嚴(yán)格區(qū)分[1];崗位職責(zé)交叉、重疊、盲區(qū)的現(xiàn)象導(dǎo)致工作協(xié)作不暢，溝通協(xié)調(diào)占用大量時(shí)間，效率低下;崗位授權(quán)不明確，權(quán)責(zé)不對(duì)等，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，不利于培養(yǎng)員工積極性和員工發(fā)展。

流程管理利用一定的IT技術(shù)，用科學(xué)的方法分析，為更好地開展人力資源崗位管理提供了方法和依據(jù)，使崗位管理更加科學(xué)規(guī)范。建立以業(yè)務(wù)流程為核心的崗位職責(zé)關(guān)系模型，將業(yè)務(wù)運(yùn)行的需求、規(guī)則、權(quán)利分配有效傳遞給崗位，形成與業(yè)務(wù)流程對(duì)應(yīng)的職責(zé)，是提高部門與崗位職責(zé)設(shè)計(jì)質(zhì)量與針對(duì)性，提高管理效果的重要手段[2]。這與流程管理的要求不謀而合：流程中執(zhí)行組織、決策、協(xié)助、執(zhí)行、檢查、考核等功能的“角色”都是企業(yè)具體“崗位”來承擔(dān)的，這就架起了流程管理與崗位管理的橋梁。

2 崗位職責(zé)分析方法設(shè)計(jì)

近年來，隨著對(duì)流程管理理論認(rèn)識(shí)的不斷深入，以及IT技術(shù)的進(jìn)步和驅(qū)動(dòng)下，流程管理實(shí)踐和應(yīng)用得到了新的發(fā)展和變化，特別是專業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理軟件的推廣和普及，借助模型設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)分析，為流程管理增加了新的管理內(nèi)容，本文重點(diǎn)介紹利用ARIS流程管理軟件開展崗位設(shè)計(jì)和優(yōu)化的方法。

2.1 ARIS邏輯框架介紹

ARIS軟件是企業(yè)構(gòu)建業(yè)務(wù)流程管理體系中最常用的軟件平臺(tái)，是國際領(lǐng)先的業(yè)務(wù)流程管理軟件，其邏輯架構(gòu)如圖1所示。它包括五個(gè)關(guān)聯(lián)的視圖。

組織視角：流程中包括誰，在組織視角模型中定義了組織單元、崗位、職責(zé)、工作權(quán)限、協(xié)作關(guān)系、任職資格、工作環(huán)境、角色對(duì)象;

功能視角：哪些功能支持流程執(zhí)行，主要定義了應(yīng)用系統(tǒng)、IT模塊及IT功能對(duì)象;

數(shù)據(jù)視角：流程需要或產(chǎn)生哪些數(shù)據(jù)，主要定義了文本文檔對(duì)象;

可交付成果視角：流程可交付成果;

控制視角：如何組合以上視角，主要定義了流程步驟。

2.2 選擇建模業(yè)務(wù)對(duì)象

每個(gè)視圖會(huì)定義相關(guān)的對(duì)象和模型來表達(dá)相應(yīng)的視圖信息。表1列出本文根據(jù)設(shè)計(jì)所需選取的主要的模型對(duì)象。通過將企業(yè)的管理要素及業(yè)務(wù)流程模型化表單，可以清晰地展示企業(yè)的業(yè)務(wù)全貌，為達(dá)成管理的共識(shí)創(chuàng)造條件。

2.3 設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)對(duì)象邏輯關(guān)系元模型

設(shè)計(jì)關(guān)于崗位分析的邏輯元模型，建立ARIS分析的邏輯關(guān)系路徑，如圖2所示。每兩個(gè)不同對(duì)象之間的連線關(guān)系可以根據(jù)需要自定義或沿用ARIS默認(rèn)定義的關(guān)系。連線關(guān)系的定義是為相關(guān)要素對(duì)象間建立系統(tǒng)聯(lián)系，相同對(duì)象間可以定義多種關(guān)聯(lián)關(guān)系，在分析過程中依據(jù)不同的定義還可以細(xì)分要素之間的關(guān)系。

在ARIS數(shù)據(jù)庫中把相關(guān)要素定義并建模以后，根據(jù)建模后的EPC流程模型就可以分析匹配相應(yīng)的崗位信息。理論上如果流程充分細(xì)分，最底層級(jí)的流程步驟直接與角色對(duì)應(yīng)，角色是由具體的崗位來承擔(dān)，相應(yīng)地，角色所承擔(dān)的能力要求、職責(zé)、權(quán)限等要素就可以匹配到崗位，后續(xù)就可以根據(jù)具體管理主題需求輸出相應(yīng)的分析結(jié)果。本文選取崗位說明書中常用的主題，如崗位職責(zé)、工作權(quán)限、協(xié)作關(guān)系、任職資格等[3]。

3 崗位分析與應(yīng)用

在完成組織模型、角色模型、信息載體圖、應(yīng)用系統(tǒng)圖和流程模型建模后，基于業(yè)務(wù)流程模型中的步驟進(jìn)行相關(guān)主題的分析。

業(yè)務(wù)流程模型是集成IT功能、輸入輸出文檔、業(yè)務(wù)規(guī)則、角色等管理要素的“全息”模型，是分析崗位要素的起點(diǎn)，下面介紹不同主題的分析路徑。ARIS系統(tǒng)有查詢分析功能，但不支持自定義主題的分析，此部分功能需要進(jìn)行二次開發(fā)滿足相應(yīng)的分析需求，這里不詳細(xì)介紹。

3.1 崗位職責(zé)的匹配分析

流程中的步驟即代表了一定的業(yè)務(wù)能力或業(yè)務(wù)功能，利用角色這個(gè)“橋梁”，通過流程步驟-角色-崗位-職責(zé)邏輯關(guān)系路徑，可以分析出該崗位實(shí)際業(yè)務(wù)職責(zé)與現(xiàn)有崗位標(biāo)準(zhǔn)中的差異，并指導(dǎo)崗位職責(zé)更加精細(xì)化，職責(zé)不重疊不交叉，依據(jù)流程中的要求進(jìn)行調(diào)整和完善，使崗位職責(zé)與實(shí)際工作都能夠匹配，也更好地支撐對(duì)員工業(yè)績的考核評(píng)價(jià)。

3.2 崗位工作權(quán)限的匹配分析

工作權(quán)限主要從人、財(cái)、事三個(gè)維度和建議、審核、批準(zhǔn)三個(gè)層次進(jìn)行矩陣劃分。同樣我們需要通過角色來關(guān)聯(lián)崗位和業(yè)務(wù)權(quán)限，具體路徑是業(yè)務(wù)規(guī)則-業(yè)務(wù)功能-角色-崗位-工作權(quán)限。通過分析可以更精確地定位每個(gè)崗位的權(quán)限是否與實(shí)際相符，是否存在授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)以及權(quán)限是否與業(yè)務(wù)相適配，是否存在阻礙業(yè)務(wù)順暢執(zhí)行的不當(dāng)授權(quán)等，一方面為崗位權(quán)限提供優(yōu)化的依據(jù)，同時(shí)為業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供支持。

3.3 崗位協(xié)作關(guān)系的匹配分析

流程步驟與角色的連線關(guān)系定義了四種：執(zhí)行（Responsible）、負(fù)責(zé)（Accountable）、咨詢（Consulted）、通知（Informed），簡稱RACI模型，通過業(yè)務(wù)功能-角色-崗位-協(xié)作關(guān)系邏輯傳遞，分析在業(yè)務(wù)運(yùn)行中崗位所承擔(dān)的角色與其他角色的協(xié)作關(guān)系以及在上下游業(yè)務(wù)流程中的協(xié)作關(guān)系。一般在分析協(xié)作關(guān)系時(shí)重點(diǎn)分析跨部門之間的協(xié)作。公開透明的協(xié)作關(guān)系有助于減少溝通協(xié)調(diào)的資源浪費(fèi)，提升工作效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。

3.4 崗位與IT權(quán)限的匹配分析

IT技術(shù)的普及雖然帶來很大的效率和效益，但I(xiàn)T運(yùn)維過程中經(jīng)常出現(xiàn)功能權(quán)限和IT策略的不適配問題，通過應(yīng)用系統(tǒng)-IT模塊-IT功能-流程步驟-角色-崗位的邏輯路徑分析，可以比較清晰地確定崗位在哪些系統(tǒng)需要使用哪些功能、開通哪些權(quán)限，并將這些功能權(quán)限固化在崗位說明書中，為IT運(yùn)維人員減輕系統(tǒng)運(yùn)維的工作負(fù)擔(dān)。

3.5 任職資格及工作環(huán)境和條件的分析

任職資格、工作環(huán)境和條件的分析需要通過全要素的分析，包括流程步驟、IT功能、文本文檔，綜合崗位職責(zé)、工作權(quán)限和協(xié)作關(guān)系的結(jié)果整體判斷，這里需要注意的是，任職資格是適配本崗位工作的最低資格要求，而非最高的工作要求，即滿足任職資格是最基本的要求。所有在分析任職資格的條件時(shí)還需要參考崗位績效，確定合理的任職資格條件，既能保證業(yè)務(wù)運(yùn)行，又不會(huì)占用過高的人力成本。

傳統(tǒng)的崗位分析方法，如訪談法、調(diào)研問卷法、觀察法等，主要從外部感性地去認(rèn)識(shí)崗位的能力狀況、崗位工作職責(zé)等，受人為因素影響較大，而通過流程的精確匹配分析，可以從定性和定量分析崗位能力、工作職責(zé)、工作環(huán)境、協(xié)作機(jī)制等因素，全面整體，并且提供信息支持，更加科學(xué)，也更具有說服力。

4 結(jié)語

本文基于業(yè)務(wù)流程管理體系建設(shè)中的ARIS軟件，設(shè)計(jì)崗位分析模型和路徑，選取崗位管理中比較基礎(chǔ)的要素進(jìn)行分析，充分發(fā)掘ARIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、集成的功能，設(shè)計(jì)了相應(yīng)的應(yīng)用實(shí)例，拓展了ARIS應(yīng)用范圍，為更好地發(fā)掘和利用流程模型資產(chǎn)庫的價(jià)值起到積極示范效果。同時(shí)應(yīng)認(rèn)識(shí)到ARIS分析有賴于基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和建模的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，否則分析結(jié)果不準(zhǔn)確，也難以指導(dǎo)人力資源實(shí)踐工作。此外，ARIS軟件只具備業(yè)務(wù)流程體系建設(shè)的設(shè)計(jì)能力，側(cè)重于靜態(tài)的展示，而崗位管理不僅包括靜態(tài)信息，更多的是日常工作中的具體表現(xiàn)，即業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過程中的績效監(jiān)測(cè)和分析，這些動(dòng)態(tài)的執(zhí)行和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)為定員和薪酬、績效獎(jiǎng)金的分析和優(yōu)化提供最直接可靠的依據(jù)，這也是本文設(shè)計(jì)欠缺內(nèi)容。

【參考文獻(xiàn)】

【1】陳潔，方驥賢，張智.科研單位崗位設(shè)置管理的實(shí)踐與思考[J].管理觀察，2016（19）：144-146.

【2】王廣亞，黎小平.基于流程的部門與崗位職責(zé)關(guān)系模型與算法[J].中國管理科學(xué)，2014（5）：75-82.

【3】施煒.管理架構(gòu)師：如何構(gòu)建企業(yè)管理體系[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2019.