關(guān)于高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考

徐微微 吉林化工學(xué)院

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是在電子信息和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)影響下，檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，其是以高校內(nèi)紙質(zhì)檔案資源為依據(jù)將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子資源，并將其納入高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的資源共享。我國(guó)高校檔案數(shù)字化管理起步比較晚，建設(shè)不夠完全，需要高校采取有效措施加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)速度。

1 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 管理軟件落后，信息開(kāi)發(fā)能力比較差

在高校檔案數(shù)字化建設(shè)管理過(guò)程中，檔案管理軟件落后的問(wèn)題始終存在，雖然當(dāng)前不少高校都已經(jīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和管理軟件，但是從實(shí)際操作上看，這些軟件、硬件仍然無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的需要。因此就我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，不少高校由于缺乏配套的軟硬件設(shè)置，導(dǎo)致軟件管理系統(tǒng)僅具有檔案管理功能，缺乏對(duì)于檔案資源的深入挖掘和決策功能，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面開(kāi)發(fā)。

1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后，影響檔案資源的共享

由于檔案管理軟件的落后，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)模比較小，無(wú)論是在標(biāo)準(zhǔn)化還是整體性上都不高，而且絕大部分為低水平的重復(fù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)資源的使用率不高，使用范圍不廣。同時(shí)當(dāng)前高校檔案館內(nèi)所建立的數(shù)據(jù)主要以條目的形式出現(xiàn)，缺乏媒體數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)，無(wú)法全方面滿(mǎn)足受眾的不同需要，當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)嚴(yán)重阻礙檔案資源的共享。

1.3 數(shù)字資源利用不安全，存在安全隱患

高校檔案資源數(shù)字化過(guò)程中存在一些安全問(wèn)題，主要可以分為內(nèi)部問(wèn)題和外部問(wèn)題兩個(gè)方面。從內(nèi)部來(lái)看，高校檔案部門(mén)安全技術(shù)的普及率并不高，很少對(duì)檔案管理資源的軟硬件技術(shù)進(jìn)行更新，加之部分檔案管理人員技術(shù)方面的能力不強(qiáng)，在日常工作中缺少對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和升級(jí)，導(dǎo)致安全墻無(wú)法充分發(fā)揮抵御作用，檔案資源的數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患。從外部來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒入侵是造成檔案管理不安全的重要因素，尤其是在檔案管理數(shù)字化平臺(tái)逐漸擴(kuò)大的同時(shí)，也使得這些外部不安全因素更容易入侵檔案系統(tǒng)，增加檔案管理系統(tǒng)的不安全因素。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，檔案工作無(wú)法充分發(fā)揮作用

就當(dāng)前檔案管理部門(mén)的人才隊(duì)伍建設(shè)來(lái)說(shuō)，缺乏具有高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化管理人員，尤其是缺少能夠進(jìn)行信息處理、維護(hù)的復(fù)合型人才。因此在當(dāng)前管理建設(shè)過(guò)程中即使引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備工具，但是由于缺少相應(yīng)專(zhuān)業(yè)人才，這些設(shè)備和儀器的作用無(wú)法充分發(fā)揮，也嚴(yán)重影響高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效率。

2 高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)

隨著高校校園信息化建設(shè)速度逐漸加快，從根本上帶動(dòng)檔案管理信息化水平和程度，也促進(jìn)檔案部門(mén)開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)檔案部門(mén)的發(fā)展。對(duì)于檔案部門(mén)工作人員而言，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅需要體現(xiàn)在工作方法上，還需要從工作理念層面進(jìn)行轉(zhuǎn)化和更新。

2.1 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，首先需要高校管理部門(mén)將檔案信息化建設(shè)納入到高校計(jì)劃當(dāng)中去，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化管理的進(jìn)步，充分發(fā)揮檔案管理工作重要性。其次，由于高校各部門(mén)對(duì)于檔案信息的需求程度不一致，因此集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的難度增大。為此高校檔案管理部門(mén)需要與其他部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，規(guī)范文件的名稱(chēng)、類(lèi)型等信息，并且對(duì)于軟件以及其他數(shù)據(jù)的格式也進(jìn)行規(guī)范，從而提高數(shù)據(jù)庫(kù)的有效性。此外，利用校園內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)所有電子文檔進(jìn)行分類(lèi)，篩選其中具有價(jià)值的電子檔案進(jìn)行遷移，從而充實(shí)高校數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要高校建立自動(dòng)化辦公平臺(tái)與檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子文件之間的相互遷移。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化管理的系統(tǒng)建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)既是當(dāng)前的工作要求，也是信息技術(shù)不斷發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的宣傳建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的信息交換以及資源共享，從而提高檔案管理技術(shù)與水平。此外，還需要加快數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，將其與校園辦公平臺(tái)進(jìn)行整合，完善校方數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)還需要充分利用校園網(wǎng)站的公開(kāi)性與信息共享性，充分發(fā)揮校園網(wǎng)站的資源優(yōu)勢(shì)，做好信息的宣傳和采集工作，從而帶動(dòng)檔案信息管理和建設(shè)工作的發(fā)展。例如可以建立相關(guān)檔案網(wǎng)站，將文件資料整編完整然后放在網(wǎng)絡(luò)中允許所有部門(mén)人員進(jìn)行瀏覽，充分發(fā)揮檔案信息建設(shè)的作用。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全建設(shè)

其一，不斷增加資金投入力度。一方面檔案管理部門(mén)需要重視檔案管理工作，并且積極爭(zhēng)取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將檔案信息化管理納入到校園信息化建設(shè)當(dāng)中來(lái)，從而解決檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)中的資金問(wèn)題。另一方面高校管理人員也需要看到檔案管理工作的重要性，從而將資金、政策向檔案管理方面傾斜。

其二，完善檔案信息安全保障體系。數(shù)字化的檔案管理方式對(duì)高校檔案管理部門(mén)提出更高的要求，除了制定嚴(yán)格的保密制度、建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制、提高工作人員的保密意識(shí)以外，還需要強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)管理過(guò)程中的安全保障。一方面需要不斷強(qiáng)化對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督，確保檔案數(shù)據(jù)完整，強(qiáng)化對(duì)于電子檔案的管理和監(jiān)督，確保檔案數(shù)據(jù)信息完整。另一方面還需要強(qiáng)化檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和信息安全意識(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，采取有效的技術(shù)手段和管理方式。此外，對(duì)于保密等級(jí)比較高的文件還需要安裝防毒防竊軟件進(jìn)行保護(hù)，工作人員還需要定期對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全性。

其三，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。高校檔案管理人員一方面需要強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力，通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)能力。尤其在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，工作人員需要不斷更新自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，才能適應(yīng)檔案管理工作的需要。另一方面高校管理人員需要定期組織對(duì)于檔案管理工作熱源的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和教育會(huì)，幫助檔案管理人員完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，豐富自身修養(yǎng)，從而在工作中不斷創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)觀(guān)念的局限。此外，在人員選拔和雇傭中，高校管理人員需要健全招聘與培訓(xùn)工作機(jī)制，選拔具有計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的全方面發(fā)展人才，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)還需要健全培訓(xùn)選拔機(jī)制，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，使得工作人員在了解檔案管理的前沿發(fā)展成果的同時(shí)，相互進(jìn)行交流，提高工作人員整體工作素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展是檔案管理工作的必然趨勢(shì)，也給高校檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面高校需要積極搭建數(shù)字化平臺(tái)，采取正確的方法提高檔案信息化程度；另一方面檔案管理人員也需要更新優(yōu)化自身工作理念，提升自身服務(wù)水平。