建檔與歸檔比較研究

韋珍妮 徐辛酉 宋雅楠

摘要：“建檔”現(xiàn)象與傳統(tǒng)理解中的“歸檔”概念極易使人混淆。本文從管理手法的視角，從行為產(chǎn)生的動力、適用領(lǐng)域和工作程序等方面梳理兩者的區(qū)別，同時在指向管理目標、遵循的管理原則及所需的管理素養(yǎng)等方面歸納其相似之處，最后對兩者間的協(xié)同機理進行研究。

關(guān)鍵詞：歸檔建檔管理手法

近年來，“建檔”行為作為一類管理手法廣泛滲透到社會各領(lǐng)域，建檔式管理、建檔式保護、建檔式跟蹤等具體管理手段，在諸如精準扶貧建檔、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)建檔、居民健康建檔、讀者建檔與圖書館服務(wù)、競爭對手建檔與情報工作等行業(yè)成功應(yīng)用。2019年10月20日筆者在CNKI中國知網(wǎng)上以篇名為“建檔”的檢索條件進行搜索，共得到直接相關(guān)文獻1810篇，時間主要分布在近10年，文獻廣泛涉及經(jīng)濟、政治、文化、考古、社會、法學(xué)、公共管理等學(xué)科領(lǐng)域，這表明“建檔”作為一類管理法則，受到各行各業(yè)的普遍接受并得以應(yīng)用。但“建檔”現(xiàn)象與傳統(tǒng)理解中的“歸檔”概念常使人混淆，甚至于在一些歸為常識性問答的書籍中，如《專門檔案管理問答》一書，也把建檔表述為立卷歸檔。[1]實際上，兩者雖有相似之處，但在產(chǎn)生動力、適用領(lǐng)域、工作程序等諸多方面存在差異，甚至“建檔”活動的內(nèi)蘊已對傳統(tǒng)檔案學(xué)視野中“歸檔”問題的認識產(chǎn)生強烈的沖擊。

一、建檔與歸檔的差異

建檔與歸檔都具有使文件轉(zhuǎn)化為檔案的功能，但兩者在行為產(chǎn)生的動力、適用領(lǐng)域及工作程序等方面存在不同。正是這些不同，使二者彰顯彼此的特色。

（一）行為產(chǎn)生的動力不同

建檔行為主要由項目或任務(wù)驅(qū)動，如為古樹建檔、為古村落建檔、為數(shù)據(jù)建檔等。或者，為便于人們在考證、就醫(yī)、注冊等活動中對資料的管理，往往會建立唯一檔案號，然后在該檔案號下逐步完善檔案信息。自然，建檔行為產(chǎn)生的動力，是為了完成某項任務(wù)。在該項任務(wù)中，建檔活動是為了儲備反映該項事務(wù)的信息，為了消除事務(wù)的不確定性，便于日后的查證與分析。

歸檔作為檔案管理的一個環(huán)節(jié)，主要由制度驅(qū)動。在我國檔案管理活動中，形成了“歸檔制度”，其在歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等多個方面有相應(yīng)的規(guī)定，如《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規(guī)定“辦理完畢的文件，應(yīng)該在第二年內(nèi)由文書部門整理后向檔案室歸檔”等。[2]作為一種制度的存在，歸檔行為會重復(fù)出現(xiàn)，并要求按規(guī)則辦事。

從建檔與歸檔行為產(chǎn)生的動力觀察，建檔行為隨項目或任務(wù)的結(jié)束而結(jié)束，但形成后的檔案材料需聚焦到項目或任務(wù)的日后管理，如古村落的日后修繕，而對檔案自身的有序管理居于從屬地位。與之相對，歸檔后的文件，因其系辦理完畢后的材料，已失去了現(xiàn)行效用，檔案的留存更大意義上就是為了“存史”，強調(diào)檔案用作歷史記憶的完整性與有序。從兩者的區(qū)別上看，建檔行為更貼近事務(wù)的管理現(xiàn)場，而歸檔更注重對歸入檔案真實性、完整性、可用性的維護。

（二）適用的領(lǐng)域不同

建檔圍繞項目或任務(wù)展開，主要適用于專業(yè)性較強的行業(yè)，較具代表性的如導(dǎo)彈、運載火箭及衛(wèi)星和飛船的焊縫建檔等。自然，建檔的特殊性決定了適用領(lǐng)域的專業(yè)性。且作為一種管理手法，建檔更多意義上不在于檔案自身的管理而在于服務(wù)它的上位類管理活動。

歸檔通常被納入制度執(zhí)行，主要指向某一類型檔案的管理，非聚焦特殊行業(yè)或任務(wù)的活動，是從對某類型檔案的歸檔式管理開始，如機關(guān)文書檔案的歸檔、會計檔案的歸檔等。這類檔案可以從載體或文件格式上進行區(qū)分。

二者適用領(lǐng)域的不同還可以從相關(guān)的規(guī)章制度方面來印證。筆者對國家檔案局及各行業(yè)行政管理主管部門的網(wǎng)站信息進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，建檔方面的規(guī)范主要適用特定行業(yè)，如航天業(yè)中焊縫建檔、證券交易行業(yè)中的債券簿記建檔等。而歸檔適用對象主要是特定類型的檔案，如國家檔案局頒發(fā)的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，見表1。

（三）工作的程序不同

由于建檔行為是為了滿足對某個項目或任務(wù)的整體管理服務(wù)的，所以建檔行為需要兼顧管理的全流程，并非僅僅“建立檔案”，而是以建檔為核心，向前延伸至調(diào)查、記錄、拍攝等諸多環(huán)節(jié)；中間涉及的檔案的整理和后期檔案的補充，都被納入建檔的范疇。如我國口述檔案的建立，就要事先制訂好計劃，經(jīng)過調(diào)查、預(yù)約，開展訪談以獲取錄音資料，整理之后進行回訪求證，最后撰寫報告。這類建檔行為在程序上通常有較強的指向性和復(fù)雜性。

歸檔行為作為一個制度存在，是檔案管理活動中的一個環(huán)節(jié)，甚至僅僅是檔案收集環(huán)節(jié)中的一個小環(huán)節(jié)。具體內(nèi)容涉及歸檔范圍、歸檔時間及歸檔要求，是以檔案自身的管理為導(dǎo)向，與建檔環(huán)節(jié)相比，相對簡單。

二、建檔與歸檔的共性

建檔與歸檔在管理手法方面的差異，彰顯了彼此的獨特性。但同時二者也存在相似之處。

（一）指向管理目標相似

建檔與歸檔同處檔案管理框架之下，自然，二者在管理目標上都是為了留存歷史記憶和日后保存?zhèn)洳?。留存歷史記憶在管理上的目的是尋找根源感與時間曲線上的規(guī)律發(fā)現(xiàn)。建檔行為通過信息采集、固化、編號等程序，形成各種載體類型的數(shù)據(jù)和信息，主要是為了完整反映項目或任務(wù)的過程，留存的是某一專業(yè)性很強的業(yè)務(wù)活動的歷史記錄。而歸檔行為的目的是反映形成單位某一階段的歷史，使其在時間上進行傳遞，以積累社會記憶財富，主要指向某一類型的檔案?？梢哉f，歸檔“留存的是行政管理部門及各種社會組織、企事業(yè)單位等相關(guān)職能機構(gòu)在工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。[3]這種留存更多出于能力和成本等諸多方面利益的考慮，并不會“有文必檔”，并且在留存期限上還有永久和定期之分。

另外，日后保存?zhèn)洳樵诠芾砩系哪康氖菍崿F(xiàn)建檔或歸檔后形成的檔案材料的參考價值和憑證價值。建檔系一種主動介入，所形成檔案主要為查考、研究和處理項目或任務(wù)問題的憑證，其價值發(fā)揮有一定的時間限制，隨項目或任務(wù)的結(jié)束價值會降低或甚至快速消失。而歸檔系一種制度執(zhí)行，其價值的實現(xiàn)主要取決于人們對其記錄內(nèi)容的認知和需求程度，有一定的不確定性、彈性和跨度。

（二）遵循的管理原則相似

從管理原則上看，無論是建檔還是歸檔都遵循來源原則，即尊重在同一單位或活動（任務(wù)，或項目）過程中形成的有緊密聯(lián)系的檔案的有機整體性。在這方面，如前所述，建檔通常圍繞項目或任務(wù)形成完整的檔案，如我國傳統(tǒng)村落建檔規(guī)定一村一檔。相對而言，歸檔因其被納入制度執(zhí)行，明確要求同一類型的全宗不能分散，不同類型的全宗不能混淆。常見的如把某個具備獨立法人資格的單位形成的所有檔案歸入一個全宗。

同時，兩者同樣遵循真實性原則。這主要表現(xiàn)在建檔與歸檔過程中，強調(diào)形成檔案與指向的對象保持一致，或者稱記錄的真實性與完整性。為保證上述要求，如建檔通常以回訪或復(fù)核方式進行，如焊縫建檔中就要求對編制產(chǎn)品焊接過程的質(zhì)量跟蹤記錄，確保填寫的數(shù)據(jù)應(yīng)該完整、準確和清晰。歸檔主要以檢查或查看的方式進行，如審計檔案管理工作中就要求對確定立卷歸檔的文件材料，檢查有關(guān)程序和簽批，認定手續(xù)等是否完備，不符合要求的應(yīng)予補救。

（三）所需的管理素養(yǎng)相似

從管理素養(yǎng)上看，無論是建檔或歸檔都要求檔案工作人員具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化處理能力。但建檔更強調(diào)掌握檔案信息采集及將其固化在特定載體上的技術(shù)，如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的建檔就需要檔案工作人員能熟練掌握攝影、攝像等技能，熟悉該項非物質(zhì)文化遺產(chǎn)。這種熟悉涉及所屬領(lǐng)域和對象相關(guān)的知識儲備與技能應(yīng)用，指向具體的項目或任務(wù)。而歸檔更強調(diào)熟練掌握檔案分類、編目、裝訂、錄入等相關(guān)技能，如光伏發(fā)電建設(shè)項目文件歸檔，就要求檔案工作人員熟悉且對參建單位及部門移交的檔案進行核查、匯總整理、系統(tǒng)編目及編制檢索工具等。這種熟悉主要指向檔案自身的保管業(yè)務(wù)。

另外，在信息化處理能力上，二者需要檔案工作人員掌握檔案信息化處理技術(shù)，具備現(xiàn)代信息服務(wù)和保密意識。

三、建檔與歸檔的機理協(xié)同

建檔與歸檔管理手法的異同，為彼此的協(xié)同提供了可能。實際上，彼此之間可以打破原有壁壘，相互借鑒。

（一）檔案形成方式協(xié)同

建檔與歸檔在檔案形成方式上的協(xié)同，主要表現(xiàn)在檔案工作人員根據(jù)需要采納彼此的檔案形成方式，以確保檔案形成對象相關(guān)材料的完整性。這主要表現(xiàn)在：當建檔時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)形成了一些記錄材料，這些材料就可以直接以歸檔的方式被納入建檔范圍，而不需要重新制作材料作為檔案保存。同樣，在歸檔行為中，當發(fā)現(xiàn)歸檔材料不完整又沒有材料可歸時，可通過建立新檔案的方式進行相應(yīng)補充。從這個角度看，建檔行為主動、有意識地形成檔案正好可以填補歸檔的被動性可能造成的材料空缺。而歸檔范圍及保管期限的制度規(guī)定，正好可以彌補建檔工作可能因檔案工作人員的主觀因素帶來的缺陷。兩者彼此協(xié)同，可以盡可能保證檔案材料的完整與齊全。

（二）檔案管控技術(shù)協(xié)同

建檔和歸檔管控技術(shù)的協(xié)同，主要表現(xiàn)在檔案生成監(jiān)管方式的運用上。當建檔因涉及的項目從立項到驗收有著較長的時間跨度、檔案種類繁多、管控難度大的情況時，或所涉及的任務(wù)范圍廣、形成檔案分布散亂時，可以借鑒歸檔的管控技術(shù)對檔案形成過程進行指導(dǎo)與監(jiān)督，明確建檔范圍、時間與條件，以保證建檔工作的順利推進。同樣，當傳統(tǒng)的歸檔范圍可能沒有及時反映新的檔案類型或內(nèi)容，或者歸檔范圍界限模糊時，可以借鑒建檔主動介入的方式開展前期調(diào)查，進行前端控制，熟知檔案指向的事務(wù)的動態(tài)變化，可以確保形成檔案的質(zhì)量和完整度。兩者在檔案生成的管控技術(shù)上可以實現(xiàn)協(xié)同。

當前，建檔作為一類管理手法已然廣泛滲透至社會各領(lǐng)域，可以被認為是一種常規(guī)管理手法的覺醒。本文從管理手法的視角厘清了建檔與歸檔的異同，明確了二者的適用范圍和協(xié)同作用，目的在于指出：在對傳統(tǒng)“歸檔”概念理解基礎(chǔ)上，建檔行為有著自身不一樣的特點。而這種特點可能已經(jīng)強烈沖擊著對傳統(tǒng)檔案形成方式的認識，值得進一步的關(guān)注。

*本文系廣西哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃研究課題“廣西精準扶貧建檔工作效用評價研究”（編號：18BTQ002）研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]《專門檔案管理問答》叢書編委會.專門檔案管理問答（第二輯）[M].北京：中國檔案出版社，1996.

[2]黃世喆.檔案管理學(xué)[M].北京：高等教育出版社，2016：28.

[3]陳兆祦，和寶榮.王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].3版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2005：72-76.

作者單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院