征求檔案形成單位意見(jiàn)的思考

李瑛

摘要：本文立足檔案開(kāi)放鑒定工作實(shí)際，分析了在檔案開(kāi)放鑒定中征求檔案形成單位意見(jiàn)環(huán)節(jié)常見(jiàn)的問(wèn)題，總結(jié)了面臨的主要矛盾和難點(diǎn)，提出將征求檔案形成單位意見(jiàn)環(huán)節(jié)前置，統(tǒng)一開(kāi)放鑒定標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)開(kāi)放鑒定人員隊(duì)伍建設(shè)等建議。

關(guān)鍵詞：檔案開(kāi)放鑒定征求意見(jiàn)矛盾和難點(diǎn)

檔案開(kāi)放鑒定是檔案館工作的重要組成部分，也是深化檔案信息資源開(kāi)發(fā)，擴(kuò)大檔案利用服務(wù)范圍，保障公民知情權(quán)的重要途徑。因此征求檔案形成單位意見(jiàn)作為檔案開(kāi)放鑒定工作中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響著檔案開(kāi)放的質(zhì)量與利用效果。

一、征求檔案形成單位意見(jiàn)的依據(jù)和目的

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十五條第（一）款、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十三條第（一）款：“保存在檔案館的，由檔案館公布，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)征得檔案形成單位的同意，或者報(bào)請(qǐng)其上級(jí)主管機(jī)關(guān)后批準(zhǔn)公布”及《北京市區(qū)縣檔案館館藏檔案開(kāi)放工作管理辦法》（京檔發(fā)﹝2014﹞8號(hào)）第四章第十二條：“檔案鑒定工作小組要逐件逐頁(yè)鑒定檔案，必要時(shí)，征求檔案移交單位或相關(guān)單位意見(jiàn)”的要求，各檔案館對(duì)館藏檔案開(kāi)放鑒定工作一般都采取初審、復(fù)審、審批的步驟進(jìn)行實(shí)施，即由開(kāi)放鑒定工作小組初審，檔案鑒定工作委員會(huì)復(fù)審，檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)審批。為此，一些檔案館在初審后都設(shè)置了征求檔案形成單位意見(jiàn)這一環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的設(shè)置主要是基于以下幾個(gè)方面的考慮：

一是檔案形成單位的檔案與其業(yè)務(wù)工作聯(lián)系密切，相對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)對(duì)檔案的具體內(nèi)容了解比較透徹；二是對(duì)涉及本單位不宜開(kāi)放的檔案內(nèi)容能夠把握得比較準(zhǔn)確，尤其是涉及本單位內(nèi)部或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的檔案時(shí)更容易區(qū)分哪些可以開(kāi)放，哪些應(yīng)該控制使用；三是在征求意見(jiàn)的過(guò)程中便于檔案形成單位進(jìn)一步了解本單位以往工作的經(jīng)驗(yàn)、方法，增進(jìn)對(duì)本單位的全宗概覽和組織沿革的認(rèn)識(shí)。

二、征求檔案形成單位意見(jiàn)環(huán)節(jié)的常見(jiàn)問(wèn)題

筆者在開(kāi)放鑒定工作中發(fā)現(xiàn)，征求檔案形成單位意見(jiàn)過(guò)程中存在著一些現(xiàn)象和問(wèn)題。一是有的單位對(duì)檔案開(kāi)放鑒定的意義認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)此項(xiàng)工作有排斥心理，簡(jiǎn)單地認(rèn)為征求意見(jiàn)加大了本單位、本部門的工作量，不愿意過(guò)多投入精力做好這項(xiàng)工作。二是有的單位雖然從思想上重視，但在實(shí)際給予開(kāi)放鑒定意見(jiàn)時(shí)走馬觀花，蜻蜓點(diǎn)水似地走走過(guò)場(chǎng)，對(duì)所征求意見(jiàn)的檔案內(nèi)容沒(méi)有細(xì)致的把關(guān)。三是有的單位保密意識(shí)過(guò)強(qiáng)，有“重藏輕用”觀念，過(guò)度重視對(duì)檔案的保管和保密工作，抱著能不開(kāi)放就不開(kāi)放，能少開(kāi)放一點(diǎn)就少一點(diǎn)的心態(tài)，或者害怕本單位的檔案開(kāi)放出去有不良影響，從而大大降低了檔案的開(kāi)放率。為此，我們要進(jìn)一步從思想上、行動(dòng)上扭轉(zhuǎn)這些片面認(rèn)識(shí)。

三、征求檔案形成單位意見(jiàn)環(huán)節(jié)面臨的主要矛盾和難點(diǎn)

當(dāng)前，在征求檔案形成單位意見(jiàn)過(guò)程中面臨著一些主要矛盾和難點(diǎn)，這些矛盾和難點(diǎn)解決與否直接關(guān)系到征求檔案形成單位意見(jiàn)的實(shí)效，需要認(rèn)真進(jìn)行研究和探討。

難點(diǎn)一：征求檔案形成單位意見(jiàn)的先后順序問(wèn)題。

檔案開(kāi)放初審鑒定工作是先征求檔案形成單位意見(jiàn)還是本館初審鑒定后再征求意見(jiàn)，如果先征求意見(jiàn)可能會(huì)造成檔案形成單位的誤解，認(rèn)為檔案館在推卸鑒定責(zé)任，將本該檔案館鑒定的任務(wù)交給了檔案形成單位；如果初審鑒定完再征求意見(jiàn)，若遇到檔案形成單位反饋回來(lái)的目錄全部或部分不開(kāi)放，則工作人員需要進(jìn)行二次鑒定，無(wú)形中加大了檔案館工作量，浪費(fèi)人力。

難點(diǎn)二：征求檔案形成單位意見(jiàn)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問(wèn)題。

目前北京市各檔案館判定檔案開(kāi)放與否的依據(jù)，主要是《北京市區(qū)縣檔案館館藏檔案開(kāi)放工作管理辦法》（京檔發(fā)﹝2014﹞8號(hào)）中第五款第（一）至（十一）條所涉及的不宜公開(kāi)內(nèi)容的檔案的相關(guān)條款，這些條款只是在原則和范圍上做了規(guī)定，卻無(wú)法精確到每一件檔案。同時(shí)，在實(shí)際工作中，檔案形成單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案員不是一成不變的，在征求開(kāi)放意見(jiàn)時(shí)，由于歷史背景及個(gè)人主觀意識(shí)的不同，以前征求意見(jiàn)時(shí)確定可以開(kāi)放，而現(xiàn)在征求意見(jiàn)時(shí)，某些內(nèi)容相近的檔案（文件及報(bào)表）又不能開(kāi)放，這樣勢(shì)必出現(xiàn)同類型或相似內(nèi)容的檔案開(kāi)放鑒定標(biāo)準(zhǔn)前后不一致的問(wèn)題。

難點(diǎn)三：征求檔案形成單位意見(jiàn)時(shí)以全宗為單位還是以卷宗內(nèi)文件責(zé)任者為單位的問(wèn)題。

以全宗為單位還是以卷宗內(nèi)文件責(zé)任者為單位征求檔案開(kāi)放意見(jiàn)需要根據(jù)實(shí)際情況而定，采用不同的單位征求開(kāi)放意見(jiàn)的效果則不同。一般情況下，檔案館是以全宗為單位征求意見(jiàn)，但在實(shí)際工作中筆者發(fā)現(xiàn)，若以全宗為單位征求意見(jiàn)，全宗單位勢(shì)必對(duì)全宗內(nèi)不是本部門形成的檔案難以給出鑒定意見(jiàn)，有的單位會(huì)采取再發(fā)函征求相關(guān)單位意見(jiàn)的方式，無(wú)形中加大了向檔案館反饋意見(jiàn)的時(shí)間成本；有的單位會(huì)以這部分檔案不是本單位形成的文件為由，直接在反饋給檔案館的單位意見(jiàn)欄中填寫“非本單位鑒定權(quán)限或無(wú)權(quán)認(rèn)定”等理由，反饋意見(jiàn)效果與不征求意見(jiàn)效果實(shí)際相當(dāng)。但是，若以檔案卷宗內(nèi)文件責(zé)任者征求立檔單位意見(jiàn)，又會(huì)出現(xiàn)檔案形成部門在確定開(kāi)放與延期問(wèn)題時(shí)要查看檔案實(shí)體，而歸檔文件又不在本單位全宗內(nèi)的問(wèn)題，查閱時(shí)則必須要征求全宗單位意見(jiàn)，從而會(huì)給全宗單位及檔案形成單位增加一些不必要的工作量。

難點(diǎn)四：檔案內(nèi)容的利用查閱與控制問(wèn)題。

在征求檔案形成單位意見(jiàn)時(shí)，各單位會(huì)到檔案館利用窗口查詢相關(guān)檔案內(nèi)容，并需要將某些把握不準(zhǔn)的檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印帶回單位給主管領(lǐng)導(dǎo)審核，這樣不僅增加了查檔利用的工作量，而且增加了對(duì)檔案內(nèi)容的控制難度，造成檔案內(nèi)容的擴(kuò)散和管理上的不便。

四、征求檔案形成單位意見(jiàn)的建議

（一）打破既定環(huán)節(jié)，進(jìn)一步改進(jìn)開(kāi)放鑒定工作流程和標(biāo)準(zhǔn)

改進(jìn)檔案開(kāi)放鑒定工作流程可以更好地縮短檔案開(kāi)放鑒定的時(shí)間，筆者建議將征求檔案形成單位意見(jiàn)環(huán)節(jié)前置，即各檔案形成單位在本單位檔案進(jìn)館前給出開(kāi)放與否的預(yù)判意見(jiàn)及原因，進(jìn)館后則由檔案館在充分考慮檔案形成單位給出的預(yù)判意見(jiàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行開(kāi)放鑒定即可，這樣將會(huì)大大節(jié)約開(kāi)放鑒定的時(shí)間成本。同時(shí)，檔案行政執(zhí)法部門可以將檔案進(jìn)館前的預(yù)判意見(jiàn)納入執(zhí)法檢查的內(nèi)容，更好地督促各單位開(kāi)展檔案開(kāi)放鑒定工作。

（二）擴(kuò)大培訓(xùn)范圍，提高檔案開(kāi)放鑒定業(yè)務(wù)能力水平

在做好本檔案館鑒定人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的前提下，主動(dòng)將檔案形成單位的檔案員、辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)納入開(kāi)放鑒定工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)的范圍。通過(guò)培訓(xùn)使他們不僅熟悉檔案開(kāi)放鑒定工作的流程，還進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)檔案開(kāi)放鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)和操作方法的學(xué)習(xí)，提高了對(duì)本單位檔案的開(kāi)放鑒定能力。

（三）夯實(shí)業(yè)務(wù)能力，建設(shè)一支專業(yè)的開(kāi)放鑒定人員隊(duì)伍

培養(yǎng)和造就復(fù)合型檔案專業(yè)人才是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有力保證，努力建設(shè)一支高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍是各級(jí)檔案部門面臨的一項(xiàng)重大而緊迫的任務(wù)。隨著各檔案館檔案開(kāi)放鑒定數(shù)量的不斷增多，使得檔案開(kāi)放鑒定的工作量大與現(xiàn)有鑒定人員少之間的矛盾日益突出。為此，各檔案館應(yīng)該在人員編制緊張的情況下，大大調(diào)動(dòng)現(xiàn)有檔案館工作人員的學(xué)習(xí)積極性，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，營(yíng)造“想干事、能干事”的良好環(huán)境，鼓勵(lì)他們提高檔案專業(yè)技術(shù)水平，進(jìn)一步全方位、多層次培養(yǎng)一批工作嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)、專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案開(kāi)放鑒定專業(yè)人員，為檔案開(kāi)放鑒定人員隊(duì)伍不斷注入新鮮血液，為開(kāi)創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展科學(xué)性、規(guī)范性、創(chuàng)新性的新格局發(fā)揮重要作用。

（四）利用社會(huì)資源，改善開(kāi)放鑒定專職人員不足的局面

當(dāng)前，有的檔案館通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)的方式與社會(huì)上的數(shù)字化、信息化公司簽署合同開(kāi)展檔案目錄的完善工作，由于在長(zhǎng)期的合作過(guò)程中，某些相對(duì)固定、有經(jīng)驗(yàn)的公司人員可以通過(guò)培訓(xùn)手段達(dá)到從事檔案開(kāi)放鑒定工作初審的要求，因此可以嘗試與其簽訂服務(wù)協(xié)議和保密協(xié)議后聘用為開(kāi)放鑒定工作專職人員，解決檔案館開(kāi)放鑒定人員不足的問(wèn)題。

總之，征求檔案形成單位意見(jiàn)雖然看起來(lái)只是檔案開(kāi)放鑒定流程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，但具有基礎(chǔ)性、全局性意義，與其他各環(huán)節(jié)密切相關(guān)，我們只有著眼于新時(shí)代的使命、任務(wù)，始終強(qiáng)化政治意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，深入挖掘檔案文化，著力豐富檔案資源，才能使檔案開(kāi)放鑒定工作更加契合檔案的政治屬性、歷史屬性、文化屬性，才能真正發(fā)揮檔案資政育人的重要作用，才能向著檔案工作發(fā)展建設(shè)的全新目標(biāo)前進(jìn)。

作者單位：北京市豐臺(tái)區(qū)檔案館